Bạn có thể lưu tất cả các tin nhắn Gmail của bạn dưới dạng PDF vào ổ cứng của bạn.
Cũng xem bài viết của chúng tôi Cách xóa tất cả thư rác trong Gmail
Khi bạn có tệp PDF của email, bạn có thể dễ dàng chuyển nó, in và xem lại mà không mất bất kỳ tệp đính kèm tệp nội dung nào. Nếu bạn phải sắp xếp hoặc lưu trữ một số email của mình để sử dụng sau này, bạn cũng có thể lưu trữ chúng trong Google Drive.
Có nhiều cách khác nhau để chuyển đổi email của bạn sang PDF và lưu trữ chúng vào Google Drive. Bạn có thể làm mọi thứ thủ công, mất một chút thời gian nhưng không yêu cầu bất kỳ tiện ích mở rộng nào.
Nếu bạn không kiên nhẫn hoặc chỉ thích một cách dễ dàng hơn để giải quyết vấn đề này, có những tiện ích bổ sung có thể giúp bạn.
Chuyển đổi và lưu trữ thủ công
Bạn có thể tự lưu email dưới dạng PDF trên cả máy tính và điện thoại thông minh.
Máy vi tính
Để lưu email của bạn thành PDF, bạn cần cài đặt Sao lưu & Đồng bộ hóa từ Google trên máy tính của mình. Điều này sẽ tạo một thư mục Google Drive riêng trên máy tính của bạn.
- Mở Gmail của bạn trong Chrome.
- Tìm một email mà bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
- Mở email và nhấp vào nút 'In tất cả' (biểu tượng máy in).
- Thiết lập 'Tên máy in' thành 'In thành PDF'. Nhấp vào 'OK' và một cửa sổ mới sẽ mở ra.
- Trong cửa sổ này, tìm thư mục Google Drive của bạn, nhập tên e-mail và bấm 'Lưu'.
- Nhìn vào Google Drive của bạn và bạn sẽ tìm thấy phiên bản PDF của email của mình.
Ngoài ra, trong trường hợp bạn chưa cài đặt Sao lưu & Đồng bộ hóa, bạn có thể lưu tệp PDF ở bất cứ đâu trên ổ đĩa nội bộ của mình và sau đó tải nó lên tài khoản Google Drive theo cách thủ công.
Nhưng nếu bạn có tài khoản Google Drive, sẽ rất tốt nếu có Sao lưu & Đồng bộ hóa trên máy tính của bạn. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng sao lưu tất cả các tệp từ máy tính của mình và tránh mất dữ liệu.
Điện thoại thông minh
Chuyển đổi email thủ công sang PDF trên điện thoại thông minh theo một quy trình tương tự.
- Mở ứng dụng Gmail.
- Xác định vị trí email của bạn.
- Ở phía trên bên phải, nhấn biểu tượng 'Khác' (ba dấu chấm dọc) và nhấn 'In tất cả'.
- Chọn 'Lưu dưới dạng PDF' và nhấn biểu tượng tải xuống màu vàng.
- Nếu bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google Drive của mình, bạn sẽ thấy một tùy chọn để lưu nó ở đó. Bạn cũng có thể lưu nó vào bộ nhớ trong của mình và sau đó chỉ cần tải nó lên Drive.
Chuyển đổi và lưu trữ thông qua tiện ích bổ sung Chrome
Nếu bạn thấy mệt mỏi theo cách thủ công, bạn chỉ cần sử dụng tiện ích mở rộng Chrome giúp tải xuống các tệp PDF chỉ bằng một cú nhấp chuột. Đây là cách bạn làm điều đó:
- Truy cập trang Lưu email vào tiện ích mở rộng Google Drive trên Cửa hàng Chrome trực tuyến.
- Nhấp vào 'Thêm vào Chrome'. Tiện ích mở rộng sẽ cài đặt trên trình duyệt của bạn.
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn, kiểm tra các tin nhắn bạn muốn lưu vào PDF và nhấp vào biểu tượng Google Drive nhỏ ở trên.
- Từ menu thả xuống, chọn 'Lưu mỗi cuộc hội thoại vào một tệp PDF riêng biệt'.
Các email bạn đã chọn sẽ xuất hiện trên Google Drive dưới dạng tệp PDF. Trước đó, bạn có thể được nhắc cấp phép tiện ích mở rộng và cấp cho nó quyền truy cập vào Google Drive. Nếu vậy, hãy nhấp vào 'Thêm tài khoản Google Drive' và chờ để được chuyển hướng đến Drive của bạn. Khi đó, hãy nhấp vào nút 'Cho phép' màu xanh ở góc dưới bên phải và bạn sẽ được đưa trở lại hộp thư đến của mình. Từ giờ trở đi, tất cả tin nhắn của bạn sẽ được lưu trực tiếp vào Google Drive.
Tiện ích mở rộng này miễn phí sử dụng nếu bạn muốn lưu tối đa 50 email mỗi tháng. Nếu bạn muốn tải xuống nhiều hơn, bạn có thể cần phải chọn phiên bản cao cấp.
Tiện ích mở rộng không sử dụng bất kỳ máy chủ hoặc bộ chuyển đổi bên thứ ba nào. Do đó, nó không vi phạm quyền riêng tư của bạn, vì vậy bạn không phải lo lắng khi chuyển đổi thư của mình sang PDF.
Lưu trữ nhiều email trong một tệp PDF
Nhờ tiện ích mở rộng này, bạn có thể thêm nhiều email vào chỉ một tệp PDF và lưu trữ. Điều này có nghĩa là ngay cả với phiên bản miễn phí, bạn có thể lưu hơn 50 email, nhưng bạn sẽ phải sắp xếp chúng thành một tệp PDF lớn.
Đây là cách bạn làm điều đó:
- Khi bạn cài đặt tiện ích mở rộng, hãy tìm tất cả các email mà bạn muốn lưu cùng nhau.
- Chọn tin nhắn bằng cách nhấp vào các hộp kiểm bên cạnh mỗi hộp.
- Nhấp vào biểu tượng Google Drive và từ menu thả xuống, chọn 'Hợp nhất tất cả các cuộc hội thoại thành một tệp PDF'.
- Bạn sẽ tìm thấy một tệp PDF với các cuộc hội thoại đã chọn trong Google Drive.
Với tất cả các email từ một liên hệ có sẵn trong một tệp PDF, việc tìm một mẩu thông tin cụ thể sẽ dễ dàng hơn nhiều so với sử dụng chức năng tìm kiếm của Gmail và phải mở hàng tá thư để tìm những gì bạn cần.
Đơn giản mà hiệu quả
Cả hai phương pháp này đều đơn giản, cho dù bạn muốn lưu tệp PDF theo cách thủ công hay bạn thích sử dụng tiện ích mở rộng. Chuyển đổi email của bạn thành PDF và sắp xếp chúng trên Drive có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian, đặc biệt là khi tìm kiếm một số tin nhắn quan trọng bạn đã nhận được một lúc trước. Không chỉ vậy mà bạn cũng sẽ có bản sao lưu tất cả các tin nhắn quan trọng của mình trong trường hợp bạn vô tình xóa một trong số chúng.
