Nếu bạn đã từng xử lý hai phiên bản khác nhau của tệp Microsoft Word mà bạn cần so sánh, thì bạn sẽ biết những gì có thể gây ra một cách thủ công. Tôi đã có điều này xảy ra khi một đồng nghiệp làm việc trên phiên bản sai của tệp, kết hợp các thay đổi thành một tệp cũ không còn phù hợp.
Rất may, Microsoft Word có một tính năng cho phép bạn tự động so sánh hai tài liệu, vì vậy bạn thực sự không phải trải qua và kiểm tra từng từ hoặc đoạn thủ công! Đây là cách so sánh các tài liệu Word trong macOS!
Đầu tiên, mở Word từ Dock của bạn hoặc từ thư mục Ứng dụng trên máy Mac. Lối tắt đến Ứng dụng nằm trong menu Tìm kiếm của Google.
Khi Word mở, chỉ cần chọn một tài liệu trống từ Thư viện tài liệu
Dù sao, một khi Word đã sẵn sàng, hãy chọn Công cụ> Theo dõi Thay đổi> So sánh Tài liệu từ các menu ở trên cùng.
Trong hộp sẽ mở sau đó, bạn sẽ muốn chọn tài liệu gốc của mình để so sánh với tài liệu sửa đổi; nếu bạn nhấp vào trình đơn thả xuống trong hộp màu đỏ của tôi bên dưới, bạn có thể chọn từ các tệp gần đây. Bạn cũng có thể chọn biểu tượng thư mục mà tôi đã gọi bằng mũi tên màu đỏ để điều hướng qua hệ thống tệp của bạn để xác định vị trí tài liệu được đề cập.
Khi bạn làm điều đó, bạn sẽ thấy hộp thoại mở / lưu quen thuộc, vì vậy hãy sử dụng hộp thoại đó để tìm phiên bản đầu tiên của tài liệu của bạn và nhấp vào Mở.
Các thay đổi của Nhãn Nhãn với phần có thể là bất cứ điều gì bạn muốn, tác giả của các thay đổi thường là một chỉ báo tốt để đi cùng. Và có một vài điều nữa để biết về cửa sổ này. Đầu tiên, biểu tượng có hai mũi tên trên đó sẽ cho phép bạn trao đổi vị trí của các tài liệu để so sánh, nếu bạn vô tình chọn phiên bản sửa đổi của mình làm tài liệu gốc, giả sử. Và thứ hai, nhấp vào biểu tượng dấu mũ sẽ cung cấp cho bạn một loạt các tùy chọn mới để so sánh và làm thế nào.
Vì vậy, nếu bạn không cần so sánh các tiêu đề và chân trang, thay đổi trường hợp hoặc khoảng trắng chẳng hạn, bạn có thể tắt các hộp kiểm đó. Và như bạn có thể thấy, theo mặc định, Word sẽ tạo một tài liệu mới để so sánh, vì vậy khi bạn đã sẵn sàng để kiểm tra, hãy nhấp vào OK OK trên cửa sổ này để xem.
Tính năng này không hoàn hảo và nếu bạn không quen với cách đọc các thay đổi được theo dõi trong tài liệu Word, ban đầu bạn có thể thấy việc xem qua tệp mới là một thách thức. Nhưng điều này là như vậy, tốt hơn nhiều so với việc phải đọc cả hai tài liệu cạnh nhau để tìm các chỉnh sửa! Tôi đã thực hiện một số hiệu đính trong quá khứ và điều đó nghe giống như cơn ác mộng của riêng tôi. Cùng với việc phải phát biểu trước đám đông. Hoặc phải bay qua sóng gió. Hoặc đưa ra một bài phát biểu trong khi bay qua nhiễu loạn.
Ừm, tôi sẽ dừng ở đó. Điều này có thể mất một thời gian.
