Bạn không ghét nó khi bạn muốn nghỉ một vài ngày và bạn tiếp tục nhận được vô số email và cuộc gọi từ khách hàng hoặc đồng nghiệp? Chắc chắn, bạn có thể cho một số người trong số họ biết rằng bạn đang đi, nhưng nếu họ không kiểm tra hộp thư đến của họ thì sao?
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook
Bạn không thể liên lạc với tất cả mọi người ngay cả khi bạn đang làm việc, hãy để yên trong thời gian nghỉ. Tuy nhiên, rất có thể bạn vẫn sẽ bị nổ tung bởi các email liên quan đến công việc ngay cả khi bạn đang đi nghỉ. Rất may, có một cách để cho mọi người biết rằng bạn không có mặt trong một khung thời gian cụ thể.
Thiết lập Tự động trả lời
Nếu bạn đang sử dụng Microsoft Outlook, có một phương pháp rất đơn giản mà bạn có thể sử dụng để tránh mọi người quay lưng lại. Nó được gọi là Tự động trả lời. Điều này về cơ bản là gửi một câu trả lời được lập trình sẵn cho bất kỳ ai liên lạc với bạn trong thời gian nghỉ.
Điều này có thể được thiết lập chỉ trước vài phút, giờ hoặc thậm chí vài ngày hoặc vài tháng. Gửi trả lời tự động có thể đảm bảo rằng bạn sẽ không nhận được hàng tá thông báo email liên quan đến công việc mỗi ngày, cho dù bạn đang dành thời gian chất lượng với gia đình hoặc bạn đang ở trên một bãi biển đầy nắng.
Đây là cách bạn có thể thiết lập Tự động trả lời trong Outlook và tắt nó khi không còn cần thiết.
Cài đặt trả lời tự động
- Nhấp vào nút Gửi Trả lời Tự động.
- Chọn tùy chọn Chỉ gửi trong khoảng thời gian này trong hộp kiểm.
- Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc để trả lời tự động các tham số cần thiết. Sử dụng các trường Thời gian bắt đầu và Thời gian kết thúc khi thực hiện việc này.
Bạn có thể nhận thấy rằng có hai tab:
- Bên trong tổ chức của tôi
- Bên ngoài tổ chức của tôi
Nhấp vào trường Inside My Organisation sẽ nhắc tất cả các phản hồi tự động được gửi đến địa chỉ email đã đăng ký cho tổ chức bạn làm việc (ví dụ: trường đại học hoặc công ty của bạn). Tất cả bạn phải làm sau đó là nhập tin nhắn của bạn và nhấp vào OK để lưu nó.
Tùy chọn Bên ngoài Tổ chức của tôi dành cho các địa chỉ email bên ngoài. Đây là cách bạn có thể sử dụng nó để thiết lập trả lời tự động:
- Đầu tiên, chọn tab Bên ngoài Tổ chức của tôi.
- Kiểm tra tùy chọn Tự động trả lời cho những người bên ngoài tổ chức của bạn. Điều này có thể được đặt để chỉ gửi email đến các liên hệ cá nhân hoặc cho mọi người bên ngoài tổ chức.
- Nhập tin nhắn vào hộp văn bản và chỉnh sửa nó theo bất cứ cách nào bạn muốn.
- Đặt thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc giống như bạn sẽ làm cho các câu trả lời trong nhà.
- Nhấn OK để lưu tin nhắn.
Điều gì về quá trình hủy kích hoạt?
Để hủy kích hoạt trả lời ngoài văn phòng của bạn, bạn phải làm theo một thủ tục đơn giản. Trước tiên, bạn nên nhấp vào tab Tệp, sau đó là tab Thông tin và sau đó là nút Trả lời tự động.
Bạn sẽ được cung cấp hai tùy chọn để đánh dấu:
- Không gửi trả lời tự động
- Gửi trả lời tự động
Chọn tùy chọn đầu tiên và tính năng trả lời tự động sẽ tắt. Bạn phải làm điều này cho cả trả lời trong nhà và bên ngoài.
Lời cuối cùng
Lưu ý rằng nếu bạn muốn tiếp tục gửi trả lời tự động cho mọi người, bạn sẽ phải thiết lập một ngày và giờ mới. Nếu tính năng này bị tắt, bạn cần truy xuất các bước hủy kích hoạt và chọn tùy chọn Gửi trả lời tự động thay thế. Điều đó sẽ cho phép bạn chỉnh sửa lại các trường phạm vi thời gian cũng như đặt thông báo gửi đi.
