Phối thư là một thủ thuật gọn gàng bắt nguồn từ Outlook cho phép bạn lấy dữ liệu từ một nguồn bên ngoài như Google Sheets và tạo email được cá nhân hóa cho nhiều người nhận. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp nhỏ hoặc muốn công khai một sự kiện, đây là một cách tuyệt vời để gửi thư hàng loạt cho mọi người trong khi làm cho nó giống như bạn gửi từng cá nhân. Liên lạc cá nhân đó có thể có tác động tích cực nghiêm trọng đến phản ứng.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách chuyển tiếp nhiều email cùng một lúc trong Gmail
Tôi không biết ai không có tài khoản Gmail. Cho dù họ có sử dụng nhiều hay không, hầu hết chúng ta đều có Tài khoản Google với một số tính năng mà tất cả các tính năng mà nó mang lại. Vì vậy, Gmail là một nơi hợp lý để thiết lập một chiến dịch như vậy. Tôi sẽ chỉ cho bạn làm thế nào ở đây.
Để sử dụng kết hợp thư một cách hiệu quả, chúng tôi cần một mẫu có đầy đủ địa chỉ email, tên và bất kỳ tệp đính kèm nào. Đây là dữ liệu Gmail sẽ lấy để tạo chiến dịch thư cho bạn. Trước khi chúng tôi tự thiết lập chiến dịch, chúng tôi cần điền vào Google Sheet dữ liệu này. Sau đó, chúng tôi định cấu hình Gmail để sử dụng nó.
Sử dụng kết hợp thư cho Gmail
Để làm việc này, bạn sẽ cần bổ trợ Trộn thư cho Google Sheets. Cài đặt nó và chúng tôi là tốt để đi.
Trước tiên, chúng ta cần tạo bảng tính từ đó Gmail lấy dữ liệu để hợp nhất.
- Mở Trang tính Google, chọn Tiện ích bổ sung và kết hợp thư với tệp đính kèm.
- Chọn Tạo mẫu hợp nhất để tạo nguồn cho hợp nhất thư. Mẫu phải bao gồm tên, họ, địa chỉ email, tệp đính kèm, ngày và trạng thái theo lịch trình. Bạn có thể thêm nhiều cột nếu bạn yêu cầu.
- Quay trở lại hợp nhất Thư với menu Đính kèm và chọn Nhập Danh bạ Google. Bạn có thể tự thêm hoặc sao chép và dán dữ liệu vào mẫu nếu muốn.
Nếu bạn muốn bao gồm tệp đính kèm, bạn có thể dán liên kết tệp đính kèm từ Google Drive vào cột Tệp đính kèm. Rõ ràng bạn sẽ cần đảm bảo tệp đính kèm thực sự có trong Google Drive trước tiên. Nếu bạn cần đính kèm nhiều tệp, hãy tách từng URL bằng dấu phẩy.
Nếu bạn muốn lên lịch các email, hãy thêm ngày và giờ vào cột Ngày được lên lịch. Định dạng sẽ là mm / dd / yyyy hh: mm.
Thiết lập Gmail
Bây giờ mẫu hợp nhất thư đã được điền, chúng tôi có thể định cấu hình Gmail. Chúng tôi cần định cấu hình email để gọi một số dữ liệu nhất định từ mẫu Google Sheet.
- Mở một email mới trong Gmail.
- Thêm 'Kính gửi {{Tên}}' vào dòng đầu tiên của email của bạn. Bạn có thể thay đổi 'Kính gửi' cho bất cứ điều gì phù hợp nhất với khán giả của bạn. Đây chỉ là để chứng minh. Bạn cũng có thể sử dụng {{Tính toán}} và thêm cột Tính toán trong Trang tính Google của mình để thực sự cá nhân hóa thư của bạn.
- Điền vào phần còn lại của cơ thể email theo yêu cầu.
- Thêm tệp đính kèm theo yêu cầu.
Bây giờ bạn nên có một mẫu email có văn bản cơ bản và bất kỳ tệp đính kèm. Phép thuật hợp nhất thư xảy ra khi bạn chọn lệnh. Nó sẽ tự động sửa đổi bất kỳ cài đặt nào giữa {{và}} với bất kỳ cột tương ứng nào trong bảng tính. Bạn có thể thêm bao nhiêu trong số này nếu bạn cần sao chép chính xác tên cột và đặt chúng giữa các dấu ngoặc kép.
Bạn có thể thấy trong hình ảnh mà tôi đã thêm một mục trong email có tên là 'công ty'. Miễn là tôi phản ánh chính xác điều đó trong một tiêu đề cột trong bảng tính, bao gồm chữ cái đầu tiên viết thường, kết hợp thư sẽ kéo dữ liệu vào thư.
Kéo tất cả lại với nhau
Bây giờ chúng tôi có mẫu nguồn của chúng tôi và email dự thảo của chúng tôi đã đến lúc biến điều kỳ diệu thành hiện thực.
- Chuyển đến Google Merge Google Sheet.
- Chọn Run Mail Merge từ phối thư Mail với menu Đính kèm.
- Chọn bản nháp Gmail bạn đã tạo và chọn Chạy.
Nếu bạn không thêm Ngày được lên lịch, các email sẽ được gửi ngay lập tức. Nếu bạn đã thêm Ngày được lên lịch, các email sẽ được gửi theo mục đó. Chỉ cần kiểm tra hộp thư đã gửi của bạn để xem thư nào đã được gửi và kiểm tra lại với mẫu.
Kết hợp thư hoạt động hoàn hảo nhưng nếu bạn muốn kiểm tra trước, hãy tạo một mẫu hợp nhất thư chỉ có chi tiết của bạn trong đó và gọi nó trong thư Gmail của bạn. Bạn sẽ có thể thấy nó trông như thế nào và đảm bảo bạn có cú pháp đúng. Tôi sẽ đề nghị làm điều này lần đầu tiên khi bạn gửi một loạt thư nhưng không phải lúc nào cũng cần thiết một khi bạn nhận được nhiều thứ.
Bạn đã sử dụng kết hợp thư để giao tiếp với mọi người? Làm việc ổn chứ? Chạy vào vấn đề gì? Hãy cho chúng tôi về kinh nghiệm của bạn dưới đây.
