Nếu bạn cộng tác trên các dự án hoặc sử dụng Google Drive được chia sẻ, có thể có những điều bạn không muốn chia sẻ hoặc chỉ muốn chia sẻ với một số người nhất định. Mặc dù các điều khiển đối với nội dung được lưu trữ là cơ bản, có nhiều cách để ẩn các tệp trong Google Drive. Cũng có những cách để kiểm soát ai có quyền truy cập vào cái gì. Tôi sẽ chỉ cho bạn chính xác cách kiểm soát những gì có thể được thực hiện với các tệp trong Google Drive.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách xem Kích thước thư mục cho Google Drive Folders
Có thể cho rằng, nếu bạn không muốn người khác thấy tệp của mình trong Google Drive, bạn sẽ không tải chúng lên. Tuy nhiên, nếu bạn chạy nhiều dự án từ Drive hoặc muốn những người khác nhau có thể xem các tệp khác nhau, thì cần phải quản lý một chút.
Ẩn tệp trong Google Drive
Có ba cách tôi biết để kiểm soát ai nhìn thấy những gì trong Google Drive. Bạn có thể sử dụng tiện ích mở rộng của Chrome để tạo các tệp ẩn. Bạn có thể phân tách công việc thành các thư mục trong Google Drive và chỉ chia sẻ những gì được cung cấp trước hoặc bạn có thể sử dụng một điều khiển giải pháp và phiên bản để điều chỉnh các tệp riêng lẻ.
Tôi sẽ chỉ cho bạn cả ba phương pháp.
Tiện ích mở rộng Chrome để ẩn tệp trong Google Drive
Tôi không sử dụng Chrome nhưng nhiều người làm và một số sử dụng tiện ích mở rộng có tên là Thư mục ẩn cho Drive, Cloud USB. Nó đã được đề xuất cho tôi bởi một người đã sử dụng nó trong một vài năm và làm tốt với nó. Tiện ích mở rộng thêm khả năng ẩn tệp hoặc đặt chúng ở chế độ riêng tư trong Google Drive và có thể hữu ích trong tình huống này.
Nó tích hợp vào Google Drive và cung cấp cho bạn cơ hội đánh dấu các thư mục là riêng tư hoặc ẩn chúng hoàn toàn. Nếu bạn muốn bảo vệ các thư mục nhất định trong khi cho phép truy cập vào các thư mục khác, đây là một cách để làm điều đó.
Phân tách công việc thành các thư mục trong Google Drive
Nếu bạn không muốn sử dụng tiện ích mở rộng, bạn có thể sử dụng tổ chức để phân tách công việc thành các thư mục và sau đó kiểm soát ai truy cập các thư mục đó. Nếu bạn sắp xếp nhiều nhân viên hoặc những người có quyền truy cập vào tệp của bạn và muốn đảm bảo mỗi lần ở riêng biệt, bạn có thể sử dụng phương pháp này.
Tất cả những gì bạn làm là cho phép truy cập vào các thư mục riêng lẻ cho những người bạn muốn cho phép truy cập. Sau đó, các thư mục khác trong Google Drive không hiển thị với chúng nên vẫn bị ẩn. Bạn cũng có thể cho phép truy cập vào các tệp trong một thời gian giới hạn để kiểm soát thêm một chút.
Để chia sẻ tệp với những người cụ thể, hãy làm điều này:
- Mở Google Drive của bạn và chọn tệp hoặc thư mục bạn muốn chia sẻ.
- Nhấp chuột phải vào thư mục và chọn Chia sẻ.
- Nhập địa chỉ email của người hoặc người bạn muốn chia sẻ.
- Chọn nút bút chì ở bên phải để cho phép truy cập đọc / ghi hoặc chỉ đọc.
- Chọn Nâng cao ở dưới cùng bên phải và đảm bảo Tắt - Những người cụ thể được bật trong Chia sẻ Liên kết. Chọn Save nếu bạn thực hiện thay đổi.
- Chọn hộp bên cạnh 'Ngăn người chỉnh sửa thay đổi quyền truy cập và thêm người mới' nếu người khác có quyền truy cập quản trị viên vào Google Drive.
- Chia sẻ tập tin hoặc thư mục thông qua thư mời email.
Những người bạn mời sẽ có thể xem tệp bạn chia sẻ trong Google Drive nhưng không có gì khác, giống như ẩn tệp.
Nếu bạn muốn giới hạn thời gian truy cập vào tài sản Google Drive của mình, bạn có thể:
- Chuyển đến cửa sổ Chia sẻ như trên.
- Chọn Nâng cao và di chuột qua người bạn đang chia sẻ nhưng muốn giới hạn.
- Chọn Đặt Hết hạn khi nó xuất hiện khi bạn di chuột.
- Đặt thời gian trong Truy cập hết hạn và Lưu.
Sử dụng kiểm soát phiên bản để ẩn tệp trong Google Drive
Một điều thú vị về Google Drive là kiểm soát phiên bản. Điều này là cần thiết trong bất kỳ thiết lập kinh doanh. Nó được gọi là 'Phiên bản được quản lý' và được bật theo mặc định trong Google Drive. Có một tinh chỉnh bạn có thể sử dụng để ẩn các tệp bằng cách sử dụng Phiên bản được quản lý nếu bạn không muốn tổ chức ổ đĩa của mình như trên.
- Tạo một tệp văn bản trống trên máy tính của bạn và gọi nó là một cái gì đó.
- Nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn ẩn trong Google Drive và chọn Quản lý phiên bản.
- Chọn Tải lên Phiên bản mới và tải lên tệp văn bản trống của bạn.
- Đổi tên tập tin bạn muốn ẩn thành một cái gì đó hoàn toàn khác.
Phương pháp này không thực sự hữu ích trong cài đặt doanh nghiệp nhưng có thể ổn khi chia sẻ tệp của bạn với bạn bè. Nhược điểm là Google Drive chỉ giữ lại các phiên bản trước trong 30 ngày. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ phải lưu phiên bản trước đó ở đâu đó và lặp lại quy trình mỗi tháng nếu không tệp bạn đang ẩn sẽ bị xóa.
Google Drive thực sự đơn giản để ẩn các tệp hoặc kiểm soát chính xác ai có thể truy cập chúng, khi nào và trong bao lâu. Bạn có biết cách nào khác để ẩn tệp trong Google Drive không? Hãy cho chúng tôi dưới đây nếu bạn làm!
