Nếu bạn có các liên hệ của mình hiện được lưu trữ trong Outlook cho Mac và bạn muốn chuyển sang một ứng dụng khác - chẳng hạn như ứng dụng Danh bạ macOS - hoặc sử dụng một ứng dụng khác cùng với Outlook, bạn không cần phải nhập lại thông tin liên hệ của mình theo cách thủ công. Outlook có khả năng xuất danh bạ theo định dạng hoạt động với các ứng dụng khác, nhưng quá trình có thể không rõ ràng. Đây là cách sử dụng nó.
Không sử dụng tính năng xuất khẩu xuất bản của Outlook
Trước tiên, đối với những người đã sử dụng Outlook từ lâu, bạn có thể quen thuộc với tính năng Xuất Xuất của ứng dụng, nằm ở Tệp> Xuất trong thanh menu. Quá trình này cho phép bạn chọn loại thông tin bạn muốn xuất - thư, lịch, danh bạ, v.v. - và đề nghị đóng gói gọn gàng cho bạn.
Nhưng phương pháp này dẫn đến việc tạo tệp .olm, định dạng Microsoft sở hữu cho phiên bản macOS của Outlook. Mặc dù tiện dụng để sao lưu hoặc chuyển dữ liệu Outlook cho Mac của bạn sang cài đặt Outlook cho Mac khác, định dạng này không tương thích với các ứng dụng của bên thứ ba như Danh bạ Apple.
Xuất danh bạ Outlook sang VCF
Giải pháp là sử dụng một phương pháp khác sẽ tạo ra các tệp VCF (hoặc vCard), một định dạng tệp liên hệ được hỗ trợ bởi một loạt các ứng dụng, bao gồm cả ứng dụng Danh bạ macOS tích hợp. Để có được các tệp VCF, trước tiên hãy khởi chạy Outlook và nhấp vào biểu tượng của People People (hoặc nhấn phím tắt Command-3 ).
Từ chế độ xem Mọi người, sử dụng thanh bên bên trái để kiểm tra các hộp của các nhóm liên hệ bạn muốn xuất (một số tên và nhóm trong ảnh chụp màn hình bên dưới được điều chỉnh lại để bảo mật).
Bây giờ, chọn các liên hệ bạn muốn xuất từ cột trung tâm đó. Nếu bạn muốn xuất tất cả danh bạ từ nhóm đã chọn, hãy sử dụng phím tắt Command-A để lấy tất cả danh bạ. Tuy nhiên, bạn cũng có thể xuất một tập hợp con các liên hệ bằng cách giữ phím Command trong khi bạn nhấp vào từng mục mong muốn.
Khi lựa chọn của bạn được thực hiện, bây giờ bạn muốn nhấp và kéo chúng ra khỏi ứng dụng Outlook vào máy tính để bàn hoặc thư mục trong Finder. Nếu bạn chỉ xuất một vài liên hệ, máy tính để bàn của bạn sẽ ổn (chúng tôi sẽ xóa chúng sau khi chúng tôi nhập dữ liệu của chúng vào ứng dụng Danh bạ macOS). Tuy nhiên, nếu bạn đang xuất một số lượng lớn các liên hệ, bạn có thể muốn tạo một thư mục trước thời hạn để tránh một mớ hỗn độn các tệp trên máy tính để bàn của bạn.
Outlook sẽ tạo một tệp .vcf riêng cho mỗi liên hệ được xuất:
Nhập danh bạ đã xuất của bạn vào Danh bạ Apple
Bây giờ bạn đã có các tệp .vcf đã xuất, bạn có thể nhập chúng vào Danh bạ Apple hoặc bất kỳ ứng dụng tương thích nào khác (chúng tôi sẽ sử dụng ứng dụng Danh bạ làm ví dụ của chúng tôi). Để nhập tệp .vcf của bạn, bạn chỉ cần nhấp và kéo chúng vào biểu tượng của ứng dụng Danh bạ (theo mặc định, nó nằm trong Dock của bạn).
Việc này sẽ khởi chạy ứng dụng Danh bạ (nếu nó chưa mở) và sau đó yêu cầu bạn xác nhận mẫu trước khi nhập chúng. Nó cũng sẽ thông báo hữu ích cho bạn nếu phát hiện bất kỳ bản sao nào trong số các địa chỉ liên hệ bạn đang nhập và những người đã có trong danh sách liên hệ của bạn.
Trong trường hợp có bất kỳ trùng lặp tiềm năng nào, bạn có thể nhấp vào Đánh giá trùng lặp để xem bất kỳ sự khác biệt nào có thể tồn tại giữa các mục và chọn giữ thẻ cũ bạn có trước khi nhập, giữ thẻ mới được nhập, giữ cả hai mục hoặc cập nhật hiện có Thẻ với bất kỳ thông tin mới.
Xuất danh bạ được lưu trữ trong Exchange hoặc Gmail
Nếu các liên hệ Outlook của bạn được lưu trữ và quản lý thông qua một dịch vụ trực tuyến như Exchange hoặc Gmail, bạn thực sự không cần phải xuất chúng bằng các bước trên. Thay vào đó, bạn có thể chỉ cần định cấu hình Danh bạ Apple (hoặc ứng dụng danh bạ mới mà bạn chọn) để đồng bộ hóa với tài khoản hiện tại của bạn.
Chỉ cần sử dụng ngăn tùy chọn Tài khoản Internet macOS để thêm tài khoản của bạn và sau đó bật đồng bộ hóa liên hệ trong các tùy chọn của tài khoản. Khi bạn thực hiện, mọi liên hệ được lưu trữ qua tài khoản đó sẽ tự động hiển thị trong ứng dụng Danh bạ macOS.
