Hướng dẫn này dành cho bất kỳ ai có cả đống tệp, có thể là ảnh, MP3, tài liệu hoặc bất kỳ loại tệp nào bạn cần sắp xếp nhanh chóng theo ngày.
Chỉ có một cách đúng để đặt ngày trong tên tệp. Khi tôi nói ngày tháng trong một tên tập tin, tôi có nghĩa là tiêu đề thực sự của tập tin có ngày trong đó.
Định dạng bạn phải sử dụng để định dạng ngày thích hợp mỗi lần là:
- Năm chữ số
- Dấu gạch ngang
- Tháng hai chữ số hoặc tháng một chữ số với số 0 đứng đầu
- Dấu gạch ngang
- Ngày hai chữ số của tháng hoặc ngày một chữ số trong tháng có số 0 đứng đầu
- Gạch dưới
- Mô tả tệp bằng chữ in thường với các từ được phân tách bằng dấu gạch dưới (tùy chọn, nhưng tuân thủ nhiều hơn)
Đây là một ví dụ:
2009 / 03-27_my_document.doc
Bây giờ tôi sẽ giải thích tại sao đây là cấu trúc định dạng ngày thích hợp cho tên tệp.
Năm chữ số
Bạn làm điều này để không nhầm lẫn một năm với một tháng. Nếu bạn có một ngày được viết là 08-07-08, thì đó là ngày 7 tháng 8 năm 2008 hay ngày 8 tháng 7 năm 2008 ? Bạn không thể nói.
Không thành vấn đề, tôi luôn sử dụng tháng / ngày / năm.
Nó không quan trọng bởi vì không phải ai cũng sử dụng tháng / ngày / năm.
Tháng hai chữ số hoặc tháng một chữ số với số 0 đứng đầu
Một tháng hai chữ số là đủ để hiểu. Ví dụ: tháng 12 là 12.
Một tháng có một chữ số, như tháng Năm, là 5. Nhưng bạn không viết nó như thế. Bạn thêm số 0 đứng đầu để nó được viết là 05.
Tại sao?
Bởi vì một số hệ điều hành sẽ không liệt kê các tệp theo thứ tự số thích hợp mà không có số 0 đứng đầu. Windows XP và tất cả các phiên bản trước đó làm điều này.
Ví dụ: Bạn có 10 tệp DOC từ 0 đến 10. Các chữ số đơn không có số 0 đứng đầu trên chúng.
Điều này sẽ hiển thị trong XP trong Windows Explorer như:
0.doc
1.doc
10.doc
2.doc
3.doc
4.doc
5.doc
6.doc
7.doc
8.doc
9.doc
Lưu ý 1 và 10 nằm ngay trên nhau. Tại sao XP làm điều này? Bởi vì 1 đến sau 0, trước 2 và tất cả các số khác. XP chỉ đi theo nhân vật đầu tiên mà nó thấy.
Ngay cả Windows Vista và 7 vẫn thực hiện việc này khi liệt kê các tệp bên ngoài giao diện Windows Explorer (chẳng hạn như hộp thoại Tệp / Mở.)
Ví dụ thứ hai: 00, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10
Tất cả những con số này sẽ được liệt kê theo thứ tự thích hợp. 0 luôn xuất hiện trước 1 và ngay cả với cách Windows liệt kê các tệp, nó hoàn toàn sẽ không nhận được lỗi này. đó là lý do tại sao bạn làm điều đó
Ngày hai chữ số của tháng hoặc ngày một chữ số trong tháng có số 0 đứng đầu
Bạn làm điều này với lý do chính xác như trong tháng.
Gạch dưới
Dấu gạch dưới (ký tự này: _) là cần thiết vì ngày đã sử dụng dấu gạch ngang. Sử dụng dấu gạch dưới cung cấp một dấu hiệu trực quan rõ ràng về những gì một mô tả và ngày là gì.
Ngoài ra, bạn sử dụng dấu gạch dưới vì cố gắng gửi tệp qua internet với khoảng trắng theo nghĩa đen dẫn đến% 20 hoặc chỉ thất bại khi cố gắng chuyển. Một sự thay thế phải được sử dụng cho không gian để tránh điều này. Gạch dưới là nó.
Mô tả tập tin bằng chữ in thường với các từ được phân tách bằng dấu gạch dưới
Như đã nói ở trên, đây là tùy chọn. Bạn sử dụng chữ thường trong trường hợp bạn phải tải lên từ dòng lệnh qua FTP. Trong trường hợp có liên quan đến các chữ cái, các lỗi có thể được thực hiện dễ dàng - đặc biệt nếu đó là một tiêu đề tệp dài. Nếu bạn biết tất cả các chữ cái là chữ thường, điều này sẽ giảm đáng kể lỗi đánh máy.
Tại sao Năm / Tháng / Ngày mà không phải Năm / Ngày / Tháng?
Năm / Tháng / Ngày là định dạng endian lớn thích hợp và tuân theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 8601. Năm / Ngày / Tháng không. Bạn có thể xem thêm thông tin ở đây về điều đó nếu bạn muốn.
Được rồi, vì vậy tôi biết một loạt các công cụ về định dạng ngày trong các tệp bây giờ. Tại sao tôi phải quan tâm?
Bạn nên quan tâm vì ba lý do tốt.
Đầu tiên và rõ ràng nhất, nó sẽ làm cho các tệp của bạn dễ quản lý hơn bất kể bạn sử dụng hệ điều hành nào. Và nếu bạn dự định gắn bó với XP lâu hơn, thì điều này là bắt buộc vì cách nó liệt kê các tệp bắt đầu bằng chữ số.
Thứ hai, vì thế giới đang trở nên nhỏ hơn mỗi ngày, rất có thể bạn sẽ giao dịch các tệp với ai đó sớm hơn, nếu không làm như vậy. Sử dụng tiêu chuẩn endian lớn được quốc tế công nhận sẽ loại bỏ bất kỳ và tất cả sự nhầm lẫn về định dạng ngày thực sự đại diện cho điều gì.
Thứ ba, ngoài các tệp được sắp xếp hợp lý cho dù bạn sử dụng HĐH nào, chúng cũng sẽ sắp xếp đúng cho dù bạn sử dụng trang web nào. Sử dụng Windows SkyDrive, Google Docs, FTP đơn giản hoặc các phương tiện lưu trữ trực tuyến khác? Bạn sẽ có thể sắp xếp dễ dàng hơn rất nhiều bằng cách sử dụng định dạng ngày thích hợp trong tiêu đề của các tệp của bạn.
Sẽ không dễ dàng hơn nếu chỉ sắp xếp theo ngày sửa đổi hoặc ngày tạo?
Không nhất thiết bởi vì nó có thể thêm vào nhiều bước lặp đi lặp lại.
Trong Windows (XP / Vista / 7, ) hai cột có thể được thêm qua Windows Explorer là Ngày sửa đổi và Ngày tạo . Tuy nhiên, để xem những thứ này, bạn phải ở chế độ xem Chi tiết khi xem tệp.
Ngày Sửa đổi thường ở đó theo mặc định, nhưng Ngày tạo không có, vì vậy bạn phải thêm nó bằng cách nhấp chuột phải vào một cột để xem tất cả những gì có sẵn, sau đó chọn Ngày tạo để có thể nhìn thấy.
Ví dụ từ Windows XP:
Để đi đến điểm này, phải mất năm lần nhấp để xem nội dung này.
- Lượt xem
- Chi tiết
- Cột chuột phải
- Ngày tạo
- Nhấn vào đây để sắp xếp theo ngày tạo
Bạn có thể phải thực hiện việc này nhiều lần - đặc biệt là trong XP - bởi vì chế độ xem này có thể không được nhớ đến bởi Windows. Nó có thể nhận được rất bực bội một cách nhanh chóng.
Thêm ngày vào tiêu đề của tệp sẽ loại bỏ sự cần thiết phải làm điều này.
Trường hợp sử dụng định dạng ngày như thế này trong tiêu đề tệp sẽ hữu ích nhất?
Ba trường hợp xuất hiện trong tâm trí:
- Hình ảnh
- Các tài liệu
- Phát sóng âm thanh hoặc video
Có BẤT K W CÁCH nào để tự động hóa quá trình đổi tên nhiều tệp với ngày như thế này không?
Chắc chắn rồi. Công cụ bạn cần là Rename Master cho Windows. Đây là cách sử dụng phần mềm đó để sửa đổi bao nhiêu tệp bạn muốn - tất cả cùng một lúc - với ngày tạo của chúng ở phía trước:
1. Khởi chạy đổi tên Master.
2. Hủy bỏ tất cả các bước hiện có. Điều này được thực hiện dễ dàng bằng cách nhấp vào Chỉnh sửa rồi Xóa Tùy chọn đổi tên , như thế này:
3. Trong RM, điều hướng đến thư mục chứa các tệp. Thực hiện việc này bằng cách sử dụng Trình duyệt thư mục ở bên trái ứng dụng. Nếu bạn không nhìn thấy nó, nhấn CTRL + B trong khi sử dụng Đổi tên Master.
4. Nhấp vào nút Bước mới , sau đó Thêm vào Bắt đầu / Kết thúc , như thế này:
5. Thêm dòng sau vào :? Dc: FYYYY-MM-DD? _
Vâng, tôi biết điều đó có vẻ kỳ lạ, nhưng nó hoạt động. Nó trông như thế này:
Hãy chắc chắn rằng chọn các ứng dụng khác trong phần Bắt đầu và các phần mềm tên cho tên Tên như được hiển thị ở trên.
6. Nhấp vào nút Bước mới một lần nữa và chọn Thay thế Tên / Cụm từ , như thế này:
7. Đặt bước giống như thế này và làm theo các bước cẩn thận:
Bên cạnh, Thay thế cụm từ, chúng tôi chọn cụm từ . Điều này sẽ cho phép các lĩnh vực khác.
Trong trường trực tiếp bên phải cụm từ , nhấp vào bên trong và nhấn phím cách một lần để thêm vào khoảng trắng. Bạn không thể thấy điều này trong ảnh chụp màn hình ở trên vì rõ ràng không thể nhìn thấy khoảng trống.
Trong trường trực tiếp bên phải với , nhập vào dấu gạch dưới (ký tự này: _).
8. Nhấp vào tab Case & Wildcards , kiểm tra Cài đặt cấu hình ghi đè và đánh dấu tùy chọn cho chữ thường , như thế này:
9. So sánh Tên với cột Tên mới để đảm bảo các thay đổi phù hợp sẽ được thực hiện.
Trên đây là chính xác những gì chúng ta muốn. Ví dụ tốt nhất là New New OpenDocument Text.odt.
Như bạn có thể thấy từ cột Tên mới , nó sẽ được đổi thành:
2009-09-23_new_opendocument bản.odt
Ngày tạo tập tin được thêm vào bằng cách sử dụng định dạng ngày thích hợp. Tất cả các không gian được thay thế bằng dấu gạch dưới và chữ cái được viết hoa được thay đổi thành chữ thường.
Sau đó, nhấp vào nút này:
(Nằm ở dưới cùng của Đổi tên Master)
.. và đó là tất cả để có nó.
Luôn nhớ tiến hành cẩn thận với việc đổi tên tệp, đặc biệt là đối với số lượng lớn trong số đó. Hãy chú ý đến cột Tên mới trong Đổi tên chủ khi sử dụng phần mềm, bởi vì bất cứ điều gì bạn thấy đều có chính xác những gì các tệp sẽ được đổi tên thành nguyên văn. Vì vậy, nếu nó có vẻ sai, nó là sai. Sửa nó trước khi nhấn nút đổi tên ở phía dưới.
Ghi chú cuối cùng cho người dùng Vista / 7
Như bạn đã biết, quyền truy cập tệp là cần thiết để đổi tên tệp ở những nơi cụ thể. RM có thể không hoạt động chính xác nếu bạn cố gắng sửa đổi các tệp mà nó không có quyền truy cập thích hợp. Để khắc phục điều này, đổi tên các tệp mà bạn đã đặt trong một thư mục cụ thể bạn tạo trên màn hình nền hoặc một thư mục cụ thể bạn tạo trong Tài liệu của tôi. RM nên hoạt động mà không có vấn đề khi đổi tên các tệp từ các vị trí đó. Chỉ cần nhớ tạo một thư mục cụ thể để làm điều đó để bạn không đổi tên bất cứ thứ gì khác.
