Tôi đã được hỏi một câu hỏi vào một ngày khác khi chỉ cho ai đó cách sử dụng Gmail và đó không phải là lần đầu tiên tôi nghe thấy nó. Câu hỏi là 'Làm cách nào để tôi tạo các bản nháp trong Gmail để không mất nhiều thời gian để trả lời khách hàng?' Khi tôi cố gắng thường xuyên trả lời các câu hỏi ở đây trên TechJunkie, tôi nghĩ rằng đây là một ứng cử viên chính.
Cũng xem bài viết của chúng tôi Cách đặt hàng Gmail theo kích thước
Những gì câu hỏi thực sự hỏi là về các mẫu email hơn là lưu các bản sao của một bản nháp. Tôi đã chỉ cho ai đó cách thiết lập trả lời tự động và nhãn cho email doanh nghiệp mới của họ. Họ muốn một số email soạn sẵn để gửi cho khách hàng để giữ chúng trong vòng lặp mà không bị quản trị viên sa lầy suốt cả ngày. Câu trả lời là tạo các mẫu email.
Bạn có thể tạo các bản sao của chúng và giữ chúng dưới dạng bản nháp nếu bạn thích nhưng bạn có thể làm nhiều hơn với các mẫu.
Mẫu thư điện tử
Mẫu email là một ân huệ tiết kiệm của tất cả các chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc những người thấy mình nói những điều tương tự trong cùng một loại email. Tôi đã sử dụng chúng kể từ khi tôi bắt đầu kinh doanh riêng và chúng đã giúp tôi tiết kiệm hàng trăm giờ trong những năm qua.
Mẫu email cũng có thể làm cho bạn trông chuyên nghiệp hơn. Bạn có thể trả lời nhanh hơn và đơn giản 'Cảm ơn email của bạn, một trong nhóm của chúng tôi sẽ liên hệ trực tiếp với bạn trong vòng 24 giờ' có thể khiến khách hàng cảm thấy có giá trị. Xem xét cách dễ dàng để làm, tôi khuyên bạn nên sử dụng chúng.
Làm cách nào để tạo mẫu email trong Gmail?
Gmail gọi các mẫu Phản hồi đóng hộp và bạn phải bật tính năng này trước khi có thể sử dụng chúng. Sau khi hoàn thành, bạn có thể tạo bao nhiêu mẫu email tùy thích.
- Mở Gmail và đăng nhập.
- Chọn biểu tượng menu cog ở trên cùng bên trái và chọn Cài đặt.
- Chọn tab Labs.
- Chuyển đổi câu trả lời đóng hộp (mẫu) sang Bật.
- Chọn Lưu thay đổi ở cuối trang.
Bây giờ tính năng được kích hoạt, chúng ta có thể bắt đầu tạo mẫu. Bạn làm điều đó từ Hộp thư đến trong Gmail để chúng tôi đi tiếp.
- Chọn Soạn email từ Hộp thư đến của bạn.
- Tạo email bạn muốn tạo như bình thường.
- Chọn mũi tên xuống màu xám ở dưới cùng bên phải của cửa sổ email.
- Chọn Phản hồi đóng hộp và Phản hồi đóng hộp mới.
- Đặt tên có ý nghĩa và chọn OK để lưu.
Khi bạn đã lưu phản hồi đóng hộp của mình, bạn có thể xóa bản nháp một cách an toàn.
Khi đưa ra phản hồi đóng hộp của bạn, bạn cần cân bằng liên lạc cá nhân với việc đủ chung chung để bạn không xúc phạm bất cứ ai. Điều đó có nghĩa là hoặc để lại những thứ như tên và ngày ra khỏi email và thay thế nó bằng thời gian. Hoặc bạn có thể thêm những liên lạc cá nhân bằng tay trước khi gửi. Điều thứ hai là thích hợp hơn vì liên lạc cá nhân tạo ra một mối quan hệ bạn có thể xây dựng. Không phải lúc nào cũng có thể nên bạn phải sử dụng phán đoán của mình.
Sử dụng mẫu email của bạn
Bây giờ bạn đã tạo mẫu email của mình hoặc phản hồi đóng hộp, đã đến lúc sử dụng nó. Khi bạn nhận được cơ hội đầu tiên để sử dụng mẫu, hãy làm điều này:
- Chọn Trả lời từ trong email bạn muốn trả lời.
- Chọn mũi tên xuống màu xám ở dưới cùng bên phải của màn hình.
- Chọn Phản hồi đóng hộp và chọn phản hồi bạn đã tạo.
- Thêm dữ liệu cá nhân để làm cho email có liên quan.
- Gửi.
Bạn có thể làm điều tương tự bằng cách sử dụng Compose và tạo một email mới nhưng tôi thấy phương thức trả lời nhanh hơn nhiều.
Sử dụng phản hồi đóng hộp của bạn làm thư trả lời tự động
Đưa mẫu email đi thêm một bước, về cách thiết lập phản hồi đóng hộp dưới dạng trả lời tự động cho email đến. Bạn sẽ phải giữ cho câu trả lời đóng hộp của mình chung chung nhưng đó là một cách tuyệt vời để thừa nhận các đơn đặt hàng hoặc truy vấn và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng của bạn.
- Mở Cài đặt trong Gmail và chọn tab Bộ lọc.
- Chọn liên kết văn bản Tạo bộ lọc mới.
- Tạo một tiêu chí để kích hoạt bộ lọc. Điều này có thể sẽ là duy nhất cho bạn để chọn một cái gì đó hoạt động.
- Chọn Tạo bộ lọc với tìm kiếm này ở dưới cùng bên phải của cửa sổ.
- Chọn Gửi phản hồi đóng hộp và phản hồi bạn muốn sử dụng.
- Chọn Tạo bộ lọc.
Bây giờ bất cứ khi nào các tiêu chí bộ lọc được đáp ứng, Gmail sẽ tự động gửi phản hồi đóng hộp của bạn. Điều này lý tưởng cho các xác nhận hoặc cập nhật và có thể được đặt để kích hoạt theo nhiều cách. Tôi không thể liệt kê tất cả chúng ở đây nhưng bạn sẽ nhận ra một mẫu trong email mà bạn có thể sử dụng. Ví dụ: tất cả các email gửi đến '' địa chỉ email của bạn hoặc bất kỳ email nào có chứa từ 'Đặt hàng'. Bạn có được ý tưởng.
