Nếu bạn có một danh sách tên đầy đủ, có thể hữu ích để chia chúng thành tên và họ. Bạn có thể cần tạo một danh sách họ của khách hàng hoặc nhân viên của bạn. Và tên đầu tiên là hữu ích cho lời chào và tin nhắn.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách đếm số bản sao trong Google Sheets
Có nhiều cách khác nhau để chia một cột tên đầy đủ thành các cột riêng biệt trong Google Sheets. Hãy xem xét hai phương pháp đơn giản và hiệu quả mà bạn có thể sử dụng.
Sử dụng công cụ phân chia văn bản thành cột
Dưới đây là cách đơn giản nhất để chia tên đầy đủ thành các cột khác nhau bằng các công cụ Google Sheets.
- Tạo một bản sao của cột tên đầy đủ
Công cụ này sẽ thay đổi tên trong cột bạn áp dụng nó. Nếu bạn muốn giữ nguyên tên ban đầu, bạn nên áp dụng công cụ này cho một bản sao của cột ban đầu.
Bạn có thể sao chép-dán cột tên đầy đủ hoặc sử dụng công thức để sao chép chúng.
- Chọn cột mới
- Ở trên cùng, chọn dữ liệu
- Nhấp vào văn bản Chia tách thành các cột
Tùy chọn này tự động chia nhỏ dữ liệu của bạn. Nhưng trước khi điều đó xảy ra, bạn phải chọn Dấu phân cách.
- Chọn Dấu phân cách: Dấu cách
Bạn muốn chia tên dọc theo khoảng trắng giữa tên và họ.
Mỗi phần của tên đầy đủ đi vào một cột riêng biệt. Các tình huống khi phương pháp này là hữu ích là gì?
- Nếu bạn chỉ cần tên
Cột đầu tiên là cột Tên của bạn.
- Nếu không có tên đệm
Nếu mỗi tên trong danh sách của bạn chỉ bao gồm tên và họ, thì phương thức này sẽ chia chúng thành hai phần gọn gàng.
- Nếu tên đầy đủ được phân tách bằng dấu phẩy
Thay vì Dấu phân cách: Không gian, có các tùy chọn khác có sẵn. Có một tùy chọn là tốt. Vì vậy, nếu các tên trong cột Tên đầy đủ của bạn được phân tách bằng dấu phẩy, dấu chấm phẩy hoặc bất kỳ ký hiệu nào khác, bạn có thể sử dụng phương pháp này để phân tách chúng tại biểu tượng.
Chỉ cần lặp lại các bước trên, nhưng chọn Dấu phân cách: Dấu phẩy. Bạn cũng có thể thử Tách: Tự động phát hiện. Số lượng cột kết quả của bạn sẽ phụ thuộc vào số lượng dấu phẩy được sử dụng trong mỗi tên đầy đủ.
Sử dụng một tiện ích bổ sung
Đi vào Dữ liệu> Tách văn bản thành các cột là cách đơn giản và hiệu quả để phân tách tên và họ. Nhưng nếu bạn cần tên đệm, việc cài đặt một tiện ích bổ sung có thể thuận tiện hơn. Thực hiện theo các bước sau để cài đặt Split Name.
Tiện ích này không miễn phí, nhưng giá cả tương đối phải chăng. Nó có thời gian dùng thử 30 ngày.
- Chọn Tiện ích trên đầu trang
- Tiếp tục Chọn tiện ích bổ sung.
- Trong Thanh tìm kiếm, gõ tên chia tách
- Tách tên
Tiện ích bổ sung này là bởi abilitybits.com
- Nhấp vào + để thêm nó
Cho phép tiện ích truy cập vào tài khoản của bạn. Sau này, bạn có thể sử dụng tiện ích bổ sung này bất cứ khi nào bạn sử dụng Google Sheets.
- Chọn cột Họ và Tên
Quay trở lại trang tính của bạn và chọn tên mà bạn muốn tách ra.
- Bắt đầu sử dụng Tiện ích bổ sung
Đi vào Tiện ích> Tên tách> Bắt đầu.
- Chọn tùy chọn tên
Tiện ích bổ sung sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn sau để kiểm tra hoặc bỏ chọn:
- Tên đầu tiên
- Tên đệm
- Họ
- Lời chào / tiêu đề
- Tên hậu tố / chữ cái danh nghĩa
Bạn cũng có thể kiểm tra hoặc bỏ chọn cột My My có tùy chọn tiêu đề. Nếu khu vực bạn đã chọn chứa một ô tiêu đề, tiện ích bổ sung của bạn sẽ bỏ qua phần đó, vì tiêu đề không cần chia. Nhưng nếu bạn chỉ chọn tên mà không có tiêu đề, hãy bỏ chọn tùy chọn này.
- Chọn chia tách
Khi bạn chọn Tách, bổ trợ sẽ tạo các cột mới và tự động thêm các tiêu đề cho mỗi cột. Đây là những gì xảy ra nếu bạn chọn các tùy chọn Tên và Họ:
Phần bổ trợ tạo các cột Tên và Họ và chèn chúng vào bên phải cột Họ và Tên của bạn. Tên đệm và tên viết tắt giữa được để lại. Tên hoặc tên được gạch ngang không bị tách rời.
Rõ ràng là tiện ích bổ sung này rất hiệu quả và dễ dàng tách tên và họ. Nếu bạn muốn tên đệm là gì?
Lặp lại các bước 6, 7 và 8. Trong bước 8, chọn hộp kiểm bên cạnh Tên đệm, cũng như các tên bên cạnh Tên và Họ.
Sau khi bạn nhấp vào Split, bạn sẽ nhận được ba cột riêng biệt. Nếu có nhiều tên đệm, tất cả đều đi vào cột Tên đệm.
Một vài từ về danh dự, hậu tố và tên phức tạp
Công cụ này linh hoạt và bao gồm nhiều loại tên khác nhau.
Chọn hộp kiểm Tiêu đề nếu danh sách tên đầy đủ của bạn có chứa các tiêu đề, chẳng hạn như Mr./Miss/Ms. hoặc Tiến sĩ. Nó thậm chí có thể xử lý các chức danh như Mr. và bà chủ.
Bạn cũng có thể kiểm tra Suffixes / chữ cái sau danh nghĩa. Điều này bao gồm Jr./Sr. cũng như các tiêu đề sau danh nghĩa như Esq. hoặc tiến sĩ.
Nếu tên đầy đủ của một người không chứa tiêu đề hoặc hậu tố, trường của họ sẽ trống.
Có một ưu điểm đáng kể khi sử dụng tiện ích bổ sung này. Các phương pháp khác làm cho khó phân tách các tên phức tạp. Nhưng tiện ích bổ sung nhận ra rằng các tiền tố như là de de hay hay von von là một phần của tên cuối cùng.
Tuy nhiên, nó không phải là không thể sai lầm. Ví dụ, công cụ chia họ của nhà vật lý nổi tiếng Van der Graaff thành tên đệm Van và họ der Graaff.
Tổng quan
Vậy phương pháp nào trong hai phương pháp này tốt hơn cho bạn?
Sử dụng bổ trợ Split Name thuận tiện hơn và xử lý tên, tiền tố và hậu tố sẽ tốt hơn nhiều. Nhược điểm là add-on mất một thời gian để tạo các cột mới. Ngoài ra, một số người dùng không muốn phụ thuộc vào tiện ích bổ sung, đặc biệt nếu cần phải trả tiền cho họ.
Nếu bạn quyết định sử dụng Chia văn bản thành Cột, bạn sẽ có kết quả nhanh hơn. Mỗi phần của tên đầy đủ sẽ đi vào các cột khác nhau. Phương pháp này nhanh hơn, nhưng có thể gây rắc rối khi làm tròn tất cả tên cuối cùng hoặc tất cả tên đệm.
Bạn cũng có thể thích sử dụng các công thức thay vì các phương pháp này. Dù bạn tiếp cận theo cách nào, Google Sheets làm cho quá trình này khá đơn giản.
