Nếu tổ chức của bạn sử dụng Google Docs hoặc G Suite hoặc bạn làm việc với các tổ chức đó, biết ai đã xem tài liệu nào và khi nào có thể là thông tin hữu ích. Từ việc đảm bảo mọi người đọc một bản nháp, các điều khoản và điều kiện, đệ trình, chính sách và thủ tục mới nhất của bạn hoặc một số tài liệu quan trọng khác, có thể biết ai đã làm gì và khi nào là một thành phần thiết yếu trong mọi tình huống có trách nhiệm.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách cài đặt phông chữ tùy chỉnh cho Google Docs
Cho đến gần đây, bạn không thể thấy ai đã xem Google Doc của bạn. Bạn có thể thấy ai đã chỉnh sửa nó chứ không phải ai chỉ đọc nó. Nếu họ không lưu, chỉnh sửa hoặc để lại nhận xét, bạn sẽ không biết liệu một người cụ thể có đọc phiên bản mới nhất của tài liệu hay không. Ngoài ra, vì bạn có thể chia sẻ Google Docs với quyền chỉ đọc, bạn có thể chia sẻ tài liệu với một số người với mục đích họ xem xét tài liệu nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
Bây giờ, nếu bạn làm việc trong một tổ chức, bạn có thể định cấu hình mọi thứ để bạn có thể xem ai đã xem Google Doc của bạn. Bạn vẫn không thể biết ai đã xem Google Doc của mình nếu bạn sử dụng Google Doc trong phiên bản Google Apps miễn phí.
Google gần đây đã thêm khả năng xem ai đã xem Google Doc của bạn cho G Suite, bao gồm Google Apps và lưu trữ email đáng tin cậy. G Suite rất phổ biến với các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn thiết lập lưu trữ email cho tên miền công ty.
Trình theo dõi hoạt động của G Suite
Nếu bạn sử dụng G Suite trong một tổ chức và bạn đã chia sẻ Google Doc với những người khác để cộng tác hoặc chỉ để đọc tài liệu, bạn có thể sử dụng Trình theo dõi hoạt động để xem lịch sử xem chế độ xem của tập tin Google Doc.
- Mở Google Doc mà bạn muốn xem lịch sử xem
- Sau đó nhấp vào biểu tượng mũi tên xu hướng đi lên ở phía trên bên phải hoặc vào menu thả xuống Công cụ
- Mở Trình giám sát hoạt động
- Tiếp theo, nhấp vào Tất cả người xem cho tab tổ chức của bạn
Quá trình này sẽ cho phép bạn theo dõi các lượt xem trong tài liệu, bao gồm ngày và giờ của lần xem cuối cùng cho mỗi người xem. Nếu bạn không thấy tùy chọn lịch sử xem trong Google Doc, điều đó có nghĩa là bạn đã đăng nhập vào phiên bản Google Docs miễn phí đi kèm với mọi tài khoản Google Apps mà bạn có bằng tài khoản Gmail.
Xu hướng người xem và bình luận
Ngoài việc xem ai đã xem Google Doc của bạn và khi Trình giám sát hoạt động cũng cho phép bạn xem xu hướng khi mọi người xem hoặc nhận xét về tài liệu của bạn.
Xu hướng người xem - hiển thị cho bạn một biểu đồ thanh về số lượng người xem duy nhất trong bất kỳ khoảng thời gian nào bạn chọn từ 7 ngày đến lúc nào đó
Xu hướng Nhận xét - hiển thị cho bạn các biểu đồ thanh của xu hướng nhận xét trong bất kỳ khoảng thời gian nào từ 7 ngày đến giờ
Tắt Lịch sử xem
Bạn có thể tắt tính năng này nếu bạn đang làm việc trên một tệp bí mật hoặc một cái gì đó không dành cho tiêu dùng công cộng. Mặc dù nó không thêm vào sự riêng tư, nhưng đó là một thiết lập để giúp tâm trí thoải mái.
- Mở tài liệu Google
- Nhấp vào mũi tên xu hướng đi lên ở phía trên bên phải của tài liệu của bạn hoặc đi đến Công cụ từ menu thả xuống
- Mở Trình giám sát hoạt động
- Trong Cài đặt tài liệu, bật tắt Hiển thị lịch sử xem của tôi để tài liệu này tắt
Xem ai đã thay đổi Google Doc của bạn
Đếm số lượt xem rất hữu ích cho trách nhiệm giải trình và để đảm bảo những người bạn gửi tài liệu thực sự đọc nó nhưng kiểm soát phiên bản quan trọng hơn. Đặc biệt nếu bạn làm việc trong một ngành công nghiệp quy định. Kiểm soát phiên bản là điều Google Docs đã thực hiện trong một thời gian và sẽ hiển thị ai đã chỉnh sửa tài liệu, lưu hoặc chia sẻ nó.
Nếu bạn quan tâm đến kiểm soát phiên bản hoặc muốn đảm bảo không ai thực hiện thay đổi mà họ không nên khóa tệp, bạn có thể tìm hiểu.
- Mở một tài liệu Google bạn muốn theo dõi
- Chọn Tệp và Lịch sử Phiên bản
- Chọn Xem Lịch sử Phiên bản
Một cửa sổ trượt sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình của bạn hiển thị mỗi lần lưu và chỉnh sửa cho tài liệu được đề cập. Tùy thuộc vào cách bạn đã thiết lập G Suite hoặc Google Docs, bạn cũng có thể xem dữ liệu này bằng cách chọn liên kết 'Chỉnh sửa lần cuối là' 'ở đầu tài liệu. Nó đưa bạn đến chính xác cùng một nơi.
Trong cửa sổ trượt đó, bạn cũng nên có tùy chọn để xem phiên bản trước của tài liệu trước khi chỉnh sửa. Điều này rất cần thiết cho việc kiểm soát phiên bản vì bạn có một bản kiểm toán về những thay đổi đã được thực hiện, khi nào và bởi ai. Nó cũng hữu ích nếu bạn thực hiện một số thay đổi, ngủ trên đó, thay đổi tâm trí của bạn và muốn đẩy chúng trở lại.
Xem ai đã chia sẻ Google Doc của bạn
Bạn cũng có thể xem ai đã chia sẻ Google Doc của bạn và khi nào. Bạn cũng có thể xem các cài đặt chia sẻ để bạn có thể kiểm soát quyền truy cập vào tài liệu của mình tốt hơn.
- Mở Google Drive và chọn biểu tượng 'i' tròn ở trên cùng bên phải
- Chọn Hoạt động từ thanh trượt xuất hiện bên phải
Bạn nên xem liệu Doc được hoặc đã được chia sẻ, ai là người chỉnh sửa tài liệu lần cuối và khi nào hành động cuối cùng được thực hiện trên đó. Nó ngắn gọn nhưng cho bạn biết những gì bạn cần biết.
Bạn cũng có thể kiểm tra từ trong tài liệu bằng cách chọn Chia sẻ. Tên của các cá nhân sẽ xuất hiện trong cửa sổ bật lên. Nếu có nhiều người, chọn một tên và danh sách tất cả các tên sẽ xuất hiện.
Đó là cách xem ai đã xem Google Doc của bạn, thay đổi nó, chia sẻ hoặc tương tác với nó theo bất kỳ cách nào. Nó chỉ hoạt động cho G Suite và Google Docs được đăng ký cho các tổ chức chứ không phải cá nhân nhưng nó hoạt động!
