Google Docs là một cách mang tính cách mạng để quản lý các tệp và tài liệu trong thời đại hiện đại. Nó cho phép bạn cộng tác tức thời với những người dùng khác nhau đồng thời cung cấp quyền truy cập thông tin từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Cũng xem bài viết của chúng tôi Cách xóa tất cả tài liệu trong Google Docs
Tuy nhiên, khi làm việc trong Google Docs - đặc biệt là nếu bạn đang quản lý các tệp này mỗi ngày - điều quan trọng là bạn phải tổ chức một cách đáng kinh ngạc. Nếu bạn không, bạn có nguy cơ mất dữ liệu quan trọng và lãng phí thời gian để tìm kiếm những thứ mà bạn có thể tìm thấy ngay lập tức.
Để trợ giúp với tổ chức trong Google Docs, bạn muốn sử dụng các thư mục. Các thư mục rất hay vì chúng giúp bạn nhóm các ý tưởng chủ đề khác nhau thành một phân khúc kỹ thuật số. Bạn có thể sử dụng chúng để sắp xếp theo nơi làm việc, khái niệm, danh mục, v.v. Tuy nhiên, Google Docs thực sự không thể tự tạo các thư mục. Thay vào đó, bạn thực sự đang tạo chúng trong Google Drive - một hệ thống liên kết trực tiếp với phần mềm Google khác. Đừng lo lắng; quá trình này vẫn cực kỳ đơn giản
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tạo một thư mục trong Google Drive để sắp xếp Google Docs của bạn.
Cách tạo thư mục trong Google Drive
Để tạo một thư mục trong Google Drive, bạn sẽ muốn mở trình duyệt ưa thích của mình. Sau đó, điều hướng đến Google Drive, đăng nhập và bạn sẽ có quyền truy cập vào tất cả các tệp và tài liệu của mình trước mặt bạn.
Từ đây, bạn có thể tạo một tài liệu mới để sắp xếp hoặc chọn những tài liệu bạn đã có cần đặt.
Tổ chức trong tài liệu
Nếu bạn đang ở trong tài liệu Google Docs, bạn có thể tìm đến khóa thư mục bên cạnh tiêu đề. Từ đó, bạn được cung cấp tùy chọn đặt tên thư mục mới hoặc thêm tài liệu vào thư mục hiện có. Nếu bạn muốn thêm vào một thư mục hiện có, nhấp vào thư mục được chỉ định và chọn Di chuyển ở đây, và tài liệu sẽ được đặt trong không gian lưu trữ kỹ thuật số.
Tổ chức hết tài liệu
Như bạn có thể biết, Google Drive quản lý Google Docs, Google Sheets và Google Slides. Điều này cho phép bạn sắp xếp cả ba phân đoạn và ý tưởng chủ đề thành một.
Khi bạn ở trong Google Drive nhưng không có trong bất kỳ tài liệu cụ thể nào, bạn sẽ có mặt trong danh sách tất cả các tệp của mình. Để sắp xếp chúng, đi lên trên cùng bên trái và chọn nút Mới Mới. Từ danh sách thả xuống đó, hãy cuộn xuống phân đoạn của Thư mục, và một cái mới sẽ xuất hiện. Đặt tên cho thư mục và nó sẽ hiển thị trong danh sách tài liệu của bạn.
Danh sách đặt các thư mục cao hơn các tệp, vì vậy hãy ghi nhớ điều đó. Trong menu này, bạn có một vài lựa chọn khác nhau cho tổ chức. Bạn có thể kéo dữ liệu của mình lên trên cùng của các thư mục và nó sẽ đặt chúng vào đó. Hoặc, bạn có thể nhấp chuột phải vào một tệp và chọn Di chuyển đến, và nó sẽ cung cấp một danh sách các thư mục bạn có thể di chuyển tài liệu vào.
Cả hai đều cực kỳ nhanh chóng và mỗi cách sẽ thực hiện chính xác những gì bạn cần làm: sắp xếp các tệp và tài liệu của bạn.
Quản lý thư mục
Khi bạn đã sắp xếp các tệp của mình, bạn có thể nhập một cấp độ mới để dọn dẹp: sắp xếp các thư mục.
Bạn có thể sao chép và dán các thư mục, di chuyển chúng vào các thư mục con, xóa chúng và hơn thế nữa. Để quản lý thư mục, chỉ cần nhấp chuột phải vào thư mục trong danh sách và chọn tùy chọn nào bạn muốn từ hộp thả xuống kết quả.
Các thư mục cũng giúp chia sẻ các nhóm tài liệu với người dùng khác dễ dàng hơn. Thay vì tự chia sẻ từng tệp, bạn có thể tạo một thư mục để chồng các tài liệu khác nhau bên trong và cho phép người khác quản lý nó. Bằng cách chia sẻ liên kết đó, người dùng có quyền truy cập có thể tải lên các tài liệu mới, truy cập những người khác và hơn thế nữa trong thời gian thực. Bạn không còn phải đợi tài liệu tải lên và sau đó chia sẻ thủ công sau khi chờ đợi tất cả thời gian đó - một khiếu nại phổ biến với các cộng tác viên Google Drive thường xuyên.
Khả năng bên ngoài
Bạn cũng có thể mở các thư mục Drive trong các ứng dụng khác như ứng dụng trò chuyện doanh nghiệp, Slack hoặc ứng dụng quản lý, Airtable. Các thư mục cũng có thể có các màu khác nhau và bạn có thể gắn dấu sao để truy cập dễ dàng hơn. Khả năng tổ chức các tệp Google Drive của bạn là vô tận.
Bây giờ bạn đã biết cách sắp xếp các tệp Google Drive của mình, hãy đảm bảo rằng bạn dành thời gian để tìm ra quy trình tốt nhất cho bạn. Một số người thích các thư mục khác nhau cho mọi thứ, trong khi những người khác thích gộp các nhóm lớn vào một thư mục có các thư mục con trong đó. Dù bằng cách nào, hệ thống tổ chức tuyệt vời của Google Drive sẽ cung cấp cho bạn các công cụ để giúp công việc của bạn tiến lên phía trước thay vì dành thời gian tìm kiếm các tài liệu và tệp khác nhau.
