Cũng xem bài viết của chúng tôi Màu thay thế hàng trong Google Sheets
Bộ năng suất văn phòng lớn của Google, bao gồm chủ yếu là Docs, Sheets và Slides, được tung ra vào năm 2005 và 2006 và kể từ đó, nó đã giành được sự trung thành của hàng triệu người dùng trên toàn thế giới. Bộ Google cung cấp giải pháp thay thế dựa trên đám mây miễn phí nhưng mạnh mẽ cho bộ sản phẩm Office của Microsoft. Ba ứng dụng hàng đầu không hoàn toàn tiếp cận sức mạnh và chức năng của bộ năng suất Office của Microsoft, nhưng đối với hầu hết người dùng, ba sản phẩm này đại diện cho một nền tảng trung gian đủ tốt giữa các văn phòng khác và chính Office. Có lẽ điểm bán hàng mạnh mẽ nhất cho các ứng dụng Google là bạn có được toàn bộ sức mạnh của một giải pháp dựa trên đám mây đằng sau các ứng dụng. Bộ phần mềm của Google được thiết kế từ đầu với sự hợp tác và lưu trữ dựa trên đám mây như là một phần không thể thiếu của thiết kế, trong khi các tính năng đó có rất nhiều suy nghĩ cho các sản phẩm của Microsoft. Điều này làm cho việc chia sẻ, chú thích và chỉnh sửa cộng tác với người dùng khác nhanh chóng bằng các sản phẩm của Google.
Google Sheets tương đương với Microsoft Excel và mặc dù không thể cạnh tranh trực tiếp giữa tính năng với ứng dụng kế thừa của Microsoft, Sheets giữ riêng mình như một công cụ bảng tính mạnh mẽ có khả năng cân bằng ngân sách, thực hiện các phương trình và theo dõi dữ liệu. thời gian thực. Nhiều tính năng của Excel được sao chép hoặc nhân đôi trong Trang tính, giúp dễ dàng chuyển đổi từ bộ năng suất của Microsoft sang các dịch vụ riêng của Google. Người dùng có bảng tính cơ bản (những người không có macro tùy chỉnh hoặc thành phần thiết kế) trên thực tế có thể chỉ cần nhập trực tiếp tệp Excel của họ vào Trang tính mà không gặp sự cố hoặc trục trặc.
Một vấn đề mà người dùng bảng tính đã gặp phải từ đầu và có lẽ sẽ luôn xảy ra là trong quá trình nhập và đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn (một trong nhiều tác vụ mà bảng tính rất tuyệt vời), nó hoàn toàn không phổ biến các ô, hàng và cột xuất hiện bên trong tài liệu. Mặc dù vấn đề này có thể quản lý một cách tầm thường trong các tờ nhỏ hơn, nơi bạn chỉ có thể xóa các hàng theo cách thủ công, nhưng đó là một vấn đề lớn khi nó xuất hiện trong các tài liệu lớn hơn.
Tuy nhiên, loại bỏ các khoảng trống này là nhanh chóng và dễ dàng nếu bạn biết các bước thích hợp., Tôi sẽ chỉ cho bạn cách xóa tất cả các hàng và cột trống trong tài liệu Google Sheets của bạn bằng bộ lọc tự động.
Thiết lập bộ lọc tự động
Để xóa các cột và hàng trống đó, chúng tôi phải bắt đầu bằng cách hiểu bộ lọc tự động bên trong Google Sheets là gì. Người dùng mới sử dụng Sheets hoặc các ứng dụng bảng tính nói chung có thể không hiểu cách sử dụng bộ lọc tự động để sắp xếp dữ liệu của bạn. Nói một cách đơn giản, bộ lọc tự động lấy các giá trị bên trong các cột Excel của bạn và biến chúng thành các bộ lọc cụ thể dựa trên nội dung của từng ô, hoặc trong trường hợp này, thiếu nó. Mặc dù ban đầu được giới thiệu trong Excel 97, bộ lọc tự động (và bộ lọc nói chung) đã trở thành một phần lớn của các chương trình bảng tính, mặc dù có rất ít người dùng biết và sử dụng chúng.
Điều tuyệt vời về bộ lọc tự động là chúng có thể được sử dụng cho một số phương pháp sắp xếp khác nhau. Trên thực tế, chúng đủ mạnh để sắp xếp và đẩy tất cả các ô trống xuống dưới cùng hoặc trên cùng của bảng tính của bạn. Bắt đầu bằng cách mở bảng tính chứa các hàng và cột trống bạn muốn xóa khỏi tài liệu của mình. Khi tài liệu đã mở, hãy thêm một hàng mới ở đầu bảng tính của bạn. Trong ô đầu tiên (A1), nhập bất kỳ tên nào bạn muốn sử dụng cho bộ lọc của mình. Đây sẽ là ô tiêu đề cho bộ lọc chúng tôi sắp tạo. Sau khi tạo hàng mới, hãy tìm biểu tượng Bộ lọc trong hàng lệnh bên trong Google Sheets. Đó là hình dưới đây; hình dạng chung của nó tương tự như một hình tam giác lộn ngược với một đường chạy ra phía dưới, giống như một ly martini.
Nhấp vào nút này sẽ tạo một bộ lọc, theo mặc định sẽ làm nổi bật một vài ô của bạn màu xanh lá cây ở phía bên trái của bảng điều khiển. Vì chúng tôi muốn bộ lọc này mở rộng ra toàn bộ tài liệu của chúng tôi, hãy nhấp vào menu thả xuống nhỏ bên cạnh biểu tượng bộ lọc. Tại đây, bạn sẽ thấy một số tùy chọn để thay đổi bộ lọc của mình. Ở đầu danh sách, chọn Chế độ xem bộ lọc mới.
Bảng điều khiển Google Sheets của bạn sẽ mở rộng và chuyển sang màu xám đậm, cùng với điểm vào để bạn chèn các tham số của bộ lọc. Điều quan trọng là bạn bao gồm mọi cột đơn lẻ, nhưng đảm bảo rằng bạn đã bao gồm mọi hàng và cột trong tài liệu của bạn có chứa khoảng trắng. Để an toàn, bạn chỉ cần có bộ lọc bao gồm toàn bộ tài liệu của bạn. Để nhập dữ liệu này vào tài liệu của bạn, hãy nhập một cái gì đó như A1: G45, trong đó A1 là ô bắt đầu và G45 là ô kết thúc. Mỗi ô ở giữa sẽ được chọn trong bộ lọc mới của bạn.
Sử dụng Bộ lọc tự động để di chuyển các ô trống
Bit tiếp theo này có vẻ hơi kỳ lạ, bởi vì nó sẽ được di chuyển và sắp xếp lại dữ liệu của bạn theo cách có vẻ phản trực giác ở mức tốt nhất và phá hủy ở mức tồi tệ nhất. Khi bộ lọc của bạn đã được chọn, hãy nhấp vào biểu tượng ba dòng màu xanh lục trong cột A1 của bảng tính nơi bạn đặt tiêu đề trước đó. Chọn Sắp xếp AZ AZ từ menu này. Bạn sẽ thấy dữ liệu của mình chuyển theo thứ tự bảng chữ cái, bắt đầu bằng số và theo sau là chữ cái.
Các khoảng trống, trong khi đó, sẽ được đẩy xuống cuối bảng tính của bạn. Tiếp tục sử dụng cột bảng tính của bạn theo từng cột cho đến khi các ô trống của bạn di chuyển xuống dưới cùng của màn hình và bạn có một khối dữ liệu vững chắc được hiển thị ở đầu Google Sheets. Điều này có thể sẽ khiến dữ liệu của bạn trở thành một mớ hỗn độn khó hiểu, không thể đọc được, đừng lo lắng, cuối cùng thì mọi chuyện sẽ ổn thôi.
Xóa các ô trống của bạn
Khi các ô trống của bạn đã được di chuyển xuống dưới cùng của bảng tính, việc xóa chúng cũng đơn giản như xóa bất kỳ ô nào khác. Sử dụng chuột để tô sáng và chọn các ô trống trên bảng tính của bạn đã được di chuyển xuống dưới cùng của tài liệu. Tùy thuộc vào số lượng ô trống và vùng làm việc của bảng tính của bạn, bạn có thể muốn thu nhỏ màn hình của mình một chút để xem thêm khu vực xung quanh (hầu hết các trình duyệt, bao gồm Chrome, cho phép bạn thu phóng bằng cách sử dụng Ctrl / Cmd và các nút + và -, bạn cũng có thể giữ phím Ctrl / Cmd và sử dụng bánh xe cuộn trên chuột hoặc bàn di chuột). Nhấp và giữ để chọn các ô trống xung quanh và kéo chuột qua mọi ô.
Sau khi chọn các ô vi phạm, bấm chuột phải vào bất cứ nơi nào trong các khu vực được tô sáng. Bạn sẽ thấy một menu bật lên chứa một số tùy chọn khác nhau cho các ô của bạn, bao gồm cắt, sao chép và dán và khả năng chèn nhận xét và ghi chú. Khoảng giữa menu là các tùy chọn để xóa, bao gồm xóa các hàng, cột và xóa các ô. Vì tất cả các ô trống của bạn đã được sắp xếp thành các hàng, nên phương pháp đơn giản nhất là chọn xóa hàng, sẽ xóa tất cả nội dung khỏi các hàng trống đã chọn của bạn. Bạn cũng có thể xóa các ô cụ thể bằng cách chọn phương thức thay đổi; vì các ô trống của bạn nằm trong một khối, nên phương thức thay đổi của bạn không thành vấn đề.
Sắp xếp lại bảng tính của bạn
Bây giờ bạn đã xóa các ô trống vi phạm, bạn có thể sắp xếp lại bảng tính của mình trở lại theo thứ tự bình thường. Mặc dù nhấp vào nút menu ba lớp tương tự từ trước đó trong bộ lọc sẽ chỉ cho phép bạn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái hoặc bảng chữ cái ngược, có một tùy chọn sắp xếp khác: tắt bộ lọc tự động của bạn. Để thực hiện việc này, nhấp vào nút menu hình tam giác bên cạnh biểu tượng bộ lọc tự động bên trong Trang tính. Trong menu này, bạn sẽ thấy một tùy chọn cho bộ lọc của mình (được gọi là Bộ lọc 1, Bộ lọc hoặc bất kỳ bộ lọc số nào bạn đã thực hiện), cũng như tùy chọn cho Không có ai. Để tắt bộ lọc bạn đã áp dụng trước đó, chỉ cần chọn không có ai trong danh sách này. Bảng tính của bạn sẽ trở lại bình thường như ma thuật nhưng không có các ô trống bạn đã xóa trước đó.
Với các ô đã bị xóa, bạn có thể tiếp tục sắp xếp lại và thêm dữ liệu trở lại vào bảng tính của mình. Nếu, vì bất kỳ lý do gì, phương pháp này làm cho dữ liệu của bạn không theo thứ tự, đảo ngược nó đơn giản như đi sâu vào lịch sử tài liệu của bạn và trở lại bản sao trước đó. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng sao chép và dán để di chuyển dữ liệu của mình một cách dễ dàng mà không phải đối phó với hàng trăm ô trống chặn đường đi của bạn. Đây không phải là một giải pháp hoàn hảo mà Sheets Sheets không làm cho việc xóa các ô trống trở nên dễ dàng nói chung nhưng nó hoạt động như một cách nhanh chóng và bẩn thỉu để đẩy dữ liệu của bạn lên trên khối lượng ô trống trong tài liệu của bạn. Và vào cuối ngày, nó dễ dàng hơn nhiều so với việc xóa từng hàng một.
Hãy cho chúng tôi biết phương pháp yêu thích của bạn trong các bình luận bên dưới để xóa các ô trống khỏi Google Sheets!
