Đối với những người sử dụng Google Drive hoặc cụ thể hơn là Google Sheets, gần như không thể tránh khỏi việc bạn sẽ nhanh chóng nhận được một tệp Excel. Có thể là từ một trong những cộng tác viên, đồng nghiệp của bạn hoặc ai đó không thể nói sự khác biệt giữa Excel và Sheets, điều đó sẽ xảy ra. Rốt cuộc, đối với họ, việc sử dụng Excel tại nơi làm việc có thể đơn giản hơn và sau đó chuyển sang Bảng tính Google vào thời gian nghỉ.
Xem thêm bài viết của chúng tôi Cách đếm số bản sao trong Bảng tính Excel
Trong một số trường hợp, thực sự có thể tốt hơn để giữ tài liệu .xls như hiện tại và làm việc trực tiếp với nó. Điều này đặc biệt đúng đối với bất kỳ tệp excel nào có thể chứa các bảng dữ liệu hoặc được bảo vệ bằng mật khẩu, vì các tính năng này không thể được nhập từ Excel sang Sheets.
Trong các trường hợp khác, điều đó là có thể và có thể chứng minh cho lộ trình dễ dàng hơn trong thời gian dài, nếu bạn muốn chuyển đổi tất cả các tệp .xls thành Google Sheets. Điều này thường giúp cải thiện các nỗ lực hợp tác đồng thời biến Google Drive của bạn thành một vị trí lưu trữ sao lưu tuyệt vời cho các tệp .xls. Điều này đặc biệt đúng đối với những người xương đầu như tôi, muốn tránh các tập tin của họ trở thành nạn nhân của việc vô tình xóa. Nó đã xảy ra, không tự hào về nó, di chuyển trên.
, Tôi sẽ tìm hiểu cách chuyển đổi các tệp .xls để sử dụng với Google Sheets, cách thực hiện trong khi tải lên tự động và cách mua trình cắm Google Drive để sử dụng với Microsoft Office.
Trước tiên, hãy xem Google Drive thực sự hữu ích như thế nào đối với người dùng Excel hàng ngày.
Sức mạnh của Google Drive
đường dẫn nhanh
- Sức mạnh của Google Drive
- Chuyển đổi tệp XLS khi tải lên
- Đặt để tự động chuyển đổi tệp XLS
- Tệp Excel đã được đặt trong Google Drive
- Những gì có thể và không thể được chuyển đổi
- Chỉnh sửa tệp Microsoft Office được lưu trữ trên Google Drive
- Trình cắm Microsoft Office
- Trình cắm Google Chrome
- Hoàn nguyên Trang tính Google trở lại Excel
Nhiều tổ chức trên toàn thế giới phụ thuộc khá nhiều vào Google Apps. Những người có xu hướng cũng sử dụng Ứng dụng Microsoft. Trước đây, bạn cần phải chỉnh sửa tất cả các tài liệu Word, Excel và PowerPoint trong Microsoft Office ngay cả sau khi chuyển chúng sang Google Apps.
Google Drive về cơ bản đã giải thể sự cần thiết đó vì nó có thể được sử dụng để lưu trữ các tệp Word, Excel và PowerPoint tương tự như bất kỳ máy chủ nào khác. Không chỉ vậy mà Google sẽ mã hóa tất cả các tệp được tải lên Google Drive và lưu trữ chúng theo cách đó.
Ngoài tất cả mọi thứ khác, đối thủ trực tiếp nhất của Microsoft cũng có thể chuyển đổi các tệp Excel của bạn thành các tệp có thể chỉnh sửa Google Drive để sử dụng trực tuyến, giúp những người làm việc trong dự án truyền thông tin và dữ liệu dễ dàng hơn.
Excel Online mới đối với toàn bộ điều trực tuyến so với Google Drive. Drive có các tính năng đã được hoàn thiện theo thời gian, quen thuộc với người dùng đã thành lập và vẫn miễn phí 100%.
Chuyển đổi tệp XLS khi tải lên
Bây giờ chúng tôi đã biết một chút về Google Drive thực sự tuyệt vời như thế nào, chúng tôi có thể tham gia một vài hướng dẫn về cách chuyển đổi các tệp Excel của bạn để sử dụng với Google Sheets.
Để tệp .xls trở thành Google Sheet ngay khi quá trình tải lên kết thúc:
- Đi đến trang chủ Google Sheets.
- Nhấp vào biểu tượng Mở tệp chọn (biểu tượng thư mục ở trên cùng bên phải).
- Nhấn vào tab Tải lên, sau đó kéo tệp vào phần được cung cấp Kéo tệp ở đây hoặc nhấp vào nút Chọn tệp từ nút máy tính của bạn và chọn tệp bạn muốn tải lên.
- Nhấn vào nút Mở đó ở phía dưới bên trái.
Điều này sau đó sẽ tải lên và chuyển đổi tệp .xls của bạn thành Google Sheet.
Đặt để tự động chuyển đổi tệp XLS
Đôi khi bạn chỉ muốn bỏ qua người trung gian và có mọi thứ tự động. Google Drive có thể hoạt động như một khu vực lưu trữ ngay cả đối thủ cạnh tranh lớn nhất của nó nhưng nó cũng có thể tự động chuyển đổi các tệp đó để dễ dàng chỉnh sửa.
Nếu bạn không muốn bị làm phiền với hướng dẫn ở trên mỗi lần bạn muốn chuyển đổi tệp .xls thành Google Sheet, thì:
- Từ trang chính Google Drive của bạn, hãy mở Cài đặt . Đây là biểu tượng giống như răng cưa nằm ở trên cùng bên phải bên cạnh biểu tượng Trợ giúp (dấu hỏi).
- Trong tab Chung, hãy tìm Chuyển đổi tải lên. Bạn sẽ thấy một hộp (trống theo mặc định) được gắn nhãn là Chuyển đổi tệp đã tải lên sang định dạng trình chỉnh sửa Google Docs .
- Đặt một kiểm tra trong hộp.
Bây giờ tất cả các tài liệu được tải lên của bạn sẽ được tự động chuyển đổi thành các tài liệu thân thiện với trình chỉnh sửa của Google. Bạn sẽ có thể biết liệu mọi thứ có hoạt động như dự định hay không nếu bạn có thể thấy logo Google Sheets thực tế bên cạnh tiêu đề của tài liệu. Nó sẽ trông giống như thế này:
Tệp Excel đã được đặt trong Google Drive
Nếu tệp đã được tải lên Google Drive, hãy dễ dàng chuyển đổi nó sang Google Sheets bằng cách:
Bấm chuột phải vào tệp .xls đã được tải lên.
Nhấp chuột vào Mở rộng với, và chọn Google Sheets .
Nó thực sự là đơn giản.
Những gì có thể và không thể được chuyển đổi
Google Sheets là một chương trình tuyệt vời và là một chương trình mà tôi có xu hướng sử dụng thường xuyên. Dưới đây là danh sách tất cả các loại tệp mà Google Sheets có thể chuyển đổi:
- .xls
- .xlsx
- .xlsm
- .xlt
- .xltx
- .xltm
- .od
- .csv
- .tsv
- .txt
- .chuyển hướng
Đó là một danh sách khá lớn và tôi không nghĩ có quá nhiều người sẽ tìm thấy bất kỳ vấn đề nào khi cố gắng chuyển đổi các tệp của họ thành các tệp có thể chỉnh sửa của Google. Đó là, những gì không thể được chuyển đổi cùng với các tệp của bạn là:
- Như đã đề cập, bất cứ điều gì mật khẩu được bảo vệ.
- Tất cả các macro bạn muốn được chuyển đổi sẽ cần được triển khai thông qua Apps Script. Họ sẽ không tự động chuyển đổi.
- Biểu đồ và bảng từ Word hoặc PowerPoint.
- Bảng tính được liên kết bên trong tệp Excel.
Chỉnh sửa tệp Microsoft Office được lưu trữ trên Google Drive
Đối với những người muốn có thể không chỉ chuyển đổi các tệp .xls thành các tệp Google Sheets mà vẫn thích làm việc từ MS Office, có một plugin cho bạn.
Bạn có thể hiển thị các tệp Word, Excel và PowerPoint dưới dạng vị trí lưu trữ tệp trực tiếp trong ứng dụng Office của mình. Không chỉ thuận tiện cho mục đích chỉnh sửa mà sau khi hoàn tất, bạn có thể lưu và lưu trữ lại trong Google Drive. Khá tuyệt phải không?
Có một vài cách bạn có thể làm điều này. Đầu tiên là việc sử dụng trình cắm MS Office trong khi trình cắm khác là trình cắm cho người dùng Google Chrome.
Trình cắm Microsoft Office
Để bắt đầu, bạn sẽ cần cài đặt trình cắm Google Drive cho Microsoft Office. Khi mọi thứ đã được cài đặt:
- Trong ứng dụng MS Office của bạn, nhấp vào Mở và chọn Google Drive . Điều này sẽ hiển thị tất cả các tệp có sẵn mà bạn đã lưu vào Google Drive.
- Khi bạn tìm thấy cái bạn muốn, bạn có thể mở nó, thực hiện các thay đổi cần thiết cho tệp và sau đó lưu tệp trở lại Google Drive.
Một cách đơn giản để tương tác với các tệp MS Office của bạn mà không cần chuyển đổi.
Trình cắm Google Chrome
Trình cắm cụ thể này chỉ khả dụng cho người dùng Google Chrome nhưng dành cho cả PC và Mac. Bạn sẽ cần cài đặt ứng dụng Google Drive cho hệ thống của mình trước khi có thể sử dụng ứng dụng này. Khi bạn đã cài đặt ứng dụng:
- Đi tới Google Drive và nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn mở.
- Nhấp vào Mở Open trong Trực tiếp và chọn ứng dụng Microsoft Office tương ứng với tệp.
Mọi thứ đều thuận buồm xuôi gió từ đây. Chỉ cần thực hiện các thay đổi của bạn và sau khi hoàn tất, hãy lưu lại vào Google Drive.
Hoàn nguyên Trang tính Google trở lại Excel
Nếu bạn có nhu cầu, bạn có thể dễ dàng hoàn nguyên Google Sheet mới được chuyển đổi thành định dạng tệp .xls. Đây là những gì bạn làm:
- Khi ở trong Google Drive, nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn được hoàn nguyên.
- Bấm vào Tải xuống. Điều này sẽ xuất phiên bản của tệp đã sẵn sàng để chỉnh sửa trong Microsoft Excel.
Đảm bảo rằng tệp bạn đã chọn có logo Google Sheets được gắn ở bên trái của tệp. Google Sheets sẽ tự động tạo một bản sao của tệp Excel mà bạn đã tải lên ban đầu đã sẵn sàng cho Excel.
