Microsoft Excel là ứng dụng lý tưởng để xử lý lượng lớn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng nó để hoàn thành rất nhiều công việc trong thời gian ngắn, miễn là bạn biết nên sử dụng chức năng nào. Nhưng nó có thể khó để thành thạo vì có nhiều tính năng và lệnh để học.
Xem thêm bài viết của chúng tôi Cách ẩn ô trong Excel cho Mac OS X
Những sai lầm xảy ra dễ dàng trong quá trình nhập dữ liệu và có thể bạn sẽ cần phải trao đổi các hàng (hoặc cột) sớm hay muộn. May mắn thay, đây là một trong những điều dễ nhất bạn có thể làm trong Excel. Tiếp tục đọc để tìm hiểu làm thế nào để trao đổi hai hàng theo hai cách khác nhau. Bạn có thể sử dụng các phương pháp tương tự để trao đổi cột là tốt.
Vấn đề tưởng tượng
Để minh họa các phương thức này, chúng tôi đã tạo một tệp Excel giả vờ rằng chúng tôi là một dịch vụ quản trị hệ thống theo dõi các máy chủ đang hoạt động. Chúng tôi điền vào một vài hàng để cho bạn ý tưởng về cách mọi thứ hoạt động. Hãy giả vờ rằng thông tin cho Máy tính 7 và Máy tính 5 đã bị trộn lẫn và bạn muốn sửa lỗi.
Lưu ý rằng hàng đầu tiên trong ví dụ của chúng tôi được sử dụng cho nhãn danh mục, vì vậy Máy tính 5 và dữ liệu của nó được đặt ở hàng 6, trong khi Máy tính 7 ở hàng 8.
Hãy chuyển sang các phương pháp.
Sao chép dán
Phương thức đầu tiên được sử dụng cho nhiều hoạt động khác nhau trong Excel. Nó đơn giản và chỉ mất vài giây để hoàn thành. Bạn có thể sử dụng nó để trao đổi toàn bộ hàng hoặc cột cùng một lúc, thay vì chuyển đổi ô dữ liệu theo ô.
Phương pháp này chỉ đơn giản yêu cầu bạn sao chép thông tin từ một hàng và dán nó vào hàng khác. Nhưng trước tiên, bạn sẽ cần tạo một hàng trống và đặt dữ liệu ở đó.
Đây là chính xác những gì bạn phải làm nếu bạn muốn trao đổi dữ liệu liên quan đến Máy tính 5 và với Máy tính 7:
- Chèn một hàng mới giữa Máy tính 4 và 5. Thực hiện bằng cách nhấp chuột phải vào hàng 6 và chọn tùy chọn Chèn Chèn. Hàng trống của bạn sẽ là hàng 6.
- Thêm một hàng mới đã di chuyển Máy tính 7 Máy tính từ hàng 8 đến hàng 9. Tìm hàng này và cắt thông tin từ các cột B, C và D. Bạn có thể chọn các ô bằng chuột hoặc bằng nút Shift, sau đó nhấn Ctrl Ctrl + X để cắt.
- Nhấp vào ô B6 trong hàng 6 vừa được tạo và nhấn vào Ctrl Ctrl + V. Dữ liệu từ Máy tính 7 sẽ chuyển sang hàng 6.
- Dữ liệu cho Máy tính 5 cũng di chuyển một hàng bên dưới, điều đó có nghĩa là bạn muốn chọn các ô B7, C7 và D7 để lấy dữ liệu cho Máy tính 5. Nhấn lại Ctrl Ctrl + X.
- Chọn ô trống bên cạnh Máy tính 7 (nghĩa là ô B9) và nhấn vào Ctrl Ctrl + V.
- Sao chép ô A7 và dán nó vào ô trống ở trên (trong ví dụ của chúng tôi, đây là nhãn Máy tính 5 5).
- Nhấp chuột phải vào hàng 7 trống bây giờ và chọn Xóa Xóa.
Bạn vừa di chuyển nội dung từ hàng này sang hàng khác với một vài cú nhấp chuột. Bạn có thể sử dụng cùng một kỹ thuật để trao đổi dữ liệu giữa các cột. Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi bạn làm việc trên các danh sách Excel dài với hàng trăm hàng và cột vì nó cho phép bạn trao đổi mọi ô trong hàng của mình cùng một lúc. Để chọn toàn bộ một hàng trong Excel, nhấn Shift + Space.
Hoán đổi các hàng hoặc cột liền kề
Việc hoán đổi dữ liệu giữa các hàng liền kề dễ dàng hơn nhiều vì bạn hoàn toàn không phải tạo một hàng mới. Excel cho phép bạn trao đổi dữ liệu giữa hai cột hoặc hàng trong vài giây bằng cách giữ phím Shift trên bàn phím. Đây là những gì bạn phải làm:
- Chọn dữ liệu bạn muốn trao đổi.
- Nhấn và giữ phím Shift Shift trên bàn phím của bạn.
- Di chuột qua đường viền giữa hai hàng liền kề cho đến khi nó biến thành biểu tượng mũi tên chéo.
- Nhấp và giữ chuột của bạn và Chuyển Shift cho đến khi bạn thấy một đường màu xám xuất hiện dưới hàng bạn muốn chuyển đổi dữ liệu.
- Buông nút chuột và dữ liệu sẽ chuyển địa điểm. Bạn có thể sử dụng cùng một phương pháp để trao đổi giữa các cột.
Con đường trở thành một Excel Pro
Nếu công việc của bạn yêu cầu bạn làm việc trong Excel, bạn sẽ phải học nhiều cách khác nhau để thực hiện các tác vụ quản lý dữ liệu nhanh hơn và dễ dàng hơn. Điều này có vẻ khó xử, nhưng bạn có thể tìm thấy các hướng dẫn trên YouTube sẽ dạy bạn cách làm bất cứ điều gì bạn muốn.
Đừng bỏ cuộc
Học cách sử dụng Excel đến mức tối đa có thể khiến bạn không thể thay thế tại nơi làm việc. Chuyển đổi dữ liệu giữa các hàng và cột chỉ là bước đầu tiên, nhưng chắc chắn đó là một bước quan trọng.
Bạn có sử dụng Excel thường xuyên không? Lời khuyên yêu thích của bạn mà bạn muốn chia sẻ với người khác là gì? Hãy cho chúng tôi biết cách cải thiện các kỹ năng Excel của chúng tôi trong phần bình luận bên dưới.
