Google cung cấp cho người dùng một dịch vụ trực tuyến, Google Docs, cho phép họ tạo, chia sẻ và lưu nhiều loại tài liệu. Các tài liệu đang trực tuyến làm cho nó để các nỗ lực hợp tác trở nên liền mạch và hiệu quả hơn giữa nhiều người tham gia. Bạn có thể cung cấp quyền truy cập cho bất kỳ người dùng nào bằng email, Gmail hoặc cách khác, để tham gia vào một tài liệu cụ thể. Những người được mời có thể làm một vài điều khác nhau tùy thuộc vào quyền truy cập được cung cấp.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách chia Google Docs thành các cột
Chỉnh sửa - Cung cấp quyền này cho người nhận khả năng thay đổi tài liệu. Người dùng có thể chỉnh sửa cũng có thể bình luận và xem tài liệu.
Nhận xét - Những người có quyền này có thể để lại nhận xét trên tài liệu, nhưng không thể tự chỉnh sửa tài liệu.
Chế độ xem - Người dùng có thể xem chỉ được cấp quyền truy cập cho mục đích quan sát. Họ không thể chỉnh sửa hoặc để lại nhận xét.
Đôi khi, những người bạn đã cấp quyền truy cập với quyền Chỉnh sửa, có thể gây ra sự cố không lường trước trong tài liệu hoặc quyết định rời khỏi dự án vì bất kỳ lý do gì. Khi một cái gì đó như thế này xảy ra, việc thu hồi quyền đối với tài liệu là điều tự nhiên.
Nếu bạn đang tìm cách loại bỏ ai đó khỏi liên quan đến tài liệu được chia sẻ của bạn, thì bài viết này đã giúp bạn được bảo vệ. Tôi sẽ xem xét những gì cần thiết để rút quyền truy cập của người dùng, từ chối cho họ liên kết đến dự án, xóa dự án với những người dùng khác được đính kèm, cũng như ngăn người dùng liên quan tải xuống, sao chép và chia sẻ tài liệu với người khác.
Xóa người dùng khỏi tài liệu Google được chia sẻ
đường dẫn nhanh
- Xóa người dùng khỏi tài liệu Google được chia sẻ
-
- Ngừng chia sẻ với người dùng được mời:
- Ngừng chia sẻ liên kết:
- Ngăn chặn tệp chia sẻ của bạn khỏi bị chia sẻ với người khác
- Cấm tải xuống và in một tập tin được chia sẻ
- Để ngăn chặn điều này xảy ra:
- Xóa một tệp được chia sẻ khi bạn là chủ sở hữu (hoặc không)
- Để tự đá mình từ Google Doc:
-
Có hai cách để chia sẻ Google Doc với những người dùng trực tuyến khác; thư điện tử hoặc liên kết trực tiếp. Cách ai đó được mời sẽ rất quan trọng đối với cách bạn khởi động họ từ đó.
Ngừng chia sẻ với người dùng được mời:
- Mở Google Docs hoặc Google Drive trong trình duyệt internet của bạn. Google Chrome được ưa thích vì lý do rõ ràng nhưng bất kỳ trình duyệt nào cũng nên làm.
- Chọn và tô sáng tệp hoặc thư mục trong Google Drive mà bạn đang chia sẻ. Đối với Google Docs, bạn sẽ cần mở tệp được chia sẻ trực tiếp.
- Biểu tượng Chia sẻ sẽ khác nhau tùy thuộc vào cách bạn quyết định chọn tệp hoặc thư mục.
- Trong Google Drive, biểu tượng Chia sẻ trông giống như hình người với dấu + bên cạnh và được đặt ở phía bên phải của menu thả xuống của My My Drive ở trên cùng.
- Khi Google Doc mở, bạn có thể tìm thấy nút Chia sẻ màu xanh ở gần phía trên bên phải màn hình.
- Trong Google Drive, biểu tượng Chia sẻ trông giống như hình người với dấu + bên cạnh và được đặt ở phía bên phải của menu thả xuống của My My Drive ở trên cùng.
- Từ cửa sổ Chia sẻ với những người khác Cửa sổ bật lên, đặt và nhấp vào Nâng cao ở phía dưới bên phải.
- Xác định vị trí người dùng mà bạn muốn xóa quyền chia sẻ từ bên trong Phần Ai có quyền truy cập vào phần.
- Bên cạnh người mà bạn muốn loại trừ khỏi tài liệu, con trỏ qua và nhấp vào Xóa .
- Hoàn tất quy trình bằng cách nhấp vào Lưu thay đổi .
Ngừng chia sẻ liên kết:
- Một lần nữa, mở và đăng nhập vào Google Drive hoặc Google Docs trong trình duyệt web bạn chọn.
- Chọn hoặc mở tệp hoặc thư mục đang được chia sẻ.
- Mở cửa sổ chia sẻ với người khác bằng cách nhấp vào biểu tượng Chia sẻ hoặc nút Chia sẻ màu xanh.
- Nhấp vào bất cứ ai có liên kết thả xuống liên kết để kéo lên một danh sách.
- Nếu bạn muốn từ chối quyền truy cập thông qua liên kết với tất cả những người khác ngoài những người bạn chọn cụ thể, hãy chọn TẮT - chỉ những người cụ thể mới có thể truy cập vào và sau đó nhấp vào xong.
- Để có thêm một chút chiều sâu, Nhấp vào Thêm ở phía dưới.
- Nếu gần đây bạn đưa liên kết ra trên web để tiêu dùng công cộng, điều đó có nghĩa là liên kết có thể được phát hiện thông qua tìm kiếm Google. Trong cửa sổ này, bạn có thể thay đổi nó để chỉ cho phép những người có liên kết hoặc những người được phép đặc biệt là người dùng duy nhất có thể truy cập tài liệu.
- Để giới hạn quyền truy cập vào những người có liên kết, hãy chọn Bật - Bất cứ ai có liên kết. Sau đó, bạn có thể thay đổi quyền truy cập thành Có thể xem trực tiếp, Có thể nhận xét, hoặc Có thể chỉnh sửa.
- Để giới hạn quyền truy cập chỉ những người được mời, hãy chọn Tắt - Những người cụ thể.
- Nhấp vào Lưu khi hoàn tất.
Tắt liên kết của bạn làm cho nó chỉ để bạn và những người có email mà Google Doc được chia sẻ, có thể xem tài liệu.
Ngăn chặn tệp chia sẻ của bạn khỏi bị chia sẻ với người khác
Bất cứ ai có quyền truy cập Chỉnh sửa đều có thể chọn chia sẻ tệp với bất kỳ ai họ muốn. Nếu bạn muốn là người duy nhất có thể chia sẻ tệp (với tư cách là chủ sở hữu):
- Từ cửa sổ Chia sẻ với những người khác Cửa sổ, nhấp vào Nâng cao ở góc dưới bên phải.
- Bên dưới phần mềm Ai có quyền truy cập vào mục, bạn sẽ tìm thấy một hộp kiểm được đánh dấu là Ngăn chặn các biên tập viên thay đổi quyền truy cập và thêm người mới.
- Đặt một kiểm tra trong hộp và bấm Lưu thay đổi .
- Nhấp vào Xong .
Nếu bạn đang cố gắng ngăn điều này xảy ra đối với một thư mục, nó sẽ chỉ áp dụng cho thư mục đó chứ không phải nội dung bên trong. Bạn sẽ cần áp dụng thay đổi này cho từng tệp mà bạn muốn có các cài đặt này.
Cấm tải xuống và in một tập tin được chia sẻ
Bạn có thể làm cho nó để không ai, ngoài những người có quyền Chỉnh sửa, có thể tải xuống hoặc in tệp chia sẻ của bạn. Google cho phép người dùng có quyền truy cập vào tệp chia sẻ của bạn khả năng chia sẻ tệp đó với người khác, thêm hoặc xóa người dùng khác và sao chép, in hoặc tải xuống tệp. Đây là cài đặt mặc định.
Để ngăn chặn điều này xảy ra:
- Từ cửa sổ Chia sẻ với những người khác Cửa sổ, nhấp vào Nâng cao ở góc dưới bên phải.
- Bên dưới phần mềm Ai có quyền truy cập vào phần, bạn sẽ tìm thấy một hộp kiểm được đánh dấu tùy chọn Vô hiệu hóa để tải xuống, in và sao chép cho người bình luận và người xem.
- Đặt một kiểm tra trong hộp và bấm Lưu thay đổi .
- Nhấp vào Xong .
Điều này sẽ không ngăn những người bình luận và người xem sử dụng chương trình chụp màn hình để sao chép những gì hiển thị trên tài liệu. Cách duy nhất để làm điều này là loại bỏ tính khả dụng của tài liệu cho những người dùng đó.
Xóa một tệp được chia sẻ khi bạn là chủ sở hữu (hoặc không)
Có thể có một cơ hội mà bạn không còn muốn chịu trách nhiệm về một tài liệu Google và muốn rửa tay cho toàn bộ. Chỉ cần biết rằng nếu bạn không phải là chủ sở hữu, tất cả người dùng hiện có quyền truy cập vào tệp sẽ vẫn có quyền truy cập sau khi bạn đi. Nếu bạn là chủ sở hữu, tất cả người dùng hiện có quyền truy cập vào tệp sẽ vẫn có thể mở tệp miễn là nó không bị xóa vĩnh viễn.
Để tự đá mình từ Google Doc:
- Mở Google Docs hoặc Google Drive trong trình duyệt web của bạn.
- Nếu trong Google Drive, bạn có thể xóa thư mục hoặc tệp bằng cách tô sáng thư mục đó và nhấp vào biểu tượng Thùng rác ở phía trên bên phải màn hình. Bạn cũng có thể nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục và chọn Xóa khỏi menu.
- Nếu trong Google Docs, nhấp chuột trái vào biểu tượng Khác (ba dấu chấm) nằm ở phía dưới bên trái của tài liệu bạn muốn xóa. Từ menu, chọn Xóa .
Điều này sẽ đặt tập tin hoặc thư mục vào thùng rác của bạn. Tệp hoặc thư mục vẫn không bị xóa vĩnh viễn, mặc dù thùng rác của bạn sẽ tự động được thanh lọc sau mỗi 30 ngày. Ngay cả khi Doc bị xóa vĩnh viễn, bạn sẽ có 25 ngày để lấy lại nếu cần thiết.
Nếu bạn có kế hoạch xóa Google Doc vĩnh viễn, tốt nhất nên trao quyền sở hữu cho một trong những cộng tác viên khác. Đó là trừ khi bạn muốn nó biến mất cho tốt.
