Bảng tính là một công cụ rất hữu ích để tổ chức, sắp xếp, thao tác và tạo báo cáo từ tất cả các loại dữ liệu. Nhiều người sử dụng các ứng dụng bảng tính đám mây như Google Sheets để phân tích dữ liệu của họ và thường gặp phải vấn đề về dữ liệu trùng lặp. Dữ liệu trùng lặp có nghĩa là nhiều phiên bản của cùng một dữ liệu trong đó chỉ nên có một phiên bản.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách xóa bản sao trong Google Sheets
Dữ liệu có thể bao gồm mọi thứ từ số đến địa chỉ email đến bất kỳ loại dữ liệu nào khác mà bạn chỉ muốn trong bảng tính của mình một lần. Bạn không muốn tính hai lần khi thực hiện tính toán với các số và thường với danh sách email bạn đang tải lên Nhà cung cấp dịch vụ email, bạn không muốn địa chỉ email trùng lặp.
Đôi khi, việc loại bỏ các bản sao này là cần thiết để xử lý dữ liệu trong bảng tính, nhưng những lần khác chúng tôi không muốn thay đổi dữ liệu nhưng muốn biết bao nhiêu lần một giá trị cụ thể được sao chép trong dữ liệu của chúng tôi., Tôi sẽ chỉ cho bạn một số cách khác nhau để đếm các bản sao trong Trang tính sau đó cách giải quyết các vấn đề dữ liệu trùng lặp trong Google Sheets.
, bạn sẽ học cách đếm các bản sao bằng các hàm dựng sẵn và bạn sẽ học cách tìm và loại bỏ các bản sao bằng cách sử dụng một tiện ích bổ sung thiết yếu cho người dùng năng lượng Google Sheets có tên Power Tools.
Đếm số lượng trùng lặp với COUNTIF
COUNTIF là một chức năng Google Sheets tương đối cơ bản, đếm các ô bao gồm số hoặc văn bản dựa trên một điều kiện được chỉ định. Cú pháp rất đơn giản; bạn chỉ cần cung cấp một phạm vi ô và tiêu chí để đếm ô nào. Bạn có thể nhập hàm COUNTIF trong thanh fx với cú pháp: `= COUNTIF (phạm vi, tiêu chí)`.
Bây giờ, hãy thiết lập một bảng tính với một số dữ liệu giả mà chúng ta có thể đưa vào hàm COUNTIF. Mở bảng tính trống trong Google Sheets và nhập các giá trị '450, ' '350, ' '560, ' '450, ' '350' và '245' trong phạm vi ô A2: A7. Bảng tính của bạn sau đó phải giống hệt như bảng tính được hiển thị ngay bên dưới.
Để thêm chức năng COUNTIF vào bảng tính, chọn ô B9 và nhấp vào thanh fx. Nhập '= COUNTIF (A2: A7, Lần 450 450)' trong thanh fx và nhấn phím Return để thêm chức năng vào ô. Bây giờ, ô B9 sẽ bao gồm giá trị 2. Như vậy, nó đếm hai giá trị 450 trùng lặp trong phạm vi ô A2: A7.
COUNTIF cũng tính các chuỗi văn bản trùng lặp giống như dữ liệu số. Thay thế tiêu chí số của hàm bằng văn bản. Ví dụ: nhập 'chuỗi văn bản' trong các ô A8 và A9 của bảng tính của bạn. Sau đó, nhập hàm '= COUNTIF (A2: A9, chuỗi văn bản có tên)) trong ô B10. B10 sau đó sẽ đếm hai ô bao gồm văn bản trùng lặp như trong ảnh chụp bên dưới.
Bạn cũng có thể thêm công thức vào bảng tính đếm nhiều giá trị trùng lặp trong một phạm vi ô. Công thức đó thêm hai hoặc nhiều hàm COUNTIF lại với nhau. Ví dụ: nhập công thức '= COUNTIF (A2: A7, Lần 450 450) + COUNTIF (A2: A7, Phiên 350 350)' trong ô B11. Điều này đếm cả 450 và 350 số trùng lặp trong cột A. Kết quả là, B11 trả về giá trị 4 như trong ảnh chụp ngay bên dưới.
Đếm các bản sao với COUNT và COUNTA
COUNT là một hàm khác có thể đếm các giá trị trùng lặp trong phạm vi ô của bảng tính. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể bao gồm các phạm vi ô trong chức năng này. Như vậy, COUNT không tốt lắm khi bạn có các trang tính với các giá trị trùng lặp nằm rải rác trên nhiều phạm vi ô riêng biệt trong các cột hoặc hàng. Hàm này hiệu quả hơn nhiều để đếm các bản sao khi bạn sắp xếp dữ liệu theo hàng và cột.
Nhấp chuột phải vào tiêu đề Cột A trong bảng tính Sheets và chọn tùy chọn Sắp xếp bảng AZ . Điều đó sẽ sắp xếp các ô cột của bạn theo thứ tự số với các số thấp nhất ở trên cùng và giá trị cao nhất ở dưới cùng như trong ảnh chụp nhanh bên dưới. Điều này cũng nhóm tất cả các giá trị trùng lặp với nhau trong phạm vi ô duy nhất.
Do đó, bây giờ bạn chỉ cần nhập một tham chiếu ô trong hàm COUNT cho nó để đếm tất cả các giá trị trùng lặp trong phạm vi. Ví dụ: nhập '= COUNT (A2: A3)' trong ô B12 của bảng tính Trang tính của bạn. Hàm COUNT của B12 sau đó sẽ trả về giá trị 2, là số lượng trùng lặp trong phạm vi A2: A3.
Tùy chọn Sắp xếp bảng AZ cũng nhóm các văn bản trùng lặp trong các hàng và cột trong phạm vi ô đơn. Tuy nhiên, COUNT chỉ hoạt động đối với dữ liệu số. Đối với văn bản trùng lặp, thay vào đó hãy thêm hàm COUNTA vào bảng tính. Ví dụ: nhập '= COUNTA (A7: A8)' trong B13 của bảng tính của bạn, sẽ đếm các ô chuỗi văn bản trùng lặp như hiển thị bên dưới.
Nhấp vào nút tham chiếu ô để chọn phạm vi ô A1: A8 và nhấn tùy chọn OK . Nhấp vào Tiếp theo và chọn tùy chọn trùng lặp + lần xuất hiện đầu tiên .
Nhấp vào nút Tiếp theo một lần nữa để mở các tùy chọn hiển thị ngay bên dưới. Chọn các tùy chọn hộp kiểm Cột ở đó, rồi bấm Tiếp theo một lần nữa.
Chọn nút radio Thêm trạng thái cột, thêm cột mới đánh dấu các giá trị trùng lặp vào bảng tính. Ngoài ra còn có tùy chọn Fill Color mà bạn có thể chọn để làm nổi bật các ô trùng lặp bằng màu sắc. Khi bạn nhấn nút Kết thúc, bổ trợ sẽ cho bạn biết có bao nhiêu trùng lặp trong phạm vi ô đã chọn.
Do đó, bổ trợ đếm tất cả sáu bản sao trong phạm vi ô của bảng tính. Điều đó bao gồm một vài giá trị 350 và 450 và các ô chuỗi văn bản. Trang tính của bạn cũng sẽ bao gồm một cột B mới làm nổi bật các hàng A với các bản sao như bên dưới.
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều cách để đếm hoặc làm nổi bật các bản sao trong bảng tính Sheets với các chức năng và Power Tools, một tiện ích bổ sung cần thiết cho bất kỳ người dùng quyền lực nào của Google Sheets. Nếu bạn sử dụng Google Sheets với bất kỳ sự thường xuyên nào, bạn sẽ thấy Power Tools sẽ nhanh chóng trở thành một phần thiết yếu trong bộ công cụ Google Sheets của bạn. Bạn cũng có thể tự động hóa các quy trình như tìm và giải quyết các sự cố dữ liệu trùng lặp bằng tập lệnh Google Apps. đó là một công cụ mạnh mẽ cho người dùng Google Apps nâng cao, những người cảm thấy thoải mái khi thực hiện một số mã hóa.
Bạn cũng có thể thích bài viết hướng dẫn này của TechJunkie về Cách nhận giá trị tuyệt đối trong Google Sheets. Nếu bạn có bất kỳ mẹo và thủ thuật Google Sheets nào, vui lòng gửi chúng trong các nhận xét bên dưới.
