Bạn có thường thấy mình phải gõ một email nhiều lần liên tiếp chỉ để bạn có thể gửi nó đến nhiều địa chỉ liên hệ không? Nếu vậy, tự động trả lời có thể là một giải pháp tuyệt vời. Nó cho phép bạn đặt trả lời tự động sẽ được gửi dưới dạng phản hồi cho tất cả thư gửi đến.
Có nhiều tình huống có thể có ích. Nếu bạn không ở văn phòng, dù là để nghỉ trưa hay nghỉ hè, đây có thể là một cách tuyệt vời để trả lời thư mà không thực sự phải làm gì cả.
Làm thế nào nó hoạt động?
OS X Mail sử dụng các quy tắc và tiêu chí email khác nhau để tạo trả lời tự động. Nếu bạn thiết lập tất cả các tham số đúng cách, bạn có thể có một cách rất linh hoạt để trả lời thư gửi đến khi bạn rời khỏi thiết bị của mình.
Bạn có thể thiết lập các tiêu chí khác nhau cần được đáp ứng để gửi tin nhắn. Bạn có thể chọn trả lời tất cả thư hoặc chỉ các địa chỉ cụ thể mà bạn nhập. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo các tin nhắn khác nhau cho các loại người gửi khác nhau để mọi người đều nhận được phản hồi thích hợp.
Cách thiết lập chế độ tự động trả lời
May mắn thay, thiết lập tính năng này không phải là một điều khó khăn. Chắc chắn, ban đầu nghe có vẻ phức tạp, nhưng hãy yên tâm rằng bạn có thể làm điều này ngay cả khi bạn không phải là người am hiểu công nghệ. Dưới đây là các bước mà bạn cần phải làm theo:
- Mở ứng dụng Thư, sau đó chuyển đến trình đơn 'Thư' và chọn 'Tùy chọn'.
- Khi bạn thấy tab 'Quy tắc', nhấp vào 'Thêm quy tắc'.
- Trong phần 'Mô tả', hãy viết tên của trình tự động trả lời theo cách cho phép bạn dễ dàng phân biệt nó với những người khác. Ví dụ: bạn có thể nhập vào 'Trả lời tự động nghỉ'.
- Chọn các tiêu chí cần phải được đáp ứng. Bạn có thể chọn xem tất cả các tiêu chí cần phải được đáp ứng hay chỉ một hoặc nhiều tiêu chí bạn đặt.
Các tiêu chí bạn đặt sẽ xác định người nhận trả lời tự động. Ví dụ: bạn có thể chọn 'Mỗi tin nhắn' để trả lời tất cả thư đến với cùng một tin nhắn. Bạn cũng có thể đặt một địa chỉ cụ thể bằng cách nhập địa chỉ email mà bạn muốn trả lời.
Trên hết, bạn có thể chọn các liên hệ, người gửi trước hoặc VIP của mình làm người nhận trả lời tự động.
- Trong cài đặt 'Thực hiện hành động sau', chọn 'Trả lời tin nhắn' và sau đó nhấp vào 'Trả lời văn bản tin nhắn'.
- Khi gõ tin nhắn, đảm bảo bao gồm tất cả các thông tin cần thiết. Nếu bạn đang đi nghỉ, hãy cho mọi người biết khi nào họ có thể mong đợi một cuộc gọi từ bạn. Nếu bạn không đặt một danh mục người nhận cụ thể, hãy đảm bảo không tiết lộ quá nhiều thông tin cá nhân.
- Khi bạn hài lòng với tin nhắn của mình, nhấp vào 'OK'. Nếu ứng dụng hỏi bạn 'Bạn có muốn áp dụng quy tắc của mình cho thư trong các hộp thư được chọn không?' chọn 'Không áp dụng', vì điều này sẽ ngăn nó gửi hàng trăm email trả lời tới các cuộc hội thoại hiện có của bạn.
Sau khi hoàn tất, bạn có thể gửi cho mình một email để đảm bảo rằng tính năng tự động trả lời hoạt động. Nếu bạn muốn, bạn cũng có thể tạo các quy tắc phức tạp hơn với ngày, thư cụ thể từ các miền được chọn và hơn thế nữa.
Cách tắt tính năng tự động trả lời
Nếu bạn không cần tự động trả lời nữa, bạn có thể tắt nó chỉ sau vài cú nhấp chuột. Đây là những gì bạn cần làm:
- Trong ứng dụng Thư, đi tới 'Thư' và sau đó nhấp vào 'Tùy chọn'.
- Đi tới 'Quy tắc' và bỏ chọn hộp bên cạnh tính năng tự động trả lời bạn đã tạo.
Nếu bạn không làm điều này, tính năng tự động trả lời sẽ duy trì hoạt động miễn là nó được bật và ứng dụng Thư được mở. Điều này có thể tạo ra sự nhầm lẫn, vì vậy hãy đảm bảo tắt tính năng này ngay khi bạn chắc chắn rằng mình không cần nó nữa.
Lời cuối cùng
Tự động trả lời là một tính năng tuyệt vời giúp xử lý thư đến dễ dàng hơn nhiều. Nếu bạn làm theo các bước được mô tả ở trên, bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi kích hoạt nó trên máy Mac. Khi bạn làm như vậy, bạn có thể tận hưởng cách xa email của mình và để ứng dụng thực hiện công việc.
Mặc dù nó được sử dụng rộng rãi nhất cho công việc, tính năng này cũng có thể rất tiện dụng cho thư cá nhân. Ngoài việc chỉ tự động trả lời, còn có nhiều quy tắc và tiêu chí hữu ích khác mà bạn có thể áp dụng. Bạn có thể chọn tự động xóa thư, thực hiện một số hành động vào những ngày cụ thể, tự động chuyển tiếp một số thư nhất định và nhiều hơn nữa.
Hãy xem qua tất cả các quy tắc có sẵn để tìm những quy tắc cho phép bạn tự động hóa email của mình theo cách phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
