Inbox Zero một cách ngắn gọn có nghĩa là vào cuối ngày, mọi tin nhắn trong hộp thư đến email quan trọng của bạn đều được gửi đến, sau đó xóa hoặc chuyển sang thư mục lưu trữ.
Nếu kiểm tra email của bạn khá thường xuyên trong ngày, từ PC, máy tính làm việc hoặc điện thoại thông minh, bạn có thể sử dụng email của mình như một lời nhắc tác vụ đơn giản; làm thế nào nó được thực hiện rất dễ dàng.
Bước 1: Bất cứ khi nào bạn có việc cần làm cần hoàn thành, hãy viết và gửi email cho chính mình. Bạn có thể thậm chí không cần đặt bất cứ thứ gì vào phần thân của tin nhắn và chỉ cần sử dụng dòng chủ đề để liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành.
Bước 2: Khi nhiệm vụ đó được hoàn thành, hãy xóa email.
Đó là nó. Không cần phải loay hoay với ứng dụng lịch / lịch trình hoặc đặt danh sách tác vụ ở nơi khác mà bạn có thể sẽ quên nó. Chỉ cần gửi email cho mình và nó hoạt động tuyệt vời.
Quan trọng: Điều này chỉ hoạt động nếu bạn thường xuyên giữ hộp thư đến của mình sạch sẽ.
Nếu bạn có cả đống thư trong hộp thư đến của mình ngay bây giờ và chỉ để chúng ở đó, thì phương thức Hộp thư đến sẽ không hoạt động cho bạn. Trước khi bạn bắt đầu gửi email cho mình lời nhắc tác vụ để thực hiện, bạn sẽ phải chuyển tất cả thư của mình vào một thư mục khác trước.
Trong Gmail, điều này thật dễ dàng vì có tính năng của Archive Archive, nhưng trong các hệ thống thư khác như Hotmail và Yahoo! Mail, bạn sẽ phải tạo một thư mục trước, sau đó di chuyển tất cả thư của bạn đến đó. May mắn là điều này rất dễ dàng.
Tạo một thư mục có tên Đã lưu hoặc Lưu trữ , sau đó chỉ cần chọn hàng loạt tất cả thư cũ của bạn và di chuyển đến đó, trừ khi
Bạn có hàng ngàn email trong hộp thư đến. Nếu đó là trường hợp, rất có thể bạn sẽ không thể di chuyển tất cả thư của mình cùng một lúc. Nếu bạn dùng thử, hệ thống webmail rất có thể sẽ nhận được lỗi treo lên và / hoặc có thể gây ra lỗi cho bạn.
Cách hành động tốt nhất để thực hiện ở đây là chỉ di chuyển tối đa 500 đến 1.000 tin nhắn cùng một lúc vào thư mục Đã lưu / Lưu trữ của bạn. Nếu bạn không thể làm điều đó một cách dễ dàng, thì đây là một cách giải quyết cho các hệ thống webmail liệt kê các tin nhắn theo từng trang của Google (có khá nhiều trong số chúng):
1. Trong hộp thư đến, tô sáng tin nhắn ở đầu danh sách bằng cách lấy chuột và đánh dấu vào hộp kiểm của nó. Đừng mở email. Chỉ cần chọn nó để nó được kiểm tra.
2. Nhấn phím PageDown (đôi khi được gắn nhãn là PGD ) trên bàn phím của bạn 5 lần TUYỆT VỜI. Đếm một giây giữa mỗi trang trong khi làm điều này. Nhấn PageDown và nói một lần một nghìn, sau đó lại nhấn PageDown và nói một lần một nghìn một nghìn, v.v … Lý do bạn phải làm điều này từ từ là vì hệ thống webmail sẽ thăm dò các tin nhắn cho từng trang email được xem và nó mất một giây trước khi tất cả các dòng chủ đề xuất hiện. Nếu bạn nhấn PageDown quá nhanh, hệ thống webmail sẽ nhận được treo lên. Điều này xảy ra bất kể bạn sử dụng hệ thống webmail nào.
3. Bấm và giữ phím Shift.
4. Nhấp chuột trái vào tin nhắn cuối cùng ở cuối trang email hiện tại bạn đang xem, sau đó bỏ qua SHIFT.
Tại thời điểm này, bạn nên có 5 trang email đầy đủ được chọn.
5. Chọn chức năng webmail để di chuyển thư đến thư mục Đã lưu / Lưu trữ của bạn. Trên danh sách tin nhắn của bạn nên là một cách để di chuyển thư của bạn. Ví dụ, trong Hotmail, có tùy chọn có thể nhấp vào Chuyển sang To. Trong Yahoo! Mail có một dịch chuyển thư mục tới biểu tượng thư mục (nó nằm ngay bên cạnh nút Spam Spam). Sử dụng điều đó để di chuyển thư của bạn vào thư mục Đã lưu / Lưu trữ. Lưu ý: Đừng cố kéo tin nhắn vào thư mục trực tiếp. Khi bạn có nhiều thông báo được chọn, lệnh di chuyển thường không hoạt động, do đó nên sử dụng phương pháp nút.
Lặp lại các bước từ 1 đến 5 cho đến khi hộp thư đến của bạn bị xóa, và sau đó bạn đã sẵn sàng để thử phương thức Hộp thư đến số 0 vì hộp thư đến của bạn là một bảng xếp hạng trống trống và sẵn sàng hoạt động.
Tôi hiểu đối với một số bạn, cần có thời gian để xóa hộp thư đến và nhận tất cả thư của bạn vào thư mục Đã lưu / Lưu trữ, nhưng tôi tin rằng nó đáng giá - nếu không có lý do nào khác ngoài việc làm cho email của bạn dễ quản lý hơn.
