Email là hoàn toàn cần thiết cho công việc trong thế kỷ 21, từ giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm đến lập kế hoạch cho các dự án trong vài tháng tới. Vấn đề, tất nhiên, là trong thời đại của điện thoại thông minh và máy tính bảng, dường như không thể ngắt kết nối khỏi công việc trong bất kỳ khoảng thời gian nào. Email trên điện thoại thông minh của bạn về cơ bản là một yêu cầu đối với hầu hết các công ty, nhưng điều đó có nghĩa là nhà tuyển dụng của bạn có thể liên hệ với bạn về cơ bản bất cứ lúc nào. Mọi người đều xứng đáng được nghỉ làm và dành thời gian cho email, cuộc gọi và tất cả những phương tiện liên lạc mà chúng tôi thấy rất khó để bỏ lại phía sau. Cho dù bạn đang đi nghỉ hay chỉ muốn có thời gian chất lượng với gia đình hoặc bạn bè, đặt Outlook ngoài tin nhắn văn phòng là bước đầu tiên để bạn bỏ lại công việc trong một thời gian. Đây là cách để làm điều đó.
Cũng xem bài viết của chúng tôi Dropbox Vs Google Drive - Cái nào tốt hơn?
Tại sao phải bận tâm với một tin nhắn ngoài văn phòng?
Thiết lập một tin nhắn ngoài văn phòng có thể không làm cho sếp của bạn hài lòng, nhưng ít nhất, nó sẽ cho phép mọi người trong cộng đồng làm việc của bạn và những người bên ngoài cố gắng liên lạc với bạn để liên lạc. Vậy tại sao việc thiết lập một tin nhắn văn phòng lại quan trọng? Thực tế, có một vài lý do:
Cách cư xử tốt là để cho đồng nghiệp, người quản lý và khách hàng mà bạn không liên lạc trong một thời gian nhất định. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn đi nghỉ dài hơn một vài ngày.
Thật chuyên nghiệp . Nếu ai đó cần sự giúp đỡ của bạn với một cái gì đó hoặc khách hàng có một truy vấn, hãy cho họ biết bạn không có mặt trong một khoảng thời gian nhất định sẽ giúp họ. Họ biết họ phải đợi cho đến khi bạn trở về hoặc có thể tiếp cận người khác. Cả hai đều giúp đỡ doanh nghiệp và bạn.
Nó nói với mọi người không làm phiền bạn . Nếu bạn đặt một tin nhắn ngoài văn phòng, mọi người sẽ biết bạn đang đi nghỉ, dành thời gian cá nhân hoặc bất cứ điều gì. Họ ít có khả năng gọi điện hoặc SMS cho bạn sau đó.
Nó cung cấp cho sếp của bạn một điều ít để phàn nàn về . Nếu bạn làm việc cho một ông chủ khó tính và muốn rút lui, bạn sẽ gặp phải sự kháng cự. Tuy nhiên, nếu bạn chơi trò chơi và hành động chuyên nghiệp, có rất ít điều họ có thể làm từ góc độ kỷ luật.
Nếu có một điều quan trọng khi đi làm, thì chắc chắn rằng bạn luôn thể hiện mình là một người chuyên nghiệp theo nghĩa nổi bật nhất.
Đặt Outlook ngoài tin nhắn văn phòng
Đặt tin nhắn trả lời ngoài văn phòng hơi khác nhau tùy thuộc vào việc bạn sử dụng Outlook 2016 trở về trước hay Outlook trong Office 365. Tôi sẽ đề cập đến cả hai.
Outlook 2016 trở về trước
Có khá nhiều bước trong quy trình nhưng nó khá đơn giản để thực hiện.
- Tạo một email mới và viết thư trả lời của bạn ngoài văn phòng. Bao gồm Out of Office trong chủ đề nhưng để trống đích.
- Chọn tệp và lưu dưới dạng.
- Lưu dưới dạng Mẫu Outlook trong đó ghi Lưu dưới dạng.
- Chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo và chọn tài khoản bạn muốn áp dụng tin nhắn.
- Chọn quy tắc mới.
- Chọn Áp dụng quy tắc cho các tin nhắn tôi nhận được và nhấn Next.
- Chọn Vị trí tên của tôi trong hộp Đến và nhấn Tiếp theo, sau đó xác nhận cửa sổ bật lên.
- Chọn trả lời bằng một mẫu cụ thể và nhấp vào liên kết văn bản trong khung bên dưới.
- Chọn mẫu bạn đã thực hiện trước đó và chọn Mở. Nhấn tiếp.
- Chọn ngoại trừ nếu đó là trả lời tự động để tránh gửi trả lời tự động cho trả lời tự động. Nhấn tiếp.
- Đặt cho quy tắc một tên có ý nghĩa và đảm bảo Bật quy tắc này được chọn.
- Chọn Kết thúc và sau đó OK.
Điều này sẽ tạo ra trả lời tự động ngoài văn phòng và kích hoạt nó. Mặc dù quá trình này chỉ định tài khoản sẽ được kích hoạt, bạn cũng có thể thiết lập nó hoạt động cho tất cả các tài khoản email. Khi bạn bật quy tắc ở bước 11, bên dưới bạn có các tùy chọn để chọn quy tắc được kích hoạt trên tất cả các tài khoản. Kích hoạt tính năng này nếu bạn cần và lưu lại.
Tắt Outlook khỏi tin nhắn văn phòng
Khi bạn trở về từ kỳ nghỉ hoặc bất cứ điều gì bạn đã làm, bạn cần nhớ tắt tự động.
- Chọn tệp trong Outlook.
- Chọn Quản lý Quy tắc & Cảnh báo và chọn Quy tắc email.
- Chọn tài khoản và bỏ chọn hộp bên cạnh quy tắc tự động trả lời của bạn.
- Nhấn OK để lưu các thay đổi.
Bây giờ bạn đã chính thức trở lại xay!
Thiết lập tin nhắn ngoài văn phòng trong Office 365
Tài khoản Office 365 sử dụng Exchange trong đó tài khoản Outlook sử dụng POP, IMAP hoặc Exchange. Quá trình này phần lớn giống nhau nhưng đủ khác nhau để đảm bảo bước đi của chính nó.
- Chọn Tệp và Trả lời tự động từ trong Outlook.
- Chọn Gửi trả lời tự động.
- Đặt thời gian nếu bạn thích. Điều này rất hữu ích cho những kiểu người hay quên như tôi, những người tự động kích hoạt tính năng tự động của họ ngay cả khi họ quay lại.
- Đảm bảo tab Inside my Organisation đang hoạt động và thêm tin nhắn của bạn.
- Chọn Bên ngoài Tổ chức của tôi và thêm một tin nhắn có liên quan ở đó. Tùy thuộc vào người gửi email cho bạn từ thế giới bên ngoài, bạn có thể chỉ cần kiểm tra Danh bạ của tôi nếu không email sẽ được gửi cho mọi người, bao gồm các bản tin, thông báo và thậm chí là thư rác.
- Chọn OK sau khi hoàn thành để kích hoạt.
Quá trình này có phần ngắn hơn so với Outlook 2016 nhưng kết quả cuối cùng là như nhau. Khả năng thiết lập thời gian là gọn gàng và là người dùng Outlook 2016, tôi hy vọng tính năng này sẽ sớm xuất hiện trên phiên bản đó.
Tắt tin nhắn văn phòng của bạn trong Office 365
Nếu bạn không muốn sử dụng bộ hẹn giờ, hãy quay lại sớm hoặc cần hủy tin nhắn văn phòng, bạn có thể.
- Mở Outlook và chọn Tệp.
- Chọn Trả lời tự động và tô sáng quy tắc ngoài văn phòng.
- Chọn Không gửi trả lời tự động.
Điều này sẽ dừng Exchange gửi tin nhắn ngay lập tức để đảm bảo bạn đã sẵn sàng trả lời một khi bạn tắt nó.
Bây giờ bạn đã biết cách đặt Outlook ra khỏi tin nhắn văn phòng, không có lý do gì để không mất thêm thời gian cho công việc. Chúc may mắn với điều đó!
