Lưu trữ đám mây không chỉ cung cấp cho bạn một nơi mới để lưu tệp; nó cũng cung cấp cho người dùng một cách hoàn toàn mới để chia sẻ tài liệu, hình ảnh và thư mục. Tệp đính kèm email ít cần thiết hơn nhiều so với trước đây vì nền tảng đám mây hiện cho phép người dùng chia sẻ tài liệu và thư mục. Điều này có nghĩa là bạn có thể chia sẻ và chỉnh sửa các tập tin với các liên kết.
Xem thêm bài viết của chúng tôi Cách giải phóng không gian Google Drive
Google Drive là một trong những ứng dụng lưu trữ đám mây tốt nhất để lưu tài liệu và hình ảnh vào. Nó cung cấp cho người dùng ít nhất 15 gigabyte dung lượng và bạn cũng có thể chia sẻ tệp qua Google Drive. Tất cả những gì bạn cần là một Tài khoản Google mà bạn có thể thiết lập từ đây. Sau đó, bạn có thể đăng nhập vào GD, lưu một số tài liệu hoặc hình ảnh vào bộ lưu trữ đám mây của bạn và chia sẻ chúng với bất kỳ ai bạn cần.
Cấp độ truy cập tệp của Google Drive
Khi chia sẻ tệp Google Drive, bạn sẽ cần chọn một trong ba cấp truy cập. Bạn có thể chọn chỉnh sửa, xem và truy cập bình luận. Chế độ xem là cấp truy cập bị hạn chế nhiều nhất mà quyền tập tin gần như chỉ đọc. Tuy nhiên, mức truy cập đó cũng cho phép tải xuống và sao chép tệp.
Truy cập bình luận cũng cho phép người nhận các tệp được chia sẻ sao chép và tải xuống chúng. Họ cũng có thể để lại nhận xét hoặc đề xuất chỉnh sửa cho các tệp. Vì vậy, đây là một mức truy cập tiện dụng nếu bạn cần một số đầu vào cho một tệp.
Chỉnh sửa truy cập là hạn chế ít nhất. Điều này cho phép ai đó chỉnh sửa hoặc điều chỉnh tệp hoặc thư mục dùng chung. Hơn nữa, những người có cấp độ truy cập chỉnh sửa cũng có thể chỉnh sửa thư mục, xóa phiên bản tệp, chia sẻ tệp, tải xuống tài liệu và sao chép tệp.
Chia sẻ tệp với những người cụ thể bằng thư mời
Có hai cách bạn có thể chia sẻ tệp Google Drive. Bạn có thể chia sẻ chúng với lời mời email hoặc liên kết. Để chia sẻ tệp với lời mời, bạn sẽ cần địa chỉ email của người nhận. Sau đó mở bộ nhớ đám mây Google Drive của bạn trong trình duyệt và nhấp chuột phải vào tệp để chia sẻ. Chọn Chia sẻ từ menu ngữ cảnh để mở các tùy chọn chia sẻ tệp được hiển thị trong ảnh chụp nhanh bên dưới.
Bây giờ hãy nhập địa chỉ email của một người để chia sẻ nó trong hộp văn bản địa chỉ email. Bạn có thể nhập một hoặc nhiều email ở đó. Bạn cũng có thể nhập một số chi tiết tệp bổ sung vào hộp văn bản Thêm ghi chú.
Để chọn cấp độ truy cập, nhấn nút bên phải của hộp văn bản email. Điều đó sẽ mở ra một menu nhỏ bao gồm các cấp truy cập cho tệp như trong ảnh chụp nhanh bên dưới. Chọn một Có thể chỉnh sửa , Có thể xem hoặc Có thể nhận xét cấp độ truy cập từ menu đó. Nhấn nút Gửi để gửi thư mời chia sẻ tệp đến người nhận dự định.
Chia sẻ tập tin với các liên kết
Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ các tệp Google Drive với các liên kết, điều này kém an toàn hơn so với lời mời email. Bạn có thể chia sẻ tệp với một siêu liên kết bằng cách nhấp chuột phải vào tài liệu hoặc hình ảnh và chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ từ menu ngữ cảnh. Điều đó sẽ bật chia sẻ liên kết như hiển thị trong ảnh chụp nhanh bên dưới. Sau đó, bạn có thể chọn một siêu liên kết, sao chép nó bằng phím nóng Ctrl + C và cung cấp liên kết đó cho bất kỳ ai bạn cần để chia sẻ tệp.
Để biết thêm tùy chọn chia sẻ liên kết, nhấp vào Cài đặt chia sẻ để mở cửa sổ trong ảnh bên dưới. Sau đó, bạn có thể nhấn nút Sao chép liên kết để sao chép siêu liên kết vào bảng tạm. Nhấp vào hộp Mọi người có hộp liên kết để chọn cấp độ truy cập cho tệp.
Nhấp vào Nâng cao ở dưới cùng bên phải của cửa sổ bên trên để mở cài đặt trong ảnh chụp nhanh bên dưới. Sau đó, bạn có thể chọn chia sẻ siêu liên kết qua phương tiện truyền thông xã hội như Twitter và Google+. Hơn nữa, bạn cũng có thể đảm bảo rằng không ai sao chép tệp được chia sẻ bằng cách chọn tùy chọn Tắt để tải xuống, in và sao chép cho cài đặt của người bình luận và người xem . Chọn tùy chọn Ngăn người chỉnh sửa thay đổi quyền truy cập và thêm tùy chọn người mới để đảm bảo rằng người chỉnh sửa không thể chia sẻ tệp với bất kỳ ai khác.
Nhấp vào nút Gmail để chia sẻ liên kết qua thư trên web. Gmail giới hạn bạn 25 MB cho các tệp đính kèm email tiêu chuẩn. Tuy nhiên, với tính năng chia sẻ tệp Google Drive, bạn có thể gửi tối đa 10 GB tài liệu hoặc hình ảnh bằng Gmail. Hãy xem hướng dẫn Tech Junkie này để biết thêm chi tiết về cách gửi email các tệp Google Drive.
Chia sẻ tệp với người dùng không phải Google Drive
Bạn cũng có thể chia sẻ tệp với những người không có tài khoản Google Drive. Cách tốt nhất để chia sẻ tệp với người dùng không phải là Google Drive là thiết lập liên kết có thể chia sẻ trên web. Sau đó, bất kỳ ai cũng có thể mở tệp, ngay cả khi không có siêu liên kết, bằng cách khám phá tệp đó bằng công cụ tìm kiếm Google. Để chọn tùy chọn Công khai trên web , nhấn nút Thay đổi trên cửa sổ Cài đặt chia sẻ để mở các tùy chọn ngay bên dưới.
Ở đó bạn có thể chọn một tùy chọn công khai trên web . Bất kỳ ai có liên kết đều có thể mở tệp mà không cần đăng nhập vào Google Drive. Bạn cũng có thể chọn tùy chọn Tắt - Người cụ thể để hủy kích hoạt tất cả các liên kết tệp. Nhấn nút Save để xác nhận cài đặt đã chọn.
Mở tập tin được chia sẻ
Nếu ai đó đang chia sẻ tệp hoặc thư mục với bạn, bạn có thể xem chúng bằng cách nhấp vào Chia sẻ với tôi ở bên trái trang lưu trữ Google Drive của bạn. Điều đó mở ra một cái nhìn tổng quan về các tập tin và thư mục được chia sẻ như trong ảnh bên dưới. Sau đó, bạn có thể nhấp chuột phải vào một tệp ở đó và chọn Xem trước hoặc Mở bằng từ menu ngữ cảnh.
Bạn có thể thêm các tệp được chia sẻ vào bộ lưu trữ Google Drive của mình bằng tùy chọn Thêm vào ổ đĩa của tôi . Chọn một tập tin hoặc thư mục và nhấn tùy chọn Thêm vào ổ đĩa của tôi . Sau đó, bạn có thể nhấp vào Ổ đĩa của tôi để mở hoặc xem trước tệp được chia sẻ.
Vậy ai cần tệp đính kèm email? Bây giờ bạn có thể chia sẻ tệp và thư mục với Google Drive. Chia sẻ tệp thuận tiện hơn và bạn cũng có thể chia sẻ các tệp lớn hơn bạn có thể đính kèm với webmail.
