Quản lý tài liệu là một trong những điều quan trọng nhất trong SharePoint. Trong kinh doanh, tài liệu thường phát triển mọi thứ. Họ có thể bắt đầu trên OneDrive for Business và kết thúc tại Trang web nhóm của tổ chức. Các tài liệu thường thay đổi vị trí, vì vậy việc biết các phần trong và ngoài của tài liệu di chuyển trong SharePoint là rất quan trọng.
Nhiều cách để làm điều đó
đường dẫn nhanh
- Nhiều cách để làm điều đó
- 1. File Explorer
- 2. Di chuyển đến / Sao chép vào
- 3. Quản lý nội dung và cấu trúc
- 4. Trình tổ chức nội dung
- 5. Công cụ di chuyển SharePoint
- 6. Sản phẩm của bên thứ ba
- 7. Giải pháp tùy chỉnh
- Chọn phương pháp của bạn
Mọi người đã làm việc trong SharePoint đều biết rằng có nhiều cách để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Di chuyển tài liệu cũng không ngoại lệ. Việc bạn kết thúc bằng File Explorer hay Công cụ di chuyển phụ thuộc vào một số yếu tố, chẳng hạn như số lượng tài liệu được di chuyển, tầm quan trọng của việc lưu giữ lịch sử phiên bản, siêu dữ liệu và hơn thế nữa.
1. File Explorer
Để di chuyển tài liệu bằng File Explorer, hãy mở cả thư viện tài liệu đích và thư viện (không thành vấn đề nếu đó là cùng một trang). Chọn File Explorer trong menu thả xuống. Điều này mở ra một cái nhìn thám hiểm cho mỗi thư viện. Sử dụng kéo - & - thả để di chuyển các mục giữa hai chế độ xem thám hiểm.
Bạn có thể di chuyển cả thư mục và tệp và giữ lại các loại nội dung nếu cả vị trí nguồn và đích đều có loại nội dung được xác định. Phương pháp này cũng giữ lại siêu dữ liệu tùy chỉnh nếu cả hai vị trí nguồn và đích được xác định bằng cùng một siêu dữ liệu.
Tuy nhiên, quy trình này là thủ công và nó giống bản sao hơn là di chuyển, điều đó có nghĩa là bạn phải xóa các mục nguồn sau khi di chuyển. Nó không giữ lại lịch sử phiên bản hoặc được tạo, tạo bởi, sửa đổi và sửa đổi bởi các thuộc tính.
2. Di chuyển đến / Sao chép vào
Mặc dù hữu ích và đơn giản, các lệnh Di chuyển đến và Sao chép vào chỉ có sẵn trên SharePoint Online. Tùy chọn này cho phép bạn di chuyển tài liệu từ OneDrive for Business hoặc SharePoint đến đích trong SharePoint hoặc OneDrive. Chọn tệp và nhấp vào một trong hai lệnh. Tùy chọn Move to sẽ di chuyển tài liệu của bạn với siêu dữ liệu và bảo vệ lịch sử phiên bản sang một thư mục khác trong cùng một thư viện, đến một thư viện khác hoặc đến một trang web khác.
Phương pháp này là hoàn hảo cho người dùng cuối, vì nó đơn giản và dễ hiểu. Nó cho phép bạn sao chép và di chuyển cả tập tin và thư mục. Điều tốt nhất là nó giữ lại các loại nội dung, lịch sử phiên bản siêu dữ liệu tùy chỉnh và được tạo, tạo bởi, sửa đổi và sửa đổi bởi các thuộc tính. Tuy nhiên, lệnh Copy to chỉ giữ lại phiên bản mới nhất - nhược điểm chính rõ ràng là phương pháp này là độc quyền cho SharePoint Online.
3. Quản lý nội dung và cấu trúc
Nếu bạn bật tính năng cơ sở hạ tầng xuất bản của SharePoint Server, bạn sẽ có thể thấy liên kết Quản lý nội dung và cấu trúc khi bạn điều hướng đến Quản trị trang . Sử dụng tính năng này, bạn có thể di chuyển / sao chép tài liệu. Đây là một trong những bản hack tốt nhất sẽ giúp bạn di chuyển đồng thời nhiều tài liệu trong khi vẫn giữ lại lịch sử phiên bản, được tạo, tạo bởi, sửa đổi và sửa đổi bởi các thuộc tính. Loại nội dung và siêu dữ liệu cũng được giữ lại bằng phương pháp này.
Tuy nhiên, bạn sẽ phải bật tính năng xuất bản. Thậm chí sau đó, bạn sẽ không thể di chuyển nhiều thư mục. Có lẽ nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là bạn phải là chủ sở hữu trang web để sử dụng nó. Ồ, và nó chỉ hoạt động trong một trang web duy nhất.
4. Trình tổ chức nội dung
Chỉ cần kích hoạt tính năng Trình tổ chức nội dung và sau đó chọn quy tắc định tuyến mà bạn muốn sử dụng và đặt tài liệu mà bạn muốn chuyển vào thư viện thả xuống. Phương pháp này cũng cho phép bạn di chuyển tài liệu đến bất kỳ trang web nào khác. Phải mất một thời gian để cấu hình, nhưng bạn chỉ phải thực hiện một lần. Nó cũng giữ lại các loại nội dung và siêu dữ liệu tùy chỉnh.
Mặc dù nó không giữ lại lịch sử phiên bản và yêu cầu quản trị viên, nhưng nó có một tính năng hữu ích cho phép bạn định tuyến tài liệu của mình vào một thư mục.
5. Công cụ di chuyển SharePoint
Microsoft biết rằng việc di chuyển tài liệu trong SharePoint có thể hơi khó khăn. Đây là lý do tại sao công ty đã đưa ra Công cụ di chuyển SharePoint miễn phí. Công cụ này xử lý mọi thứ từ di chuyển từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn có thể bao gồm các tệp, thư mục và thậm chí cả danh sách từ trang SharePoint của bạn. Các mục được chuyển sang OneDrive hoặc SharePoint.
Lợi ích rõ ràng nhất của phương pháp này là khả năng xử lý các di chuyển lớn của công cụ. Nó cũng rất tùy biến và giữ lại lịch sử phiên bản. Tuy nhiên, nó không tương thích với các phiên bản SharePoint trước năm 2013. Ngược lại, một số sản phẩm di chuyển của bên thứ ba có thể tùy chỉnh nhiều hơn.
6. Sản phẩm của bên thứ ba
Hầu hết các sản phẩm di chuyển tài liệu của bên thứ ba chất lượng không miễn phí, nhưng chúng có xu hướng thực hiện tuyệt vời, đặc biệt là đối với di chuyển quy mô lớn. Họ có xu hướng có thể mở rộng và tùy biến cao. Hầu hết các sản phẩm này có khả năng giữ lại mọi thứ, bao gồm các loại nội dung, siêu dữ liệu, tất cả các thuộc tính và lịch sử phiên bản.
Mặt khác, phương pháp này không tốn tiền. Khi bạn xem xét thực tế rằng bạn đang trả tiền cho một công cụ sẽ giúp bạn di chuyển tài liệu, bạn sẽ bắt đầu tự hỏi tại sao SharePoint không đi kèm với tùy chọn thân thiện với người dùng. Một nhược điểm khác ở đây là các sản phẩm của bên thứ ba yêu cầu quản trị viên cấu hình và chạy chúng.
7. Giải pháp tùy chỉnh
Cuối cùng, bạn có thể mã hóa giải pháp tùy chỉnh của riêng mình thông qua nhiều kỹ thuật như API REST. Người dùng cuối không phải định tuyến bất cứ điều gì, bạn có thể tùy chỉnh bao nhiêu tùy thích và bạn có thể đảm bảo rằng mọi thứ được giữ lại trong tài liệu. Mặt khác, bạn phải có khả năng viết mã và dành thời gian viết và duy trì mã, điều này có thể đặc biệt khó khăn trong thời gian cập nhật sản phẩm.
Chọn phương pháp của bạn
Thậm chí còn có nhiều phương pháp để di chuyển tài liệu trong SharePoint, nhưng chúng sẽ đáp ứng hầu hết các nhu cầu của bạn. Trước tiên hãy xem xét những gì bạn cần và sẽ sớm biết chính xác nên sử dụng phương pháp nào cho từng phương pháp.
Bạn thích phương pháp nào trong số những phương pháp này? Bạn đã sử dụng nhiều hơn một? Bàn luận.
