Tệp CSV là tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy, được sử dụng để vận chuyển dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu, bảng tính hoặc hệ thống. Đây là một phương pháp gần như phổ biến cho phép bạn tải xuống danh sách sản phẩm từ web và nhập nó vào Excel mà không mất đi ý nghĩa của nó. Tạo một tệp CSV rất đơn giản nếu bạn tuân theo một vài quy tắc đơn giản.
Xem thêm bài viết của chúng tôi Cách tạo danh sách thả xuống trong Excel
Việc sử dụng dấu phẩy để phân tách các giá trị là phổ biến trong các hệ thống và hoạt động theo lợi thế của chúng tôi ở đây. Chương trình bạn nhập dữ liệu vào thường biết để phân tách các mục ngay khi thấy dấu phẩy để dữ liệu được cấu hình đúng có thể được chia sẻ chính xác giữa các hệ thống. Đó là một cách rất hữu ích để chuyển dữ liệu.
Tôi sử dụng tệp CSV rất nhiều khi xây dựng trang sản phẩm cho trang web. Bạn có thể tạo một bảng rất dễ dàng nếu bạn định dạng một tệp phẳng (đó là những gì CSV được gọi là) và nhập nó vào trang web hoặc vào CMS kiểm soát trang web. Nếu bạn làm việc trong thương mại điện tử hoặc bất kỳ cửa hàng web nào, bạn sẽ rất quen thuộc với những thứ này.
Tạo tệp CSV
Nếu bạn là người dùng Windows, bạn có thể sẽ sử dụng Excel để tạo bảng tính. Người dùng Apple có thể sử dụng Excel hoặc Numbers. Dù bằng cách nào, quá trình tạo tệp CSV cũng tương tự.
- Điền vào bảng tính của bạn với bất kỳ dữ liệu nào bạn cần.
- Chọn tệp và lưu dưới dạng.
- Chọn một điểm đến và sau đó chọn CSV từ 'Lưu dưới dạng' ở cuối cửa sổ.
- Chọn Lưu.
Miễn là dữ liệu ở định dạng chính xác, nó sẽ lưu chính xác. Nếu bạn thấy một lỗi như 'Tệp này có thể chứa các tính năng không tương thích với CSV', điều này có nghĩa là có định dạng trong dữ liệu sẽ không được sử dụng khi bạn mở tệp. Chỉ cần chọn Có để tiếp tục tiết kiệm.
Nếu bạn có kế hoạch sử dụng tệp trong Excel từ bây giờ, thì nên lưu một bản sao dưới dạng tệp .xls. Điều này cho phép bạn mở rộng dữ liệu thành nhiều trang, thêm công thức, định dạng và tất cả những thứ hay ho mà bạn có thể làm với Excel.
Nếu sử dụng Số, bạn có thể cần xóa định dạng trước khi nhập vào nó.
- Dán dữ liệu của bạn vào TextEdit và thay đổi định dạng thành văn bản thuần túy.
- Lưu tệp với phần mở rộng tệp .csv. Thay đổi thủ công trong Finder nếu bạn không thể lưu nó dưới dạng .csv.
- Mở số và mở tệp bạn vừa tạo.
- Nếu định dạng đúng, hãy lưu một bản sao mới để bạn có thể mở nó nhanh hơn vào lần sau.
Miễn là định dạng là chính xác và bạn đã lưu bản gốc bằng văn bản thuần túy chứ không phải RTF, trang tính sẽ mở chính xác trong các số giống như trong Excel.
Tạo tệp CSV tương thích
Ngoài việc đảm bảo mỗi điểm dữ liệu được phân tách bằng dấu phẩy, một tệp CSV tương thích hoàn toàn còn phải có gì nữa? CSV có định dạng khá linh hoạt nhưng tuân theo một số quy tắc logic có thể đảm bảo tệp của bạn tương thích với lựa chọn ứng dụng rộng nhất.
- Đầu tiên và quan trọng nhất, dấu phẩy. Tất cả các điểm dữ liệu phải được phân tách bằng dấu phẩy để tương thích hoàn toàn với hầu hết các chương trình bảng tính. Bạn có thể sử dụng một đường ống hoặc tab (được phân định bằng tab) nhưng không phải tất cả các bảng tính sẽ định dạng chính xác.
- Sử dụng các dòng riêng biệt cho mỗi bản ghi. Bạn có thể chạy một dòng bao lâu tùy thích miễn là nó là một bản ghi. Nhiều hồ sơ nên có một dòng mỗi.
- Đừng sử dụng khoảng trắng giữa dấu phẩy. Trong khi Excel bỏ qua không gian, một số chương trình bảng tính cũ hơn thì không. Để tương thích tối đa, không thêm khoảng trắng giữa điểm dữ liệu và dấu phẩy.
- Sử dụng dấu ngoặc kép nếu một điểm dữ liệu bao gồm dấu phẩy của chính nó. Ví dụ, ở Chicago, IL, chúng tôi cần có một số dữ liệu để nói với bảng tính rằng dấu phẩy giữa Chicago và IL được cho là ở đó và không phải là một phần của định dạng.
- Nếu các điểm dữ liệu bao gồm dấu ngoặc kép, chúng cần dấu ngoặc kép. Ví dụ như, Dave Dave nói rằng sản phẩm này rất tuyệt vời. Điều này báo cho bảng tính bao gồm tập hợp dấu ngoặc kép bên trong.
Có rất nhiều 'quy tắc' để tạo tệp CSV tương thích. Bạn có thể tìm thấy tất cả chúng ở đây trên trang Wikipedia Wikipedia. Tôi coi đây là những người duy nhất bạn thực sự cần biết nếu tạo phần lớn các tệp phẳng để sử dụng trong bảng tính hoặc trực tuyến.
Có bất kỳ mẹo nào khác để tạo tệp CSV không? Hãy cho chúng tôi về họ dưới đây nếu bạn làm!
