Người dùng Excel thường cần chuyển đổi tài liệu Word sang bảng tính XLS. Ít nhất, họ có thể cần phải chuyển đổi hoặc sao chép một số bảng từ tài liệu Office của họ sang trang tính Excel. Ngoài ra, một số người dùng có thể cần phải chuyển đổi toàn bộ tài liệu văn bản thành bảng tính. Có tất cả các loại lý do mà ai đó có thể cần phải chuyển đổi tài liệu Word sang bảng tính Excel. Có một số cách mà bạn có thể chuyển đổi tệp Word DOC sang định dạng bảng tính MS Office.
Sao chép bảng từ bảng tính MS Word sang Excel
Nếu bạn chỉ cần xuất các bảng trong tài liệu MS Word sang bảng tính, có lẽ tốt hơn là sao chép và dán chúng bằng các phím nóng Ctrl + C và Ctrl + V (Command + C và Command + V nếu bạn đang sử dụng máy Mac) . Chọn một bảng để sao chép trong tài liệu bằng cách kéo con trỏ qua tất cả các cột và hàng của nó. Nhấn phím nóng Ctrl + C để sao chép nó.
Mở bảng tính Excel để dán bảng vào. Chọn một ô trong bảng tính, rồi nhấn phím nóng Ctrl + V để dán bảng. Sau đó, bạn có thể nhấp vào hộp Ctrl để mở các tùy chọn dán tiếp theo, như trong ảnh chụp nhanh bên dưới.
Bạn có thể chọn tùy chọn Giữ định dạng nguồn hoặc Định dạng đích phù hợp . Tùy chọn Keep Source Format Format giữ lại tất cả các định dạng từ bảng gốc. Tùy chọn khác áp dụng định dạng để khớp với các ô của bảng tính. Lưu ý rằng Định dạng đích phù hợp cũng xóa các đường viền bảng trên các tờ giấy trắng. Hãy xem hướng dẫn Tech Junkie này để biết thêm chi tiết về cách bạn có thể kết hợp các tệp bằng cách sao chép và dán trong Excel.
Chuyển đổi tài liệu Word đầy đủ sang Excel
Bạn có thể chuyển đổi tài liệu đầy đủ sang bảng tính với các tùy chọn nhập dữ liệu của Excel. Excel có Trình hướng dẫn nhập văn bản mà bạn có thể nhập tệp văn bản. Công cụ đó cho phép bạn định cấu hình các dấu phân cách và định dạng dữ liệu cho nội dung được nhập. Đây là cách bạn có thể nhập tài liệu Word bằng công cụ đó.
Đầu tiên, mở tài liệu để chuyển đổi sang bảng tính Excel trong MS Word. Nhấp vào tab Tệp và chọn Lưu dưới dạng để mở cửa sổ trong ảnh chụp nhanh bên dưới. Chọn tùy chọn Văn bản thuần túy từ menu thả xuống Lưu dưới dạng. Chọn một thư mục để lưu tập tin vào.
Bây giờ nhấn nút Lưu . Cửa sổ Chuyển đổi tệp được hiển thị trực tiếp bên dưới sau đó sẽ mở. Nhấn nút OK để đóng cửa sổ đó, và sau đó bạn cũng có thể đóng MS Word.
Mở một bảng tính trống trong MS Excel. Bấm vào tab Dữ liệu, rồi bấm nút Từ Văn bản để mở cửa sổ Nhập tệp văn bản. Chọn tệp văn bản thuần túy bạn đã lưu trong Word và nhấn nút Nhập .
Thuật sĩ Nhập văn bản sẽ mở, bao gồm ba bước để nhập tài liệu. Đầu tiên, chọn tùy chọn Kiểu dữ liệu được phân cách . Nhấn nút Tiếp theo để mở thêm các tùy chọn dấu phân cách.
Sau đó, bạn có thể chọn bốn tùy chọn dấu phân cách để phân chia dữ liệu, nhưng không nhất thiết phải chọn bất kỳ cài đặt dấu phân cách nào. Tuy nhiên, tốt hơn là chọn một trong các hộp kiểm phân cách nếu tài liệu của bạn bao gồm các tab, dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy.
Nhấn Next để chọn định dạng dữ liệu cho nội dung đã nhập. Nhấn Kết thúc để đóng trình hướng dẫn. Hộp thoại Nhập dữ liệu sẽ mở ra từ đó bạn có thể chọn phạm vi ô cho dữ liệu trong bảng tính hiện có. Nhấn OK để nhập nội dung tài liệu Word vào bảng tính Excel.
Chuyển đổi tài liệu Word sang định dạng Excel bằng công cụ web
Có nhiều công cụ web chuyển đổi tài liệu MS Word sang định dạng tệp XLS của Excel. Những công cụ đó chuyển đổi định dạng tệp để bạn có thể mở tài liệu Word trong Excel. Điều đó nhanh hơn việc nhập dữ liệu, nhưng bạn cũng có thể cần điều chỉnh định dạng của bảng tính nhiều hơn một chút.
Bạn có thể chuyển đổi tệp DOC thành bảng tính Excel bằng công cụ web này. Nhấn nút Chọn tệp DOC ở đó để chọn tài liệu Word. Chọn tùy chọn XLS hoặc XLSX cho định dạng đầu ra. Nhấn nút Chuyển đổi sang XLS . Sau đó nhấp vào Tải xuống tệp Excel để lưu bảng tính mới.
Mở bảng tính mới trong Excel. Khi bạn lần đầu tiên mở nó, nhấn nút Bật chỉnh sửa . Tất cả nội dung gốc từ tài liệu Word sẽ ở đó, nhưng bạn có thể cần điều chỉnh định dạng và bố cục của trang tính.
Bổ trợ phần mềm chuyển đổi MS Word sang Excel
Nếu bạn muốn chuyển đổi nội dung tài liệu Word sang bảng tính bằng cách sao chép và dán, hãy xem Bổ trợ phần mềm chuyển đổi Excel. Đó là bổ trợ Word cho phép bạn gửi nội dung tài liệu đã chọn vào bảng tính Excel. Như vậy, nó giống như một bản sao và dán bổ trợ để gửi nội dung tài liệu đến các tệp XLS. Bổ trợ được bán lẻ ở mức khoảng 19, 99 đô la và bạn có thể tải xuống từ trang này.
Khi bạn đã cài đặt bổ trợ, hãy mở tài liệu để chuyển đổi sang bảng tính. Chọn văn bản hoặc bảng để gửi đến bảng tính XLS bằng con trỏ. Bấm vào tab Bổ trợ và Excel để mở menu bao gồm các tùy chọn Gửi văn bản Word được tô sáng sang Excel . Chọn một trong các tùy chọn gửi sẽ sao chép nội dung được tô sáng vào một bảng Excel. Ứng dụng sẽ tự động mở ra với một tờ bao gồm nội dung tài liệu đã chọn.
Vì vậy, bạn có thể chuyển đổi tài liệu MS Word sang bảng tính XLS bằng bổ trợ, công cụ web, sao chép và dán phím nóng và Trình hướng dẫn nhập văn bản. Trình hướng dẫn nhập văn bản và các công cụ web DOC sang XLS là lựa chọn tốt nhất của bạn để chuyển đổi các tài liệu Word đầy đủ sang các trang tính Excel. Tuy nhiên, bổ trợ phần mềm chuyển đổi và sao chép và dán các phím nóng linh hoạt hơn khi bạn có thể chọn nội dung tài liệu cụ thể hơn để xuất sang bảng tính.
