Liên kết Google Drive có giá trị cho bất kỳ ai sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây cho công việc hoặc cộng tác trong các dự án. Bất cứ ai có tài khoản đều có thể chia sẻ quyền truy cập vào toàn bộ ổ đĩa hoặc các tệp hoặc thư mục cụ thể của họ. Bạn có thể hạn chế quyền truy cập chỉ đọc hoặc cho phép cộng tác hoàn toàn, điều đó hoàn toàn phụ thuộc vào bạn. Có thể thêm ngày hết hạn cho liên kết Google Drive, đây là một thủ thuật gọn gàng. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng các liên kết để cộng tác trong Google Drive.
Google Drive giúp bạn dễ dàng cộng tác và chia sẻ dữ liệu. Đôi khi hơi quá dễ dàng. Mặc dù dễ dàng xóa quyền truy cập vào dữ liệu của bạn, nhưng rất dễ quên ai có quyền truy cập và làm thế nào không. Khi dự án kết thúc hoặc bạn không còn cần người khác truy cập vào Drive của mình, bạn phải nhớ thu hồi quyền truy cập. Trong khi an toàn, đó là một biện pháp phòng ngừa hợp lý. Vậy thì Google cho phép bạn đặt hết hạn trong các liên kết như vậy.
Dưới đây là những điều cơ bản để làm việc với các liên kết Google Drive.
Sử dụng các liên kết trong Google Drive
Khi bạn đã lưu dữ liệu vào Google Drive, bạn có thể cho phép người khác đọc nó hoặc đã đọc, viết và chỉnh sửa quyền truy cập vào nó. Bạn có thể thêm bao nhiêu người dùng tùy thích bằng địa chỉ email của họ và họ sẽ được gửi một liên kết để theo dõi để truy cập dữ liệu và thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào bạn giao.
Điều quan trọng cần biết trước tiên là các liên kết trong Google Drive không cho phép những người đó truy cập vào bất kỳ phần nào khác trong dữ liệu được lưu trữ của bạn nên vẫn an toàn.
Bây giờ, để chia sẻ.
- Đăng nhập vào Google Drive và điều hướng đến tài sản bạn muốn chia sẻ.
- Nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục và chọn Nhận liên kết có thể chia sẻ.
- Chuyển sang chia sẻ liên kết và chuyển đổi sẽ chuyển sang màu xanh.
- Chọn Cài đặt chia sẻ.
- Sao chép liên kết và gửi email thủ công cho những người bạn muốn cho phép truy cập hoặc thêm họ dưới dạng người dùng bằng cách nhập địa chỉ email của họ vào hộp Mọi người.
- Chọn Xong sau khi hoàn thành.
Những người bạn thêm sẽ nhận được email có liên kết họ có thể sử dụng để truy cập vào tài sản bạn cho phép.
Quản lý cấp độ truy cập trong Google Drive
Ngoài việc kiểm soát ai có thể truy cập vào tài sản Google Drive của bạn, bạn cũng có thể kiểm soát những gì họ có thể làm với họ. Bạn có thể giới hạn quyền truy cập đọc, viết và ngăn người khác thêm người dùng. Bạn cũng có thể ngăn bất kỳ ai tải xuống, in hoặc sao chép các tập tin của bạn. Nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp, khía cạnh cuối cùng đó có thể rất hữu ích.
- Nhấp chuột phải vào tài sản bạn đang chia sẻ.
- Chọn Chia sẻ và sau đó liên kết Nâng cao ở dưới cùng bên phải.
- Chọn để thêm những người bạn muốn cho phép truy cập.
- Chọn biểu tượng bút chì ở bên phải.
- Chọn cấp độ truy cập bạn muốn, Chỉnh sửa, Nhận xét hoặc Xem.
- Kiểm tra các hộp bên dưới để ngăn những người có quyền truy cập chỉnh sửa thêm nhiều người hoặc tải xuống, in hoặc sao chép dữ liệu của bạn.
- Chọn Xong.
Luôn luôn tốt hơn để hạn chế truy cập hơn là quá hào phóng với nó. Điều này đặc biệt đúng nếu dữ liệu của bạn là riêng tư hoặc chứa dữ liệu cá nhân hoặc công ty. Bạn luôn có thể thêm quyền truy cập nếu bạn cần.
Đặt ngày hết hạn cho liên kết Google Drive
Nếu bạn đang chạy một dự án trong một khoảng thời gian hữu hạn, bạn có thể muốn đặt ngày hết hạn cho liên kết Google Drive. Điều này giúp nếu bạn có nhiều việc đang diễn ra và có thể quên thu hồi quyền truy cập sau khi cộng tác hoàn tất.
- Chọn tập tin hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
- Chọn Chia sẻ và Nâng cao ở dưới cùng bên phải.
- Thêm địa chỉ email của người bạn đang chia sẻ.
- Di chuột qua tên và chọn Đặt Bộ đếm thời gian hết hạn.
- Thêm một giới hạn thời gian phù hợp.
- Chọn Lưu và sau đó Xong.
Điều này sẽ cho phép bạn cho phép người đó truy cập trong một khoảng thời gian phù hợp nhưng vĩnh viễn. Đối với những người bận rộn hoặc hay quên, hệ thống sẽ tự chăm sóc bản thân.
Thay đổi chủ sở hữu trong Google Drive
Nếu bạn đang bàn giao một phần công việc hoặc dữ liệu trong Google Drive, thay vì cho phép người bạn giao nó trở thành biên tập viên, bạn chỉ cần chuyển tài sản cho họ. Nó giữ cho mọi thứ tốt đẹp và gọn gàng và cho phép bạn tập trung vào phần tiếp theo.
- Chọn tập tin hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
- Chọn Chia sẻ và Nâng cao ở dưới cùng bên phải.
- Thêm người nếu bạn chưa có.
- Chọn tên của họ trong Ai có quyền truy cập.
- Chọn biểu tượng chỉnh sửa bút chì và thay đổi thành Chủ sở hữu.
- Chọn Xong.
Sau đó, tài sản sẽ sao chép vào Google Drive của họ và bạn có thể giữ quyền truy cập vào tài sản đó hoặc bị xóa.
