Gửi e-mail sớm hoặc do nhầm lẫn có thể là một kinh nghiệm khó khăn.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách tự động chuyển tiếp email trong Outlook
Hãy tưởng tượng gửi cho sếp của bạn bức ảnh bị sưng, biến dạng và đập của ngón chân cái bị tổn thương gần đây của bạn (đáng lẽ phải được gửi cho bạn của bạn), với chú thích: 'Anh bạn, hãy nhìn vào cậu bé hư này!' Hoặc hình dung bản thân bạn viết một bản đề xuất công việc và sau đó hào phóng rắc thông điệp của bạn bằng một loạt lỗi chính tả khó chịu sẽ khiến bạn trông giống như một con trâu mù chữ và sau đó lơ đãng bấm vào nút 'gửi'! Công cụ khó khăn, thực sự.
Đôi khi, giao tiếp dựa trên e-mail có thể giống như một thảm họa PR nhỏ đang chờ xảy ra. Nếu bạn vụng về như chúng ta và có xu hướng hủy hoại hình ảnh của bạn trong vài giây bằng cách gửi e-mail kém suy nghĩ, đừng lo lắng, vì sẽ có hy vọng sẽ xảy ra ở đó.
Chính Microsoft đã đến giải cứu chúng ta trong thời gian này và những người thông minh đang làm điều đó bằng cách cung cấp cho chúng ta một tính năng trong Outlook (chương trình pha chế tin nhắn) có thể đảo ngược việc gửi e-mail hoặc ít nhất là hoãn lại !
, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách gặt hái những lợi ích của tính năng hoành tráng thẳng thắn này và do đó giữ thể diện của bạn trong nhiều tình huống có thể gây bối rối trong tương lai. Ngoài ra, chúng tôi sẽ giải thích cách kích hoạt tính năng này. (Không chính xác là khoa học hạt nhân, nhưng nó vẫn xứng đáng được giải thích.)
Làm thế nào để hệ thống làm việc sau đó?
Trước hết, hãy giải quyết con voi trong phòng: Hệ thống của Outlook không thực sự hoàn tác các tin nhắn đã gửi cũng như, hoãn lại việc gửi chúng trong vài phút. Bây giờ, sự kiện lần này có thể khiến bạn nghĩ rằng tính năng nói trên khá mờ nhạt, hoặc thực sự, hoàn toàn vô dụng, nhưng hãy cùng chúng tôi ở đây một lúc.
Xem xét điều này.
Một phần công bằng của các email được xây dựng kém sẽ được gửi do sự không nhất quán ban đầu như sự thiếu kiên nhẫn hoặc một bộ ngón tay o 'không thể chờ đợi để nhấp vào nút' gửi '. Do đó, một tính năng trì hoãn việc gửi tin nhắn của bạn trong một vài khoảnh khắc có thể là một tài sản lớn trong kho vũ khí phòng chống thiên tai của bạn, có thể nói như vậy!
Nếu bạn quá lười để kiểm tra ngữ pháp, dấu câu hoặc liệu những gì bạn vừa pha chế thậm chí có ý nghĩa ngay từ đầu, tính năng 'hoàn tác gửi' của Outlook sẽ đảm bảo an toàn cho bạn. Nó giống như một trong những ứng dụng gọi tài xế Taxi để lái xe của bạn và chính bạn ở trong nhà trong trường hợp bạn quá say để tự làm điều đó.
Nhắc bạn, bạn vẫn cần nhấp vào một vài nút để thực hiện cuộc gọi. Tương tự như cơ chế này, Outlook cuối cùng sẽ gửi tin nhắn, bất kể nó xảy ra khủng khiếp đến mức nào. Do đó, để sử dụng tốt tính năng này, đừng quên thực hiện kiểm tra chất lượng nhanh chóng các nội dung của tin nhắn của bạn trước khi nó được gửi đi.
'Hoàn tác gửi' Tính khả dụng
'À, nhưng đó là hoãn gửi , mặc dù, phải không?' Vâng vâng, bạn biết những gì chúng tôi có nghĩa. Chúng tôi đang sử dụng hai thuật ngữ thay thế cho nhau ở đây. Điều thú vị là, tính năng này có thể xuất hiện trên tất cả các phiên bản Outlook.
Nói chính xác, bạn chỉ có thể sử dụng tùy chọn 'hoàn tác gửi' trên các phiên bản 2010, 2013 và 2016 - vì vậy những phiên bản mới hơn. Đối với những người lớn tuổi hơn, dường như có một cách để sử dụng nó, nhưng nó dường như bị ném đá với khó khăn, hậu cần khó khăn và đôi khi khốn khổ. Để các phiên bản cũ hoạt động, bạn phải có tài khoản Microsoft Exchange.
Trên nền tảng đó, quản trị viên phải bật tính năng này, nhưng ngay cả khi đó nó chỉ hoạt động cho những người trong tổ chức. Để làm cho toàn bộ fiesta trở nên thú vị hơn, có một tùy chọn khác cho phép các cá nhân trong nhóm cấm bạn nhớ lại các tin nhắn được gửi trực tiếp đến họ. Đó là một mớ hỗn độn.
Dù sao, nếu bạn đã có phiên bản mới hơn - bạn sẽ ổn. Nếu không - may mắn khó khăn.
Cách thiết lập - Giải thích chuyên sâu về một thủ tục khá đơn giản
1. Trước hết, nhấp vào tab Tệp để mở rộng. Khi bạn đã có chế độ xem đầy đủ thông tin tài khoản, hãy nhấp vào Quy tắc và Cảnh báo. Điều này sẽ đưa bạn đến một phần nơi bạn có thể quản lý các quy tắc cũ và tạo một quy tắc mới.
2. Nhấp vào nút Quy tắc mới và đợi trình hướng dẫn khởi động. Điều này có thể mất một vài phút, nhưng có lẽ sẽ bắt đầu gần như ngay lập tức.
3. Khi trình hướng dẫn hoạt động, hãy đảm bảo nhấp vào Áp dụng quy tắc cho các thư tôi gửi, một dòng bạn sẽ tìm thấy trong phần 'Bắt đầu từ phần phụ'. Lưu ý rằng cũng có một tùy chọn để kích hoạt tính năng này cho các tin nhắn đến.
4. Nhấp vào Tiếp theo và sau đó Có để áp dụng quy tắc mới bạn vừa thực hiện. Điều này sẽ dẫn bạn đến giai đoạn tiếp theo của việc tạo ra các phương tiện rất riêng của bạn để giữ các thông điệp lừa đảo có khả năng của bạn ở lại.
5. Giai đoạn tiếp theo là chọn thời gian bạn cần xử lý và đọc lướt qua những gì bạn đã viết. Trong cửa sổ bật lên tiếp theo, trình hướng dẫn ném vào bạn, kiểm tra phân phối hoãn lại trong một vài phút. Sau khi bạn thực hiện điều đó, sẽ có một cửa sổ bật lên nhỏ nơi bạn có thể nhập giá trị bạn thích. (Ví dụ 5 hoặc 10 phút)
6. Khi bạn đã đặt giá trị theo ý thích của mình, nhấp OK và sau đó nút Tiếp theo để đánh dấu bắt đầu một chương mới trong chương trình thuật sĩ Outlook của bạn! (Nó chỉ là đặt tên cho toàn bộ. Sau đó, chương trình kết thúc cho tất cả ý định và mục đích, thực sự.)
7. Là một kết thúc tuyệt vời của các loại, hãy sử dụng tài năng du mục của bạn để sử dụng tốt và đưa ra một tên cho quy tắc mới của bạn. (Nhân tiện, chắc chắn rằng hộp Bật quy tắc này được đánh dấu.) Sau đó, hãy kiểm tra xem bạn đã làm cho tên quy tắc của mình nghe có vẻ tệ chưa, nhấp vào Kết thúc, et voila - bạn đã có cho mình một Outlook hoàn toàn mới quy tắc để gọi của riêng bạn!
Phần kết luận
Tất cả mọi thứ được xem xét, việc bổ sung hoãn tin nhắn của Microsoft vào nền tảng Outlook của họ dường như là một tính năng thân thiện và nhân văn có thể giúp bạn tránh khỏi sự bối rối khi giao tiếp qua e-mail. Thumbs up, forsooth! Về phần chúng tôi, chúng tôi hy vọng bạn thấy bài viết này hữu ích và chúc bạn có nhiều trao đổi email không có lỗi trong tương lai.
