Nếu bạn sử dụng G Suite - bộ ứng dụng trả phí của Google bao gồm Gmail, Docs, Drive và Lịch cho các tổ chức - thì bạn có thể sử dụng một tính năng ít được biết đến cho phép bạn đặt ngày hết hạn cho các tệp Google Drive được chia sẻ. Khả năng thiết lập hết hạn trên một tệp chia sẻ rất hữu ích để tạm thời chia sẻ dữ liệu với các nhóm khác hoặc nhà thầu bên ngoài mà không cấp cho họ quyền truy cập vô thời hạn. Thật tuyệt vời khi chia sẻ dự thảo các dự án hợp tác, để bạn có thể đảm bảo rằng không ai trong nhóm của bạn vô tình truy cập vào bản sao dữ liệu đã lỗi thời của bạn.
Dĩ nhiên, bạn luôn có thể hủy bỏ một tệp theo cách thủ công, nhưng bạn sẽ cần phải nhớ làm như vậy cho mỗi và mọi tệp được chia sẻ. Nếu bạn đang chia sẻ nhiều tệp với nhiều người khác nhau, điều này có thể nhanh chóng trở nên không thực tế và đó là nơi đặt ngày hết hạn tự động khi bạn chia sẻ các tệp thực sự hữu ích. Vì vậy, đây là cách đặt ngày hết hạn trên các tệp Google Drive được chia sẻ.
Hạn chế của Ngày hết hạn cho các tệp Google Drive được chia sẻ
Trước tiên, hãy làm rõ rằng tính năng ngày hết hạn tự động hiện chỉ khả dụng cho người dùng dịch vụ G Suite trả phí. Điều này không có sẵn cho người dùng tài khoản Google miễn phí hoặc những người vẫn còn trên phiên bản G Suite miễn phí cũ.
Cũng lưu ý rằng giới hạn trên chỉ liên quan đến khả năng đặt ngày hết hạn của Google Drive được chia sẻ. Người dùng mà bạn đang chia sẻ tệp có ngày hết hạn không cần phải có tài khoản G Suite trả phí hoặc là một phần của tổ chức G Suite của bạn (mặc dù bạn sẽ cần đảm bảo rằng họ có quyền chính xác cho các tệp được chia sẻ của bạn, thảo luận thêm dưới đây).
Đặt ngày hết hạn cho tệp Google Drive được chia sẻ
Để bắt đầu, hãy đăng nhập vào Google Drive của bạn, đảm bảo sử dụng đúng tài khoản G Suite.
Ngoài ra, nếu bạn đã mở tệp, bạn có thể nhấp vào nút Chia sẻ ở góc trên bên phải.
Khi bạn đã chia sẻ tệp với người dùng phù hợp, hãy nhấp vào Chia sẻ với văn bản ở trên hoặc nút Nâng cao ở góc dưới bên phải. Từ danh sách người dùng xuất hiện, di con trỏ lên một trong những người dùng và bạn sẽ thấy biểu tượng đồng hồ bấm giờ / đồng hồ xuất hiện.
Nhấp vào biểu tượng đó và sau đó chọn thời gian hết hạn mong muốn từ menu thả xuống bên cạnh Access hết hạn:
Khi bạn đã hoàn tất, hãy chắc chắn nhấp vào nút Lưu thay đổi màu xanh để bật ngày hết hạn tự động. Khi đạt đến ngày đó, người dùng của bạn sẽ không còn quyền truy cập vào tệp. Để ngăn họ tải xuống và phá vỡ các cài đặt hết hạn của bạn, hãy đảm bảo rằng các quyền của họ được đặt thành Xem hoặc Nhận xét , sau đó chọn hộp ở dưới cùng của cửa sổ chia sẻ có nhãn Tắt tùy chọn để tải xuống, in và sao chép cho người nhận xét và người xem .
Bạn có thể điều chỉnh hoặc hủy bỏ hết hạn chia sẻ bằng cách quay lại menu này, nhấp lại vào biểu tượng đồng hồ và sau đó nhấp vào Hủy hết hạn .
Tôi có G Suite nhưng tôi không thấy biểu tượng đồng hồ
Nếu bạn đã làm theo các bước này trên tài khoản của mình nhưng bạn không thấy biểu tượng đồng hồ / đồng hồ bấm giờ như được mô tả ở trên, thì có khả năng bạn không có tài khoản G Suite tương thích. Như đã đề cập trước đây, Google không may giới hạn việc tạo ngày hết hạn tệp được chia sẻ cho người dùng dịch vụ G Suite hiện tại.
Thật không may, Google đã không rõ ràng về các thay đổi đối với dịch vụ của mình trong nhiều năm qua, vì vậy ngay cả khi bạn có tài khoản G Suite, nó vẫn có thể được tạo trong dịch vụ Google Gacy Legacy Suite G Suite và không tương thích với điều này đặc tính. Nhầm lẫn phải không?
Nhưng hãy nhớ rằng, bạn chỉ cần một tài khoản G Suite hiện đại để tạo ngày hết hạn cho các tệp được chia sẻ. Miễn là bạn có tài khoản tương thích đó, bạn có thể chia sẻ và định cấu hình ngày hết hạn cho bất kỳ loại tài khoản Google nào, cả trong và ngoài tổ chức của bạn.
