Hầu hết các dịch vụ email áp đặt giới hạn về kích thước của tệp đính kèm email, với giới hạn trung bình khoảng 25MB cho các nhà cung cấp phổ biến như Gmail, Outlook và Yahoo. Người dùng gửi các tệp nhỏ, chẳng hạn như tài liệu văn bản và hình ảnh riêng lẻ, không có khả năng đạt đến giới hạn, nhưng phần lớn người dùng email đã gặp phải giới hạn kích thước tệp ít nhất một lần và đã gặp phải lỗi hoặc bị trả lại email.
Có một số giải pháp để giới hạn kích thước tệp đính kèm email, với nhiều tùy chọn thương mại hiện có sẵn từ các công ty như Dropbox và Citrix ShareFile. Nhưng với một tính năng mới trong OS X Yosemite có tên Mail Drop, Apple hy vọng sẽ làm cho quá trình gửi tệp đính kèm email lớn trở nên đơn giản nhất có thể cho người dùng.
Nói tóm lại, Mail Drop sẽ tự động phát hiện khi người dùng đang cố gửi tệp đính kèm lớn trong ứng dụng OS X Mail và thay vì đính kèm tệp vào thông báo email, Mail Drop sẽ tải tệp lên iCloud một cách an toàn và gửi người nhận email một liên kết mà họ có thể sử dụng để tải về nó.
Yêu cầu và giới hạn thư thả
Bất cứ ai sử dụng bất kỳ ứng dụng thư khách hoặc hệ điều hành nào cũng có thể nhận được liên kết Thả thư và tải xuống tệp đính kèm. Tuy nhiên, để sử dụng Mail Drop để gửi tệp đính kèm email lớn, bạn phải có tài khoản iCloud và sử dụng ứng dụng Apple Mail tích hợp trong OS X Yosemite hoặc ứng dụng web iCloud Mail tại iCloud.com.
Mail Drop linh hoạt và mạnh mẽ hơn nhiều so với tệp đính kèm tệp email tiêu chuẩn và hoạt động với hầu như tất cả các loại tệp, nhưng vẫn còn một số giới hạn mà bạn cần lưu ý:
- Toàn bộ thư email, bao gồm tệp đính kèm Mail Drop và nội dung của thư, phải dưới 5 GB.
- Nếu bạn muốn gửi một thư mục chứa đầy các tệp, bạn sẽ cần nén thư mục trước (trong OS X, nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Nén ). Thư mục không nén có thể được gửi bằng Mail Drop.
- Tổng kích thước của tất cả các tệp đính kèm Mail Drop không thể vượt quá 1TB. Apple giữ các tệp đính kèm Mail Drop trên máy chủ của mình trong 30 ngày, vì vậy hãy nhớ rằng đây là giới hạn cuộn sẽ thay đổi khi nhu cầu gửi của bạn tăng hoặc giảm.
- Apple sẽ giới hạn hoặc ngăn chặn các tệp đính kèm Mail Drop của bạn được tải xuống nếu liên kết Mail Drop được chia sẻ với quá nhiều người. Số lượng người hoặc băng thông chính xác không được chỉ định, nhưng điểm của Apple ở đây là Mail Drop được dự định giới hạn trong việc gửi tệp đính kèm email lớn đến một nhóm người nhận được chọn và không hoạt động như một nền tảng lưu trữ tệp miễn phí.
- Thời gian tải lên tệp đính kèm sẽ thay đổi dựa trên kích thước tệp và tốc độ kết nối Internet ngược dòng của bạn. Mặc dù Apple chỉ gửi một liên kết văn bản đơn giản đến một tệp trong thông báo email, nhưng tệp vẫn cần phải lấy từ máy Mac của bạn đến các máy chủ iCloud. Điều này có nghĩa là có thể mất một thời gian để truyền tệp đó ở cả đầu của bạn (khi bạn tải lên) và kết thúc của người nhận (khi họ tải xuống tệp).
Nếu bạn cần gửi các tệp lớn tới hàng trăm hoặc hàng nghìn người, tốt hơn hết bạn nên sử dụng giải pháp lưu trữ tệp. Đối với hầu hết người dùng chỉ cần lấy tệp Photoshop hoặc mẫu âm thanh cho khách hàng, tuy nhiên, Mail Drop là một giải pháp dễ dàng và miễn phí.
Cách sử dụng thư thả
Để gửi tệp đính kèm lớn qua Mail Drop, hãy mở ứng dụng OS X Mail hoặc đăng nhập vào ứng dụng Mail dựa trên web của iCloud.com. Đối với ảnh chụp màn hình của chúng tôi, chúng tôi đang sử dụng ứng dụng khách dựa trên OS X. Tạo một thông điệp email mới và đính kèm một tệp lớn (chúng tôi đang sử dụng 40 MB PNG của logo TekRevue ).
Với Mail Drop, ứng dụng Mail sẽ tự động phát hiện giới hạn kích thước tệp đính kèm cho dịch vụ email của bạn và thông báo cho bạn rằng tệp bạn đã đính kèm vào email của bạn vượt quá giới hạn đó.
Trong những ngày trước khi Mail Drop (và không có sự trợ giúp của một số dịch vụ hoặc phần mềm bên thứ ba khác), email của chúng tôi sẽ bị trả lại khi chúng tôi cố gửi nó, với máy chủ email thông báo cho chúng tôi rằng tệp đính kèm vượt quá giới hạn kích thước tệp. Tuy nhiên, với Mail Drop, người dùng chỉ cần nhấp vào Send Send, như bình thường và Mail Drop sẽ bật lên và đề nghị chăm sóc tệp đính kèm lớn cho bạn.
Như chúng tôi đã đề cập ở trên, quá trình gửi đi có thể mất một chút thời gian tùy thuộc vào kích thước của tệp đính kèm và tốc độ kết nối Internet của bạn. Tuy nhiên, sau khi hoàn tất, người nhận email của bạn sẽ nhận được một tin nhắn có phần xem trước của tệp (nếu đó là tệp phương tiện như hình ảnh), liên kết đến Tải xuống Tải xuống toàn bộ tệp, Khăn và ngày hết hạn cho liên kết tài liệu tham khảo giới hạn 30 ngày chúng tôi đã đề cập trước đó. Đây là những gì nó trông giống như trong Mozilla Thunderbird trong Windows:
Sau 30 ngày, người nhận vẫn có thể có email gốc trong hộp thư đến của họ, nhưng liên kết để tải xuống phiên bản đầy đủ của tệp sẽ hết hạn và không còn hoạt động. Do đó, nếu bạn đang sử dụng Mail Drop để gửi các tài liệu và tệp quan trọng mà người nhận của bạn có ý định lưu trữ, hãy cho họ biết rằng họ nên tải xuống và lưu tệp đính kèm trước khi hết hạn 30 ngày, và không chỉ đơn giản là gửi email và email iCloud Mail Drop link trong các thư mục email của họ, vì họ sẽ không thể truy xuất toàn bộ tệp từ liên kết tải xuống sau 30 ngày.
