Bảng tính là một trong những cách mạnh mẽ và dễ sử dụng nhất để sắp xếp, xem và thao tác với tất cả các loại dữ liệu. Một trong những nhiệm vụ phổ biến nhất mà mọi người thực hiện bằng bảng tính như Microsoft Excel là phân tích các tập dữ liệu. Thông thường, một bảng tính có thể bao gồm dữ liệu trùng lặp, nghĩa là một hàng hoặc ô trùng lặp với một hàng hoặc ô khác. Đôi khi chúng tôi muốn xóa các bản sao đó và chúng tôi đã tạo một bài viết về loại bỏ các bản sao trong Excel để hướng dẫn cách thực hiện. Tuy nhiên, đôi khi chúng tôi không muốn thay đổi dữ liệu, nhưng chúng tôi muốn biết, ví dụ, bao nhiêu lần một giá trị cụ thể được nhân đôi trong tập dữ liệu của chúng tôi. Bài viết này sẽ dạy cho bạn một số cách khác nhau để đếm các bản sao trong bảng tính Excel.
Hàm COUNTIF
COUNTIF chắc chắn là một trong những hàm thống kê Excel mạnh mẽ và tiện lợi hơn. COUNTIF hoạt động bằng cách tìm tổng số ô trong phạm vi đã chọn phù hợp với tiêu chí đã chỉ định. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu COUNTIF cho bạn biết có bao nhiêu ô trong cột D có chứa cụm từ Excel Excel là Groovy. Cú pháp cho hàm Excel này là: = COUNTIF (phạm vi, tiêu chí) . Phạm vi là các ô mà bạn muốn tìm kiếm các tiêu chí, tiêu chí là những gì bạn muốn hàm tính. Vậy làm thế nào để chúng ta sử dụng COUNTIF để đếm các giá trị trùng lặp?
Đầu tiên, nhập một số dữ liệu giả vào bảng tính Excel trống. Nhập các giá trị '45, '' 252, ''52, ' '45, '252' và '45' vào các ô A2: A7. Sau đó, bảng tính của bạn phải phù hợp với bảng hiển thị ngay bên dưới.
Bây giờ, giả sử bạn cần tìm có bao nhiêu ô bao gồm giá trị trùng lặp 45. Hàm COUNTIF sẽ cho bạn biết điều đó trong nháy mắt! Chọn ô A9, rồi nhấn nút fx . Chọn COUNTIF và nhấn OK để mở cửa sổ hiển thị ngay bên dưới. (Nếu bạn cảm thấy thoải mái với các công thức Excel, bạn có thể chỉ cần nhập công thức trực tiếp vào ô mà không cần sử dụng các hộp thoại).
Nhấp vào nút Phạm vi và chọn phạm vi ô A2: A9. Tiếp theo, nhập '45' vào hộp văn bản Tiêu chí. Nhấn OK để đóng cửa sổ. Bây giờ A9 sẽ trả về kết quả công thức của 3. Do đó, có ba ô trong phạm vi đã chọn bao gồm giá trị 45.
Các chức năng hoạt động tương tự cho văn bản. Ví dụ: nhập 'lê, ' 'táo, ' 'táo' và 'cam' trong các ô A11: 14. Sau đó, bảng tính nên bao gồm một danh sách ngắn của trái cây như được hiển thị ngay bên dưới.
Chọn để thêm chức năng COUNTIF vào ô A16. Nhấn nút fx , chọn CountIF và nhấp OK . Lần này, chọn các ô A11: 14 làm phạm vi. Nhập táo táo vào hộp văn bản Tiêu chí như được hiển thị ngay bên dưới.
Bây giờ khi bạn nhấn OK , A16 sẽ trả về giá trị 2. Vì vậy, có hai ô bao gồm các bản sao táo. Lưu ý rằng các ô trong phạm vi đã chọn không được chứa bất kỳ khoảng trắng nào. Nếu có, Excel sẽ không tính chúng là các bản sao (trừ khi các tiêu chí được nhập cũng bao gồm chính xác các khoảng trống giống nhau). Hướng dẫn Tech Junkie này cho bạn biết cách xóa khoảng trống khỏi các ô bảng tính Excel.
Đếm nhiều giá trị trùng lặp
Nhưng nếu bạn cần tìm tổng số bản sao cho hai, ba hoặc nhiều giá trị thì sao? Ví dụ: bạn có thể cần tìm bao nhiêu lần ba bộ giá trị được nhân đôi trong một phạm vi ô. Trong trường hợp đó, bạn có thể mở rộng hàm COUNTIF để nó bao gồm nhiều tiêu chí.
Chọn A9 trong bảng tính Excel của bạn. Sau đó bấm vào thanh fx để chỉnh sửa chức năng ban đầu. Thêm '+ COUNTIF (A2: A7, 252)' vào chức năng và nhấn Enter.
Sau đó, chức năng đầy đủ sẽ trở thành hiệu quả = COUNTIF (A2: A7, 45) + COUNTIF (A2: A7, 252) như được hiển thị trong ảnh chụp nhanh bên dưới. A9 sau đó sẽ trả về giá trị 5. Như vậy, hàm đã tổng cộng cả 45 và 252 trùng lặp trong phạm vi ô của chúng tôi, lên tới 5.
Hàm cũng có thể đếm các giá trị trong phạm vi ô trên nhiều bảng tính Excel. Điều đó sẽ yêu cầu sửa đổi các phạm vi ô cần thiết để chúng bao gồm một tham chiếu trang tính, chẳng hạn như Sheet2! Hoặc Sheet3!, Trong tham chiếu ô. Ví dụ: để bao gồm một phạm vi ô trong Bảng 3, hàm sẽ có dạng như: = COUNTIF (A2: A7, 45) + COUNTIF (Trang tính 3! C3: C8, 252).
Đếm tất cả các giá trị trùng lặp trong một cột hoặc hàng
Một số người dùng Excel có thể cần phải đếm tất cả các giá trị hoặc mục trùng lặp trong một cột bảng tính. Bạn cũng có thể làm điều đó với hàm COUNTIF. Tuy nhiên, hàm yêu cầu tham chiếu ô tuyệt đối cho toàn bộ cột bạn cần đếm tất cả các mục trùng lặp.
Bấm vào ô B2 trên bảng tính Excel của riêng bạn. Nhấp vào nút fx và chọn để mở cửa sổ Đối số chức năng COUNTIF. Nhập '$ A $ 2: $ A $ 7' vào hộp Phạm vi. Nhập '$ A2' vào hộp Tiêu chí và nhấn nút OK để thêm chức năng vào bảng tính. Ô B2 sẽ trả về giá trị 3 như hình bên dưới.
Bây giờ bạn cần sao chép hàm vào tất cả các ô bên dưới xuống A7. Chọn B2, nhấp chuột trái vào góc dưới cùng bên phải của ô và kéo nó xuống A7. Điều đó sao chép chức năng cho tất cả các ô khác như được hiển thị ngay bên dưới.
Cột B trong ảnh trên hiện tại có hiệu quả đếm tất cả các giá trị trong phạm vi A2: A7. Nó nhấn mạnh rằng 45 bản sao ba lần và 252 bản sao hai lần trong phạm vi đã chọn. Vì vậy, bây giờ bạn có thể nhanh chóng tìm thấy tất cả các giá trị lặp lại trong các cột hoặc hàng của bảng tính bằng cách bao gồm các tham chiếu ô tuyệt đối trong hàm COUNTIF.
Giờ đây, bạn có thể đếm bất kỳ số lượng giá trị hoặc mục trùng lặp nào trên bảng tính Excel của mình với COUNTIF. Mở trang YouTube này để xem chức năng COUNTIF đang hoạt động.
Biết bất kỳ mẹo và kỹ thuật Excel thú vị nào khác không? Chia sẻ chúng với chúng tôi dưới đây!
