Google Docs cung cấp cho các nhóm và đồng nghiệp trên toàn thế giới, khả năng cộng tác trong một dự án trực tuyến một cách liền mạch và hiệu quả. Làm việc solo hoặc đồng thời vào bất kỳ thời điểm nào trong ngày bất kể múi giờ.
Cũng xem bài viết của chúng tôi Cách xóa tất cả tài liệu trong Google Docs
Thật là tuyệt. Còn khả năng giao tiếp với nhau thì sao? Bạn có chịu để lại bình luận không?
Đó là một cách để làm điều đó. Không phải là một cách rất tốt mặc dù. Bạn luôn có thể trò chuyện bằng ứng dụng hoặc các nền tảng truyền thông xã hội như Slack hoặc Facebook Messenger. Họ làm việc và rất có khả năng mọi người đều có tài khoản Facebook. Tuy nhiên, bạn có thể tránh tất cả bên thứ ba đó, nhảy xung quanh và trò chuyện ngay tại đó trong Google Doc.
Google Docs cũng có chức năng trò chuyện?
Nó làm! Chỉ cần mở nó lên và gõ. Thích lời nói thành văn bản hơn âm thanh nhấp chuột của bàn phím của bạn? Miễn là bạn có thiết lập micrô trên PC, chỉ cần một vài bước đơn giản để bạn bắt đầu.
Hãy đọc để tìm hiểu làm thế nào bạn có thể trò chuyện trong Google Doc.
Giao tiếp trong Google Docs
Giao tiếp trong Google Doc cực kỳ dễ dàng để đạt được mà không cần sử dụng nguồn hoặc ứng dụng bên ngoài. Trong khi làm việc đồng thời với các đồng nghiệp của bạn, bạn có thể kéo lên một hộp trò chuyện, nhập tin nhắn và gửi nó đi. Bất cứ ai hiện đang làm việc trong Tài liệu sẽ nhận được thông báo tương tự như chức năng trò chuyện được sử dụng để liên lạc mở.
Để bắt đầu sử dụng chức năng trò chuyện:
- Có Google Doc mở trước mặt bạn.
- Bạn cũng sẽ cần một người khác hiện đang làm việc trên Doc cùng lúc hoặc chức năng sẽ không có mặt để sử dụng. Người xem ẩn danh sẽ không được tính là trò chuyện chỉ dành cho những người mà tài liệu được chia sẻ cụ thể.
- Nằm ở phía trên bên phải của cửa sổ, nhấp vào Trò chuyện .
- Nhập bất cứ tin nhắn nào bạn muốn và nhấn nút Gửi hoặc chỉ cần nhấn Enter .
- Khi bạn không còn cần chức năng trò chuyện, bấm Đóng ở góc trên bên phải của cửa sổ trò chuyện.
Khi bạn đóng cửa sổ trò chuyện, bạn vẫn chưa bị xóa khỏi chính cuộc trò chuyện. Tin nhắn vẫn sẽ được nhận khi các cuộc hội thoại tiếp tục. Những người dùng hiện tại trong tài liệu không mở cửa sổ trò chuyện của họ sẽ có một chấm đỏ xuất hiện trên biểu tượng Trò chuyện . Điều này sẽ cho họ biết rằng ai đó đã gửi một tin nhắn mà họ chưa đọc. Những người có cửa sổ trò chuyện mở sẽ nhận được tin nhắn khi họ gõ.
Mọi người hiện đang đăng nhập vào Google Doc đều có thể xem các tin nhắn. Ngoại lệ duy nhất là những người từ các tài khoản ẩn danh. Họ không thể xem cuộc trò chuyện cũng như những người hiện đang tham gia vào một cuộc trò chuyện.
Khi bạn đóng Google Doc hoặc đăng xuất khỏi nó, chúng sẽ tự động bị xóa khỏi trò chuyện. Nếu họ quay lại tài liệu, tất cả các cuộc trò chuyện đã nhận được cũng như tất cả các tin nhắn được gửi khi vắng mặt sẽ không hiển thị.
Trò chuyện sẽ không được lưu và cũng không có cách nào để xuất chúng. Nếu bạn muốn lưu trữ các phiên trò chuyện trước đó, bạn sẽ cần phải làm như vậy bằng cách chụp ảnh màn hình của cuộc trò chuyện. Đối với những người cộng tác thông qua việc sử dụng thiết bị di động, tất cả những gì bạn cần làm là mở tệp. Bạn đã có thể trò chuyện mà không cần thêm bước nào.
Sử dụng lời nói thành văn bản
Trong Google Docs, tất cả những gì bạn cần là một micrô hoạt động và PC để bỏ cuộc trò chuyện cơ bản để có thêm tùy chọn chuyển lời nói thành văn bản rảnh tay. Bạn sẽ có thể tạm dừng và tiếp tục đọc chính tả bất cứ lúc nào thông qua việc sử dụng các lệnh bằng lời nói.
Trước khi bạn bắt đầu:
- Đảm bảo rằng micrô của bạn được thiết lập chính xác và hoạt động đầy đủ.
- Hiện tại, lời nói thành văn bản chỉ khả dụng cho người dùng PC và không hoạt động từ thiết bị di động của bạn.
- Chức năng hoạt động tốt nhất khi giọng nói của bạn phát ra rõ ràng để đảm bảo môi trường làm việc của bạn không có tiếng ồn nền không cần thiết.
Những gì bạn sẽ cần phải làm để bắt đầu sử dụng lời nói thành văn bản:
- Mở Google Doc bên trong Trình duyệt Chrome.
- Từ menu ở trên cùng, nhấp vào Công cụ và sau đó nhập bằng giọng nói
- Một hộp micro sẽ xuất hiện nếu hoạt động. Bạn sẽ cần nhấp vào nó để kích hoạt micrô của bạn để bắt đầu đọc chính tả lời nói thành văn bản.
- Nói rõ ràng và ở tốc độ bình thường để bài phát biểu dễ dàng được chọn và không có lỗi.
- Khi kết thúc với việc đọc chính tả, nhấp vào hộp micrô một lần nữa để tắt.
Nếu bất cứ lúc nào trong bài phát biểu của bạn mà bạn cảm thấy rằng bạn đã mắc lỗi hoặc vấp phải lời nói của mình, bạn có thể sử dụng chuột để sửa nó. Chỉ cần di chuyển con trỏ đến nơi xảy ra lỗi và sửa lỗi trước khi tắt mic.
Khi lỗi đã được sửa, để tiếp tục đọc chính tả, bạn có thể di chuyển con trỏ trở lại nơi bạn rời đi.
Lệnh thoại & chấm câu
Việc sử dụng lệnh thoại chỉ có sẵn bằng tiếng Anh. Cả ngôn ngữ tài khoản và ngôn ngữ cho Google Doc cũng phải được đặt thành tiếng Anh hoặc nó sẽ không hoạt động. Để xem danh sách đầy đủ tất cả các lệnh có sẵn, bạn có thể xem bài viết chính thức của Trung tâm trợ giúp hoặc nói các lệnh bằng giọng nói giúp đỡ vào micro trong khi gõ giọng nói.
Các lệnh có sẵn cho bạn có thể hỗ trợ bạn trong việc chỉnh sửa và định dạng Google Doc khi bạn sử dụng lời nói thành văn bản. Bạn cũng có thể nói dấu câu để đặt nó ở nơi thích hợp. Một danh sách các dấu câu có thể sử dụng và tín hiệu lệnh:
- Giai đoạn = Stage
- Dấu phẩy
- Dấu chấm than
- Dấu chấm hỏi
- Dòng mới
- Đoạn văn mới
Không thể sử dụng chức năng trò chuyện
Bạn và một người dùng khác đều ở trong Google Doc và đang cố gắng liên lạc, nhưng vì một số lý do, biểu tượng Trò chuyện không được tìm thấy. Điều này có thể vì một vài lý do khác nhau:
- Bắt đầu với khả năng không chắc chắn nhất là bạn có thể chưa đủ tuổi. Bạn đã đọc đúng. Nếu bạn hiện chưa đủ mười ba tuổi (có thể khám phá thông qua hồ sơ tài khoản Google Gmail của bạn), tính năng Trò chuyện sẽ tự động tắt.
- Như đã nêu ở trên, người dùng ẩn danh không thể xem hoặc tham gia thảo luận trên Google Docs. Có thể là bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn (hoặc tài khoản không chính xác) hoặc bạn đã bị xóa khỏi dự án. Kiểm tra trước khi phát điên với chủ sở hữu Doc để khởi động bạn mà không cần thông báo trước.
- Quản trị viên có thể tắt tính năng Trò chuyện nếu bạn hiện đang làm việc với G Suite. Sẽ phải xử lý nó với bất cứ ai điều hành bảo mật hệ thống của bạn tại nơi làm việc để kích hoạt nó. Cũng có thể được mời để xem tài liệu bởi một người hiện đang sử dụng G Suite nơi quản trị viên của họ cũng đã tắt Trò chuyện.
