Microsoft Excel đã thống trị thị trường bảng tính trong nhiều năm. Cả người dùng doanh nghiệp và gia đình đều dựa vào Excel để sắp xếp và phân tích dữ liệu của họ. Cho dù đối với danh sách kiểm tra, ngân sách và hồ sơ tài chính, biểu đồ hoặc bất kỳ loại dữ liệu nào khác, Excel giúp bạn dễ dàng sắp xếp thông tin của mình. Có những lựa chọn thay thế với giá thấp hơn, và thậm chí trong một số trường hợp là miễn phí, nhưng nếu bạn muốn chương trình bảng tính mạnh nhất có thể tưởng tượng được, bạn sẽ muốn sử dụng Microsoft Excel.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách xóa bản sao trong Google Sheets
Tuy nhiên, năm 2006, một sự thay thế khác bắt đầu hình thành. Đó là khi Google tung ra Sheets, như một phần của bộ văn phòng dựa trên web dành cho văn bản, bảng tính và bản trình bày. Quá trình phát triển tiếp tục trong nhiều năm và bây giờ là Sheets - trong khi vẫn không phải là một trận đấu pound-for-pound cho Excel - có một tỷ lệ lớn chức năng tiêu chuẩn của Excel. Các tờ không mất chi phí cho người dùng hàng trăm đô la để mua - thực tế, nó hoàn toàn miễn phí. Mặc dù nó không phải là một sản phẩm hoàn hảo, nhưng bất kỳ ai đang tìm kiếm một công cụ bảng tính cấp độ người tiêu dùng vững chắc thực sự không phải nhìn xa hơn Google Sheets. Các trang tính không thể làm mọi thứ mà Excel có thể làm, nhưng tỷ lệ cược là bạn không thực sự cần nó để làm mọi thứ mà Excel có thể làm. Nếu Sheets làm mọi thứ bạn cần, thì bạn không cần mua Excel.
Tuy nhiên, sự thật là Sheets vẫn còn nhiều hạn chế và một số điều không quan trọng trong Excel là công việc nhiều hơn một chút trong Sheets. Có lẽ bạn đã gặp phải một vấn đề khi bạn vô tình thêm các mục trùng lặp vào bảng tính của mình. Rốt cuộc, bạn càng thêm nhiều dữ liệu, bạn càng có khả năng vô tình chèn dữ liệu trùng lặp vào một bảng tính, điều này có thể loại bỏ tập dữ liệu mà bạn đang làm việc rất khó để kết hợp lại. Điều đó đủ tệ, nhưng phần tồi tệ nhất sẽ đến sau khi bạn cố gắng xem xét công việc của mình. Vì bảng tính có thể là tài liệu dài, nên việc phát hiện và loại bỏ trùng lặp trở nên khó khăn khi thời gian trôi qua, dẫn đến lỗi tính toán trong công việc của bạn mà không có nguồn gốc rõ ràng về vấn đề đến từ đâu.
May mắn thay, chúng tôi đã tìm thấy một số phương pháp khác nhau để làm nổi bật các bản sao bên trong Google Sheets. Điều quan trọng là phương pháp của chúng tôi không tự động xóa thông tin trùng lặp, vì không phải tất cả các bản sao đều là lỗi. Nhưng nếu nó chỉ được tô sáng, thì bạn có thể xác định cái nào không cần phải ở đó mà không cần phải lướt qua toàn bộ bảng tính., Tôi sẽ chỉ cho bạn một vài cách khác nhau để làm nổi bật hoặc xóa dữ liệu trùng lặp trong Trang tính.
Vì chúng tôi muốn Google Sheets tự động làm nổi bật thông tin của chúng tôi cho chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng một công thức để nói với Sheets để đưa ra và làm nổi bật thông tin cụ thể, độc đáo. Thực tế, có hai cách để buộc Sheets làm nổi bật thông tin được sao chép: cách thứ nhất làm nổi bật tất cả thông tin trùng lặp để xác nhận thủ công, trong khi cách thứ hai sẽ sao chép các ô duy nhất vào một cột được chọn, cho phép bạn kiểm tra sự khác biệt và xóa khi cần thiết.
Phương pháp 1: Đánh dấu các bản sao bằng cách sử dụng màu sắc
Theo như có thể xác định lỗi trong bảng tính của bạn, sử dụng tô sáng màu để làm nổi bật bất kỳ thông tin nào được nhập không chính xác là cách rõ ràng nhất, dễ thấy nhất. Bằng cách làm nổi bật thông tin, thật dễ dàng để xác định các lỗi rất nhanh, vì bạn có thể chỉ cần chạy xuống danh sách nội dung mà bạn cần xác định. Chúng tôi sẽ sử dụng tô sáng màu đỏ trong bước này để xác định nội dung trùng lặp của chúng tôi, vì màu đỏ bắt mắt (đặc biệt là so với bảng màu trắng và xám thông thường của Trang tính) và là màu phổ biến cho các thông báo lỗi.
Bắt đầu bằng cách mở tệp Sheets bạn muốn kiểm tra. Bạn sẽ muốn đảm bảo thông tin của bạn được tổ chức tốt bởi cả cột và hàng, để dễ dàng kiểm tra nội dung trong tài liệu của bạn; không cần phải làm cho công việc của bạn khó khăn hơn. Bây giờ, đánh dấu cột bạn muốn sắp xếp ở đầu tài liệu và chọn Định dạng trong menu trên cùng của tài liệu của bạn. Chọn định dạng có điều kiện có định hướng khác trong danh sách các tùy chọn trong menu này và một menu thay thế sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình. Trong menu này, chọn phạm vi bằng cách sử dụng kết hợp chữ và số tương ứng (ví dụ: A1 đến A76).
Khi bạn đã chọn nội dung của mình, hãy thay đổi các ô Định dạng của người dùng nếu Công thức tùy chỉnh thành Công thức tùy chỉnh là hình chữ nhật trong menu thả xuống và nhập hoặc dán các mục sau mà không có dấu ngoặc kép: mật = Countif (A: A, A1)> 1 Thẻ vào hộp bên dưới thực đơn của bạn. Điều này sẽ hoàn thành công thức cho nội dung của bạn. Khi điều này được đặt, thay đổi kiểu định dạng để làm nổi bật nội dung của bạn với nền ô màu đỏ và nhấp vào biểu tượng đã hoàn tất trên menu của bạn. Bây giờ bảng tính của bạn sẽ làm nổi bật các ô trùng lặp của bạn bằng màu đỏ và bạn có thể quét lựa chọn cho bất kỳ bản sao nào. Đảm bảo rằng mọi trùng lặp hiện có là chính xác, sau đó xóa những cái không trùng lặp. Đóng menu định dạng và bạn có thể khôi phục màu bình thường cho các ô của mình.
Phương pháp 2: Chỉ sao chép các ô duy nhất
Ngoài ra, nếu bạn muốn tự động sắp xếp dữ liệu thô của mình, chỉ sao chép các ô duy nhất thay vì các ô trùng lặp có thể thực sự hữu ích để sắp xếp và lọc nhanh. Nếu bạn chắc chắn rằng thông tin của mình là chính xác và thay vào đó bạn hoàn toàn loại bỏ thông tin trùng lặp mà bạn không cần, bạn nên thử phương pháp này thay thế.
Như bước cuối cùng, hãy bắt đầu bằng cách mở tài liệu bạn muốn sắp xếp bên trong Google Sheets. Đánh dấu cột bạn muốn chỉnh sửa. Khi bạn đã tô sáng ô, nhấp vào một ô trống ở đầu cột trống để đảm bảo thông tin của bạn được di chuyển sang bên cạnh biểu đồ. Cột này sẽ được sử dụng để hiển thị kết quả sắp xếp và công thức của bạn dưới đây. Bây giờ, ở đầu tài liệu trong hộp nhập công thức, nhập hoặc dán đoạn sau mà không có dấu ngoặc kép: Hồi = UNIQUE (). Công thức này sẽ yêu cầu Sheets sao chép và chỉ hiển thị các đầu vào ô duy nhất và bỏ qua mọi thông tin sao chép hoặc sao chép các ô khác. Trong ngoặc đơn của công thức trên, đảm bảo nhập tọa độ ô bằng phương pháp bảng tính tiêu chuẩn (ví dụ: nhập (A1: A75) sẽ quét tất cả thông tin từ cột A hàng 1, sang cột A hàng 75). Khi bạn đã nhập thông tin mới, nhấn enter để di chuyển dữ liệu mới của bạn đến cột bạn đã chỉ định trước đó. Khi việc này hoàn tất, bạn có thể kiểm tra thủ công hoặc nhập dữ liệu vào bảng tính làm việc của mình.
Phương pháp 3: Sử dụng tiện ích bổ sung
Chúng tôi cần lưu ý rằng có một số plugin có sẵn để sử dụng với Google Sheets trực tuyến thông qua Cửa hàng Chrome trực tuyến, bao gồm một công cụ để tự động xóa các mục nhập dữ liệu trùng lặp khỏi tài liệu. Loại bỏ các bản sao chép là một công cụ có tên thích hợp được cung cấp bởi các nhà phát triển có khả năng cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy các bản sao trong toàn bộ tờ thông tin hoặc bằng cách tìm kiếm tối đa hai cột cùng một lúc. Bạn có thể di chuyển, xóa và làm nổi bật các kết quả, giống như bạn có thể thực hiện với các tác vụ công thức ở trên, mặc dù quá trình này tự động hơn nhiều so với những gì chúng ta đã thấy trước đây, vì vậy hãy ghi nhớ nếu bạn muốn kiểm soát quá trình nhiều hơn. Công cụ này bao gồm hai thiết lập trình hướng dẫn cho phép bạn tìm và xóa các bản sao hoặc phẩm chất duy nhất khỏi tài liệu của bạn, giúp bạn dễ dàng theo dõi thông tin khi bạn đi.
Nhìn chung, việc sử dụng một công cụ thuật sĩ để tìm thông tin của bạn có thể có giá trị trong thời gian dài đối với những người dùng liên tục tìm kiếm các bản sao trong bảng tính của họ và sẽ dễ dàng dành thời gian để làm việc khác, nhưng người dùng chỉ cần kiểm tra một lần hoặc hai lần một vài tháng có thể tốt hơn là chỉ sử dụng các công cụ công thức ở trên để nhận dạng thủ công thông tin của họ. Điều đó nói rằng, Remove trùng lặp có một đánh giá chắc chắn trên Cửa hàng Chrome trực tuyến, với các đánh giá mạnh mẽ và một nhóm phát triển tích cực đáp ứng các phê bình và khiếu nại. Nhìn chung, đó là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm một cách hợp lý hơn để sắp xếp nội dung của bạn và tìm các bản sao trong bảng tính.
Phương pháp 4: Sử dụng công cụ Xóa trùng lặp
Hãy nhớ rằng tôi đã nói ở trên về cách Google tiếp tục tung ra các tính năng mới để thêm sức mạnh của Sheets? Chà, vì bài viết này ban đầu được viết, nên họ thực sự đã thêm một công cụ Xóa trùng lặp đầy đủ tính năng vào gói lõi. Đây là một công cụ rất đơn giản để sử dụng và tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện điều đó. Chúng ta hãy lấy một bảng tính điển hình, với một danh sách các trò chơi cờ Ban và nếu bạn đọc kỹ, bạn sẽ thấy rằng tôi đã đưa một vài bản sao vào danh sách.
Để sử dụng công cụ, tất cả những gì chúng ta cần làm là chọn vùng dữ liệu mà chúng ta muốn sao chép lại. Lưu ý rằng chúng ta có thể chọn hàng hoặc cột một cách tự do; nếu chúng tôi bao gồm cột Giá, thì chức năng Xóa trùng lặp sẽ xem xét cả Tiêu đề và Giá để quyết định xem một hàng có trùng lặp hay không. Khi vùng dữ liệu được chọn, hãy chuyển đến Dữ liệu-> Xóa bản sao. Chấp nhận các giá trị mặc định trong các hộp thoại và voila - việc sao chép được thực hiện tự động.
Phương pháp 5: Sử dụng PivotTable để tìm các hàng trùng lặp
Trang tính thực hiện một bộ đầy đủ chức năng PivotTable, đây là một công cụ rất tiện dụng để xem xét kỹ hơn dữ liệu. Sử dụng PivotTable sẽ không tự động xóa các hàng trùng lặp; thay vào đó, nó sẽ cung cấp bảng phân tích các hàng CÓ trùng lặp, do đó bạn có thể xem dữ liệu của mình theo cách thủ công và xem những gì, nếu có bất cứ điều gì, đã bị sai lệch. Tạo PivotTable liên quan nhiều hơn một chút so với các phương pháp khác mà tôi đã chỉ cho bạn, nhưng đáng để biết cách thực hiện và tôi sẽ hướng dẫn bạn thực hiện.
Đầu tiên, chọn tất cả dữ liệu bảng, sau đó chuyển đến Data-> Pivot Table.
Bạn có thể điều chỉnh phạm vi dữ liệu tại đây nếu muốn, cũng như quyết định PivotTable sẽ đi đâu. Tôi sẽ đặt nó vào một tờ mới và chấp nhận phạm vi tôi đã đưa ra. Khi chúng tôi nhấn vào Tạo Tạo, một PivotTable trống sẽ mở tại điểm chèn, nhưng PivotTable trống không giúp chúng tôi làm gì cả. Chúng tôi phải nói với nó những thông tin để phân tích.
Chúng tôi sẽ chọn hàng Thêm Add bên cạnh Hàng và thêm hàng Title Title. Sau đó, dưới Giá trị, chúng tôi sẽ chọn lại Thêm Add và chọn lại Tiêu đề, sau đó chấp nhận hàm COUNTA làm mặc định. (Nếu chúng tôi đang tìm kiếm dữ liệu số trùng lặp, chúng tôi sẽ sử dụng COUNT; COUNTA để đếm các trường văn bản.)
Ngay khi chúng tôi thực hiện các lựa chọn này, PivotTable sẽ tự động cập nhật và bây giờ chúng tôi có thể thấy kết quả cuối cùng.
Lưu ý rằng cột COUNTA có số lần mỗi tiêu đề xuất hiện. Có 1 cho hầu hết các tiêu đề, nhưng Trục & Đồng minh và Nguy cơ Lâu đài đều hiển thị 2. Điều này có nghĩa là có hai trường hợp của mỗi tiêu đề trong biểu đồ. Như bạn có thể thấy, phương thức PivotTable có liên quan nhiều hơn một chút nhưng nó cũng cung cấp cho bạn một báo cáo cụ thể về nơi tìm thấy các bản sao của bạn, điều này có thể rất hữu ích để thực hiện phân tích dữ liệu.
***
Bảng tính thường phức tạp hơn một chút so với các tài liệu tương tự được tạo trong Google Docs hoặc Microsoft Word. Vì chúng được xây dựng để xử lý dữ liệu có tổ chức, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng nội dung của bạn luôn chính xác. Giữ một ô trùng lặp trong tệp của bạn thực sự có thể gây ra một số vấn đề nghiêm trọng với dữ liệu của bạn nếu bạn không cẩn thận, đặc biệt là khi cố gắng sắp xếp thông tin tài chính vào một bảng tính hữu ích. Các vấn đề phức tạp, cố gắng tự mình tìm ra ô bị lỗi có thể là một rắc rối gần như không thể nếu bảng tính lớn. May mắn thay, việc xác định, xóa và xóa các ô dữ liệu giống hệt nhau thật dễ dàng trong Google Sheets, một điều rất tích cực nếu bạn liên tục xử lý các bảng tính trong quy trình làm việc hàng ngày của mình. Và nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó giúp sắp xếp nội dung của mình dễ dàng hơn một chút, bạn luôn có thể sử dụng một tiện ích bổ sung như Loại bỏ trùng lặp để đảm bảo thông tin của bạn được sắp xếp và tổ chức tốt. Năm 2019, không có lý do gì để giữ một bảng tính lộn xộn, đầy lỗi, vì vậy hãy đảm bảo rằng dữ liệu của bạn là chính xác và thông tin của bạn được xác minh bằng cách sử dụng các phương pháp được nêu ở trên.
Muốn biết thêm thông tin về Google Sheets?
Tìm các bản sao của bạn là một điều, nhưng bạn nên kiểm tra hướng dẫn của chúng tôi về cách đếm các bản sao trong Google Sheets.
Các nhà thống kê sử dụng hàm giá trị tuyệt đối cho nhiều mục đích và chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng giá trị tuyệt đối trong Google Sheets.
Bạn muốn bảo mật bảng tính của bạn? Đây là cách khóa công thức trong Google Sheets.
Nếu bạn muốn so sánh dữ liệu giữa các cột, hãy xem hướng dẫn đầy đủ của chúng tôi để so sánh các cột trong Google Sheets.
Bạn có biết bạn có thể giữ thông tin lịch và bảng chấm công trong Sheets không? Chỉ cần đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách làm việc với thông tin ngày và thời gian trong Google Sheets.
