Xóa các tệp trong Google Docs không nên là một việc vặt, mặc dù đó không phải là cách ngay lập tức để hoàn thành nó mà không cần xóa một cách tẻ nhạt các tài liệu riêng lẻ hoặc các bộ tài liệu có thể chọn.
Đôi khi, bạn có thể thấy mình đang nhìn chằm chằm vào một danh sách đầy đủ các tệp mà bạn không muốn, không cần hoặc chỉ không có đủ chỗ cho.
Cá nhân, danh sách Google Docs của tôi không hiển thị các tập tin không tên, trùng lặp và các tài liệu được chia sẻ không còn hoạt động nữa.
Và sau một thời gian, tất cả các Tài liệu đó sẽ làm lộn xộn Google Drive của bạn, khiến bạn trở nên vô tổ chức, tăng năng suất và tăng mức độ căng thẳng của bạn.
Vì vậy, làm thế nào để bạn đi về việc xóa tất cả các tập tin không mong muốn này? Có những tập tin đáng lưu giữ và của những người bạn đã chọn để xóa, chúng thực sự, thực sự đã biến mất?
Đừng sợ, vì tất cả các câu hỏi sẽ được trả lời trong thời gian tới hạn. Tôi sẽ bắt đầu với quy trình cơ bản để xóa các tập tin và chuyển từ đó. Hãy theo dõi cùng.
Bạn sẽ thấy rằng Google Drive sẽ hữu ích cho bạn trong quá trình này vì vậy nó sẽ có lợi cho bạn để học cách sử dụng Google Drive tốt.
Xóa nhiều tệp cùng một lúc
đường dẫn nhanh
- Xóa nhiều tệp cùng một lúc
- Để xóa các tệp trong Google Drive của bạn:
- Lưu trữ / ẩn Google Docs được chia sẻ cũ & Thư viện mẫu
- Xóa lịch sử sửa đổi của bạn
- Làm sạch thùng rác (Xóa vĩnh viễn)
- Chuyển quyền sở hữu tập tin
- Máy hủy tài liệu (Tất cả các tệp đã bị xóa)
- Xóa một tập tin cá nhân
Tiêu đề có thể nói 'nhiều' nhưng tôi cũng sẽ đề cập đến cách tiếp cận được sử dụng để xóa từng tệp riêng lẻ. Để xóa một tệp khỏi danh sách Google Docs cồng kềnh của bạn:
- Khi ở trong Google Docs, chọn tệp bạn muốn xóa và nhấp chuột trái vào biểu tượng Menu (được biểu thị bằng ba dấu chấm dọc) cho tệp đó.
- Từ các tùy chọn được cung cấp trong cửa sổ bật lên, chọn Xóa để xóa nó khỏi danh sách của bạn.
- Một hộp thoại sẽ xuất hiện ở phía dưới màn hình cho biết nó đang cố ẩn tài liệu khỏi chế độ xem. Khi nó đã được hoàn thành, bạn sẽ thấy tùy chọn Hoàn tác trên hộp thoại cũng như tài liệu bị xóa khỏi danh sách.
Vì Google Docs không có nghĩa là để tổ chức các tài liệu của bạn, bạn không thể xóa nhiều tệp cùng một lúc. Thay vào đó, bạn sẽ cần phải truy cập Google Drive.
Để xóa các tệp trong Google Drive của bạn:
- Kéo lên danh sách các tập tin đóng.
- Nhấp chuột trái vào một tập tin bạn muốn xóa. Nếu đây là tệp duy nhất bạn muốn xóa, bạn có thể nhấp vào biểu tượng Trashcan ở trên cùng bên trái hoặc nhấp chuột phải vào tệp và chọn Xóa khỏi menu.
- Để xóa nhiều tệp, sau khi nhấp chuột trái vào tệp đầu tiên, nhấn và giữ phím CTRL và nhấp chuột trái vào từng tệp còn lại bạn muốn xóa. Tiếp tục làm điều này cho đến khi tất cả các tập tin đã được chọn. Nếu các tệp bạn muốn xóa được đặt liên tiếp, bạn có thể giữ phím Shift sau khi chọn tệp đầu tiên và sau đó nhấp vào tệp cuối cùng trong chuỗi bạn muốn xóa.
- Khi tất cả các tệp đã được chọn, nhấp chuột phải vào một trong số chúng và chọn Xóa khỏi menu hoặc nhấp vào biểu tượng Trashcan ở phía trên bên phải của cửa sổ.
Tất cả các tệp đã được chọn sẽ được chuyển đến Thùng rác .
Lưu trữ / ẩn Google Docs được chia sẻ cũ & Thư viện mẫu
Nếu bạn thấy chức năng giữa Google Docs và Google Drive hơi khó hiểu, thì có khả năng bạn không phải là người duy nhất.
Google muốn chúng tôi sử dụng Google Drive làm trình duyệt tệp mà chúng tôi lựa chọn và sử dụng trực tiếp để mở và tạo Google Docs. Nhưng cấu trúc của Google Docs hiển thị một hình thu nhỏ của tài liệu, thật khó để từ bỏ nó.
Bạn có thể xem tất cả các tài liệu của riêng bạn cũng như những tài liệu đã được chia sẻ với bạn. Mặc dù vậy, bạn cũng có thể nhận thấy rằng đôi khi một vài trong số các tài liệu được chia sẻ này không còn hoạt động và chỉ chiếm phòng bên cạnh những tài liệu vẫn còn hoạt động. Vậy làm thế nào bạn có thể tách chúng ra để nó không chỉ là mớ hỗn độn của hình thu nhỏ hoạt động và không hoạt động?
Chà, có nhiều cách bạn có thể dọn dẹp mọi thứ một chút với những tài liệu được chia sẻ phiền phức đó.
Ngoài ra, nếu nó khiến bạn mất danh sách mẫu một cách trực quan, bạn có thể làm như vậy bằng cách mở Menu (được biểu thị bằng ba dấu chấm dọc) nằm ở bên phải của từ 'TEMPLATE GALLERY' và chọn Ẩn mẫu .
Nếu tại bất kỳ thời điểm nào bạn muốn quay lại, bạn sẽ phải vào Cài đặt của mình (Menu nằm ở trên cùng bên trái được chỉ định bởi ba đường kẻ ngang xếp chồng lên nhau) và kiểm tra các mẫu Hiển thị gần đây trên màn hình chính.
Quay lại với mớ hỗn độn lộn xộn, hãy chú ý đến phần thả xuống giống như các chương trình được sở hữu bởi bất kỳ ai.
- Nhấn vào đây để mở nó và chọn không thuộc sở hữu của tôi. Google Docs của bạn giờ đây sẽ chỉ hiển thị những tài liệu đã được chia sẻ với bạn.
- Nhấp chuột phải vào hình thu nhỏ của tài liệu bạn muốn ẩn hoặc lưu trữ và từ menu bật lên, chọn Xóa .
Bạn không thể xóa các tài liệu được chia sẻ khi bạn không phải là chủ sở hữu nhưng phương pháp này sẽ xóa chúng khỏi danh sách Google Docs của bạn. Bản thân tài liệu sẽ không bị xáo trộn cho những người vẫn chọn truy cập nó.
Xóa lịch sử sửa đổi của bạn
Một tính năng của Google Drive là bản sửa đổi tài liệu của bạn được lưu tự động mà không cần bạn phải làm gì cả. Để xem danh sách sửa đổi, bạn có thể nhấn ALT + CTRL + G cùng một lúc. Mặc dù tính năng này cực kỳ hữu ích nếu bạn từng có kế hoạch trở lại phiên bản trước của tài liệu hoặc chỉ muốn xem lại các thay đổi đã thực hiện, bạn có thể không muốn những con mắt tò mò khác nhìn thấy nó.
Theo mặc định, sau 30 ngày, tất cả lịch sử sửa đổi sẽ tự động xóa. Tuy nhiên, điều này có thể là quá lâu chờ đợi cho một số. Tùy chọn duy nhất còn lại là buộc Google Drive xóa hoàn toàn lịch sử sửa đổi ngay lập tức và để làm như vậy yêu cầu bạn tạo một bản sao của tài liệu đó.
Những gì bạn cần làm là:
- Đăng nhập vào Google Drive và nhấp chuột phải vào tài liệu có lịch sử sửa đổi mà bạn muốn xóa.
- Chọn Tạo một bản sao từ menu bật lên.
- Khi một bản sao đã được tạo, chọn Xóa tài liệu được sao chép gần đây (không phải bản sao) hoặc chọn tài liệu và nhấp vào biểu tượng Trashcan ở trên cùng bên phải. Điều này sẽ không chỉ xóa tài liệu mà còn lịch sử sửa đổi của nó.
- Tiếp theo, nhấp chuột phải vào bản sao của tài liệu bạn vừa xóa và chọn Đổi tên từ menu bật lên. Đổi tên tài liệu của bạn thành tiêu đề ban đầu hoặc đặt tên mới, sau đó bấm OK .
- Để xác minh, hãy mở tài liệu lên và nhấp vào Tập tin. Chọn lịch sử Xem lịch sử sửa đổi Sắp xếp từ menu và thấy rằng không có lịch sử sửa đổi cho tài liệu.
Làm sạch thùng rác (Xóa vĩnh viễn)
Cho đến nay bạn chỉ xóa các tệp và tài liệu khỏi chế độ xem. Để xóa vĩnh viễn một tập tin hoặc tập tin, bạn sẽ cần thực hiện một chút rác. Khi một tệp đã bị xóa vĩnh viễn, bất kỳ ai bạn đã chia sẻ tệp sẽ mất quyền truy cập vào tệp đó.
Nếu bạn có một tệp được chia sẻ (trong đó bạn là chủ sở hữu) có tầm quan trọng đối với những tệp được chia sẻ, bạn có thể chuyển quyền sở hữu cho họ trong một vài bước dễ dàng.
Chuyển quyền sở hữu tập tin
Bất cứ ai khác bạn đã chia sẻ một thư mục hoặc tệp có thể yêu cầu quyền sở hữu nếu bạn sẵn sàng từ bỏ nó. Để trao quyền sở hữu duy nhất một tệp cho một bên chia sẻ:
- Đi tới Google Drive và chọn thư mục để chuyển quyền sở hữu. Nếu bạn muốn chọn nhiều thư mục, hãy giữ phím CTRL trong khi chọn từng thư mục hoặc giữ phím Shift nếu các tệp được căn chỉnh liên tiếp.
- Nhấp vào biểu tượng Chia sẻ ở trên cùng bên phải (được biểu thị bằng hình người với dấu '+')
- Nhấp vào Nâng cao nằm ở góc dưới bên phải của cửa sổ bật lên.
- Ở bên phải tên của chủ sở hữu trong tương lai, nhấp vào biểu tượng bằng mũi tên xuống và đổi nó thành chủ sở hữu là chủ sở hữu.
- Nhấp vào Lưu thay đổi để chuyển có hiệu lực.
Bạn vẫn có thể chỉnh sửa thư mục ngay cả sau khi chuyển quyền sở hữu. Chủ sở hữu mới có thể quyết định có thu hồi quyền truy cập hay không. Bây giờ bạn có thể xóa thư mục khỏi danh sách Google Drive của mình trong khi để nó an toàn và âm thanh với chủ sở hữu mới.
Máy hủy tài liệu (Tất cả các tệp đã bị xóa)
Để xóa tất cả các tập tin cho tốt:
- Khi ở trong Google Drive, trong menu bên trái, chọn Thùng rác .
- Kiểm tra để đảm bảo tất cả các tệp trong danh sách là những tệp bạn muốn xóa hoàn toàn.
- Nhấp vào Thùng rác để xóa vĩnh viễn tất cả các mục trong danh sách.
Xóa một tập tin cá nhân
Nếu bạn chỉ muốn xóa một mục duy nhất khỏi danh sách:
- Khi ở trong Google Drive, trong menu bên trái, chọn Thùng rác .
- Nhấp vào tệp được nhắm mục tiêu và chọn Xóa mãi mãi .
Tạm biệt tập tin!
Sau khi bạn nói tập tin tạm biệt, bạn có thể nghĩ rằng đây là thời điểm tốt để học cách sử dụng Google Docs và Google Drive hiệu quả hơn so với hiện tại. Bắt đầu bằng cách đọc một số bài viết liên quan đến TechJunkie như:
- OneDrive vs Google Drive vs Dropbox - Cái nào tốt nhất?
- Cách đặt ngày hết hạn cho tệp / liên kết Google Drive
- Cách sao chép / Sao chép thư mục trong Google Drive
- Cách ẩn tệp trong Google Drive
Bạn có bất kỳ mẹo hoặc thủ thuật nào để xóa Google Docs hoặc nói chung là giữ cho Docs của bạn được tổ chức không? Nếu vậy, xin vui lòng để lại cho chúng tôi một bình luận dưới đây!
