Nếu bạn sử dụng Google Sheets cho doanh nghiệp hoặc cho một tổ chức, việc khóa hoặc bảo vệ tài sản là chìa khóa. Sửa đổi hoặc xóa ngẫu nhiên, thay đổi độc hại hoặc lỗi chung hoặc lỗi đều có thể khiến bạn mất việc và trong khi Google giữ bản sao lưu của nó, vẫn còn lãng phí thời gian. Nếu bạn muốn hạn chế chỉnh sửa cho các ô cụ thể hoặc bảo vệ các khía cạnh khác của Google Sheets, hướng dẫn này là dành cho bạn.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách hiển thị ngày hôm nay trong Google Sheets
Google Sheets tương đương với Excel và cung cấp một số công cụ bảng tính cơ bản nhưng vẫn mạnh mẽ trong đám mây. Tôi sử dụng Google Sheets và Docs rất nhiều. Mặc dù không có gì để xem xét, chúng chứa tất cả các công cụ cần thiết cho năng suất. Chúng có thể không chuyên sâu như Office hoặc có khả năng nhiều chức năng nhưng trừ khi bạn là kế toán viên hoặc người quản lý dự án, bạn sẽ không sử dụng một nửa các công cụ đi kèm với Office.
Có một số cách để bảo vệ công việc của bạn trong Google Sheets. Tôi sẽ chỉ cho bạn một số trong số họ.
Khóa các ô trong Google Sheets
Để hạn chế chỉnh sửa cho các ô cụ thể trong Google Sheets, bạn khóa chúng. Theo cách đó, chỉ bạn hoặc ai đó bạn thêm vào danh sách được phê duyệt mới có thể sửa đổi các ô đó. Tất cả những người có quyền xem và xem chúng nhưng không sửa đổi chúng. Đó là một cách thực tế để kiểm soát ai làm gì với tài liệu của bạn.
Có hai cách chính để làm điều này. Bạn có thể chọn các ô và khóa chúng hoặc chọn toàn bộ trang tính và thêm ngoại lệ. Tôi sẽ chỉ cho bạn phương pháp đầu tiên ở đây và phương pháp ngoại lệ trong một phút.
- Mở trang tính của bạn và chọn phạm vi ô bạn muốn khóa.
- Chọn Dữ liệu và các tờ và phạm vi được bảo vệ. Một thanh menu sẽ xuất hiện ở bên phải.
- Đặt tên khóa có ý nghĩa và chọn Đặt quyền.
- Chọn Hạn chế người có thể chỉnh sửa phạm vi này và đặt thành Chỉ bạn hoặc thêm người khác từ tùy chọn Tùy chỉnh.
- Chọn Xong sau khi hoàn thành.
Bạn có thể thêm người khác bằng địa chỉ Gmail của họ hoặc chọn từ danh sách tùy thuộc vào cách bạn thiết lập Google Sheets. Sau khi hoàn thành, các ô bạn chỉ định sẽ bị khóa với bất kỳ ai trừ những người bạn cho phép. Khóa là vô hình cho đến khi ai đó cố gắng sửa đổi nó không có trong danh sách.
Nếu bạn không muốn khóa hoàn toàn các ô, thay vào đó bạn có thể hiển thị thông báo cảnh báo. Điều này cho phép bạn thông báo cho người chỉnh sửa rằng (các) ô họ sắp chỉnh sửa là quan trọng và phải hết sức cẩn thận.
- Mở trang tính của bạn và chọn phạm vi ô bạn muốn khóa.
- Chọn Dữ liệu và các tờ và phạm vi được bảo vệ. Một thanh menu sẽ xuất hiện ở bên phải.
- Đặt tên cho khóa và chọn Đặt quyền.
- Chọn Hiển thị cảnh báo khi chỉnh sửa phạm vi này.
- Chọn Xong.
Với cài đặt này, bất kỳ ai sắp sửa chỉnh sửa ô được bảo vệ sẽ thấy cảnh báo bật lên thông báo cho họ 'Cảnh giác! Bạn đang cố gắng chỉnh sửa một phần của trang tính này không nên thay đổi một cách tình cờ. Chỉnh sửa nào? ' Ngoài ra còn có một nút OK cụ thể để đảm bảo nhân đôi trình soạn thảo thực sự muốn thay đổi ô. Điều này rất hữu ích để nhắc nhở những người bạn tin tưởng chỉnh sửa Trang tính của mình rằng những ô cụ thể đó cần được chăm sóc thêm.
Khóa toàn bộ Google Sheet
Nếu khóa các ô không đủ, bạn có thể khóa toàn bộ Google Sheet để chỉ đọc cho mọi người trừ những người dùng được chấp thuận. Nó tuân theo một quy trình tương tự như trên nhưng làm cho toàn bộ trang tính không thể chạm tới hơn là các ô cụ thể. Nếu bạn đang trình bày hoặc chia sẻ Trang tính của mình và không muốn nó bị rối tung, đây là cách bạn bảo vệ nó.
- Mở tờ bạn muốn khóa.
- Chọn Dữ liệu và các tờ và phạm vi được bảo vệ. Một thanh menu sẽ xuất hiện ở bên phải.
- Chọn chuyển đổi Trang tính thay vì Phạm vi.
- Chọn bảng cụ thể với nút radio nếu có nhiều hơn một.
- Chọn Đặt quyền và thêm người dùng có thể chỉnh sửa.
- Chọn Xong.
Bạn có thể sử dụng cách sắp xếp tương tự như khóa di động liên quan đến khóa hoặc cảnh báo. Nó sử dụng thiết lập tương tự như trên vì vậy tôi sẽ không làm bạn nhàm chán bằng cách lặp lại nó.
Thêm ngoại lệ ô vào Bảng bị khóa
Tôi đã đề cập ở trên rằng có một cách thứ hai để khóa các ô và đó là khóa toàn bộ Trang tính nhưng thêm các ô làm ngoại lệ. Nếu bạn có một bảng lớn và chỉ có một hoặc một vài ô để khóa, đây có thể là cách đơn giản nhất để làm điều đó. Đây là cách thực hiện:
- Thực hiện theo quy trình trên để khóa toàn bộ Google Sheet nhưng dừng trước Bước 6.
- Chọn Ngoại trừ một số ô nhất định bên dưới bộ chọn Trang tính.
- Thêm các ô bạn muốn vẫn có thể chỉnh sửa trong hộp bên dưới. Tiếp tục cho đến khi tất cả các tế bào được bao gồm.
- Chọn Đặt quyền và tiến hành từ đó.
Bạn có thể thêm các phạm vi riêng lẻ bằng cách chọn một nhóm và sau đó chọn liên kết Thêm một phạm vi khác bên dưới. Bạn có thể lặp lại nhiều như thực tế để bảo mật hoàn toàn Bảng của bạn.
