Tầm nhìn của Apple đối với iCloud là dịch vụ giúp quá trình đồng bộ hóa và quản lý tài liệu, ảnh và cài đặt ứng dụng giữa các thiết bị trở thành một quy trình liền mạch cho người dùng. Đã qua rồi những ngày điều hướng một hệ thống tập tin, sắp xếp các tài liệu và quản lý các thư mục. Với iCloud, người dùng chỉ cần lưu tài liệu trên một máy Mac hoặc thiết bị và nó hiển thị gần như ngay lập tức trên máy khác. Nhưng một số người dùng vẫn thích tự chỉnh sửa tài liệu của họ và họ muốn có cách kết hợp kiểm soát tổ chức thủ công với lợi ích của việc đồng bộ hóa tự động. Rất may, việc quản lý tài liệu iCloud của bạn tương đối dễ dàng, với một vài cảnh báo. Đây là cách tạo thư mục trong iCloud để quản lý tệp của bạn tốt hơn.
Để bắt đầu, bạn sẽ cần một ứng dụng hỗ trợ iCloud. Đối với các ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đang sử dụng trình soạn thảo văn bản tuyệt vời Byword, có sẵn cho cả OS X và iOS.
Khi sử dụng ứng dụng hỗ trợ iCloud trong OS X, menu Open Open truyền thống được thay thế bằng danh sách iCloud mới. Tại đây, bạn có thể lưu và mở các tài liệu sẽ được đồng bộ hóa và có sẵn trên tất cả các thiết bị Apple khác của bạn, miễn là các thiết bị đó có thể đọc các định dạng tệp áp dụng.
Theo mặc định, menu iCloud này chỉ là một danh sách dài các tài liệu. Điều này tốt cho người dùng chỉ với một số ít tệp, nhưng những người có dữ liệu nhiều năm có thể hiểu mọi thứ có thể nhanh chóng vượt qua. Những gì chúng ta thực sự cần là các thư mục , nhưng một cái nhìn nhanh và một số lần nhấp chuột phải và phím tắt Shift-Command-N không hiệu quả khiến hầu hết người dùng nghĩ rằng tính năng này không khả dụng.
Nhưng hãy tin chúng tôi, nó ở đó. Tuy nhiên, để tạo các thư mục trong iCloud, bạn cần suy nghĩ nhiều hơn về các dòng iOS so với OS X truyền thống. Cũng giống như bạn có thể tạo các thư mục ứng dụng trên iOS bằng cách kéo và giữ một biểu tượng ứng dụng trên một biểu tượng khác, bạn cũng có thể tạo các thư mục với các tài liệu thông qua hành động tương tự.
Để tạo thư mục, bạn sẽ cần ít nhất hai tài liệu đã được lưu trong danh sách. Nhấp và giữ chuột trên một trong các tài liệu, sau đó kéo và thả tài liệu đầu tiên lên trên tài liệu thứ hai (tốt nhất là tài liệu mà bạn cũng muốn đưa vào thư mục mới). Khi bạn phát hành tài liệu đầu tiên, một thư mục sẽ được tạo trong danh sách iCloud, với cùng một biểu tượng quen thuộc được sử dụng cho iOS 6. Bạn có thể đổi tên các thư mục này và thêm tài liệu bổ sung vào chúng bằng cách nhấp và kéo. Để xóa tài liệu, chỉ cần kéo nó ra khỏi thư mục và thả nó vào danh sách chính. Khi bạn xóa tất cả tài liệu, thư mục sẽ tự động biến mất.
Tất nhiên, có một số cảnh báo và người hâm mộ hệ thống tập tin lâu năm sẽ tìm thấy một số hạn chế. Đầu tiên, bạn chỉ có thể tạo các thư mục cấp cao nhất; Người dùng không thể tạo các thư mục con dưới bất kỳ hình thức nào, điều này hạn chế rất nhiều các tùy chọn tổ chức.
Thứ hai, bạn cần các tài liệu hiện có để tạo thư mục, không giống như một hệ thống tệp truyền thống trong đó các thư mục trống có thể được tạo theo yêu cầu. Điều này có thể gây khó khăn cho việc thiết lập cấu trúc thư mục trước một dự án mới, ví dụ.
Cuối cùng, giống như iCloud nói chung, các tệp được phân tách theo loại, nghĩa là bạn không thể nhóm một phạm vi tệp theo dự án (chẳng hạn như kết hợp hình ảnh, văn bản và video để trình bày mới vào một thư mục). Apple đã cố gắng giảm thiểu vấn đề này bằng việc giới thiệu các thẻ trong OS X, nhưng những người tìm kiếm tính năng này sẽ phải gắn bó với hệ thống tệp OS X truyền thống và đồng bộ hóa dữ liệu của họ thông qua dịch vụ của bên thứ ba, chẳng hạn như Dropbox.
Các cuộc thảo luận ở trên tập trung vào OS X, phần lớn sử dụng giao diện chuẩn cho các ứng dụng tương thích iCloud. Trên iOS mọi thứ phức tạp hơn một chút. Mỗi ứng dụng iCloud chịu trách nhiệm xây dựng mọi quyền truy cập vào dữ liệu iCloud ở cấp độ người dùng. Ví dụ: ứng dụng iOS của Byword sử dụng nút Thư mục mới của New York để tạo các thư mục thay vì phương thức kéo và thả.
Vì vậy, mặc dù bạn sẽ cần kiểm tra từng ứng dụng riêng lẻ (với một số ứng dụng không có tương tác với người dùng), người dùng thường sẽ tìm thấy hầu hết các chức năng quản lý tệp trong ứng dụng iCloud iOS. Việc các công cụ quản lý bị xâm phạm này có được người dùng chấp nhận hay không sẽ phụ thuộc vào số lượng tài liệu liên quan. Đối với những người chỉ đơn giản là không thể từ bỏ cấu trúc quản lý tệp phức tạp của họ nhưng vẫn muốn tận dụng iCloud, bạn chỉ nên sao chép các tệp hiện đang sử dụng sang iCloud, thực hiện các chỉnh sửa cần thiết và sau đó sao chép chúng trở lại truyền thống của bạn hệ thống tập tin.
Việc quản lý tài liệu trong iCloud chắc chắn là có thể thực hiện được, nhưng cách tiếp cận đơn giản hóa đáng kể của nó có thể trở nên kém hiệu quả hơn khi khách hàng của Apple dành nhiều thời gian hơn cho thiết bị của họ và xây dựng thư viện tệp lớn hơn bao giờ hết. Chúng tôi chỉ hy vọng rằng nếu những tin đồn về một phiên bản OS X giống như iOS thực sự xuất hiện, thì Apple vẫn giữ nguyên tùy chọn cho người dùng sử dụng các kỹ thuật quản lý tệp truyền thống.
