Các ô Excel có thể bao gồm nhiều khoảng trống nếu bạn sao chép và dán dữ liệu từ các trang web hoặc tài liệu khác vào bảng tính của mình. Tất nhiên, bạn có thể chỉnh sửa thủ công từng ô để xóa khoảng cách trống theo yêu cầu. Tuy nhiên, điều đó có thể mất một lúc nếu có nhiều ô bao gồm khoảng cách trống mở rộng. Tốt hơn hết là xóa khoảng cách trong các ô bằng một số chức năng và công cụ của Excel. Đây là cách bạn có thể xóa khoảng trắng trong bảng tính Excel bằng TRIM, SUBSTITUTE, công cụ Tìm và Thay thế và bổ trợ Kutools.
Xem thêm bài viết của chúng tôi Cách tính ngày giữa hai ngày trong Excel
Hàm TRIM
TRIM là một hàm Excel loại bỏ hầu hết khoảng cách từ một chuỗi văn bản ngoại trừ khoảng cách đơn. Vì vậy, đây là một chức năng tốt để loại bỏ tất cả các không gian hàng đầu và dấu trong các ô với. Tuy nhiên, nó không hoạt động với các ký tự không gian không phá vỡ ().
Ví dụ: mở bảng tính Excel trống và nhập '5634 525626' vào ô B2 với hai khoảng trắng ở đầu, ba khoảng trắng giữa các số và hai khoảng trắng ở cuối. Sau đó bấm vào ô C2 và nhấn nút fx để mở cửa sổ Chèn Hàm. Chọn TRIM và nhấn OK để mở cửa sổ bên dưới.
Nhấn nút tham chiếu ô của trường Văn bản và chọn B2. Nhấn nút OK để đóng cửa sổ. Điều đó sẽ loại bỏ tất cả các khoảng trắng ở đầu và cuối và hai trong số các khoảng trắng giữa các số.
Để xóa khoảng cách trong nhiều ô cột, bạn có thể sao chép hàm TRIM sang các ô liền kề. Đầu tiên, chọn C2 và nhấn phím nóng Ctrl + C. Sau đó, bạn nên nhấp chuột trái vào góc dưới bên phải của C2 và kéo hình chữ nhật qua các ô khác để sao chép hàm vào chúng như bên dưới.
Hàm SUBSTITUTE
SUBSTITUTE là một chức năng tốt hơn nếu bạn cần xóa tất cả khoảng cách khỏi các ô. Hàm này thay thế văn bản hoặc giá trị số bằng dữ liệu thay thế, nhưng bạn cũng có thể xóa tất cả khoảng cách trống với nó. Cú pháp SUBSTITUTE là: SUBSTITUTE (văn bản, văn bản cũ, văn bản mới, ) .
Để thêm SUBSTITUTE vào bảng tính của bạn, chọn ô D2 và nhấn nút fx . Chọn SUBSTITUTE từ cửa sổ Chèn Hàm. Nhấn OK để mở cửa sổ ngay bên dưới.
Nhấn nút tham chiếu ô của trường Văn bản. Chọn ô bạn đã nhập 5634 525626, là B2. Sau đó, nhập vào bộ dữ liệu trong hộp Old lòng và nhập vào bộ dữ liệu trong hộp văn bản như trong hình dưới đây.
Bây giờ nhấn nút OK để thêm chức năng vào bảng tính. Điều đó sẽ xóa tất cả các khoảng cách từ văn bản trong ô B2 như dưới đây. Bạn có thể sao chép chức năng sang các ô khác giống như TRIM.
Công cụ Tìm và Thay thế
Tìm và thay thế là một công cụ tương tự như hàm SUBSTITUTE. Nó tìm và thay thế văn bản trong các ô. Bạn cũng có thể xóa khoảng cách hàng đầu, dấu và khoảng cách giữa các văn bản trong một phạm vi các ô được chọn bằng công cụ. Ưu điểm của công cụ Tìm và Thay thế là bạn có thể xóa các khoảng trắng trực tiếp khỏi các ô mà không cần thêm các cột bảng tính bổ sung cho các hàm.
Đầu tiên, nhập các số '435 789' trong ô B3 với hai khoảng trắng ở đầu và hai dấu cách cộng với ba khoảng trắng giữa các giá trị. Chọn B3 và nhấn phím nóng Ctrl + H để mở cửa sổ Tìm và Thay thế được hiển thị ngay bên dưới. Thông thường, bạn sẽ nhập văn bản để thay thế trong hộp Tìm gì và sau đó nhập thay thế trong Thay thế bằng. Để xóa khoảng cách khỏi ô đã chọn, nhấn Space hai lần trong hộp văn bản Tìm gì.
Nhấn nút Thay thế Tất cả . Một cửa sổ hộp thoại bật lên thông báo cho bạn rằng Excel đã thực hiện một số thay thế. Nhấn OK để đóng cửa sổ đó. Bây giờ B3 sẽ chỉ bao gồm một khoảng trắng giữa hai số không có khoảng cách đầu hoặc cuối.
Để xóa tất cả khoảng cách ô bằng công cụ Tìm và Thay thế, chọn lại B3 và nhấn Ctrl + H. Bây giờ hãy nhập một khoảng trắng trong hộp văn bản Tìm gì. Trường Thay thế bằng không được bao gồm bất kỳ khoảng cách. Điều đó sẽ loại bỏ một khoảng trống còn lại trong B3 khi bạn nhấn Thay thế tất cả .
Xóa không gian bằng Kutools
Kutools là một trong những tiện ích bổ sung tốt nhất của Excel, được bán lẻ ở mức 39 đô la trên trang web này. Kutools cũng bao gồm một công cụ Remove Spaces để xóa khoảng cách ô. Nếu bạn đã cài đặt tiện ích bổ sung đó, hãy chọn một phạm vi ô để xóa khoảng cách. Sau đó nhấp vào tab Kutools trong Excel, Văn bản và chọn Xóa Không gian khỏi menu. Điều đó sẽ mở một cửa sổ Xóa không gian từ đó bạn có thể chọn Tất cả các khoảng trắng để xóa khoảng cách. Ngoài ra, bạn cũng có thể chọn các tùy chọn để xóa khoảng cách hàng đầu, dấu hoặc dư thừa.
Vì vậy, Excel có một vài chức năng, công cụ và tiện ích bổ sung để xóa khoảng cách khỏi các ô của bảng tính. Chúng chắc chắn sẽ có ích để xóa định dạng không gian khỏi nội dung ô đã dán. Để biết thêm chi tiết về cách xóa khoảng trắng thừa trong các ô, hãy xem video YouTube này.
