Nếu bạn cần thay đổi địa chỉ 'Trả lời' cho các email trong Outlook, hướng dẫn này là dành cho bạn. Quá trình này rất đơn giản một khi bạn biết cách nhưng đây là Microsoft, nó không đơn giản như nó có thể.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách thiết lập tự động trả lời trong Outlook
Nếu bạn đang đi nghỉ hoặc sẽ ở ngoài tầm với một lúc, thay đổi địa chỉ trả lời email có thể là một cách hữu ích để giữ liên lạc. Ví dụ: nếu bạn đang gửi email từ nơi làm việc nhưng sẽ không có quyền truy cập vào email công việc nhưng bạn sẽ có thể truy cập email cá nhân của mình, bạn có thể gửi email từ nơi làm việc và có người nhận trả lời đến nhà của bạn. Đó là một trong nhiều lý do bạn có thể cần thay đổi trả lời địa chỉ cho các email trong Outlook 2016.
Nếu bạn hoặc tổ chức của bạn sử dụng máy chủ Microsoft Exchange, người dùng không thể thay đổi vĩnh viễn câu trả lời của họ thành địa chỉ trong Outlook. Bạn có thể sửa đổi trả lời địa chỉ cho từng thư, nhưng không được đặt vĩnh viễn. Bạn sẽ phải liên hệ với nhóm CNTT của mình nếu bạn sử dụng Exchange.
Thay đổi trả lời thành địa chỉ trong Outlook 2016
Thông thường, bạn sẽ thay đổi trả lời thành địa chỉ cho một email riêng lẻ hoặc một vài email và đó sẽ là nó. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thêm hoặc thay đổi vĩnh viễn trả lời thành địa chỉ, bạn cũng có thể làm điều đó, trừ khi bạn sử dụng Exchange như đã đề cập.
Thay đổi trả lời thành địa chỉ cho mỗi email
Nếu bạn chỉ cần thay đổi địa chỉ cho một hoặc hai email, bạn có thể thực hiện thay đổi trong từng thư riêng lẻ.
- Mở một email mới trong Outlook.
- Chọn Tùy chọn và Trả lời trực tiếp Đến trong ruy-băng.
- Chọn hộp bên cạnh 'Có câu trả lời được gửi đến' nếu nó chưa được chọn và nhấn Chọn Tên.
- Chọn một địa chỉ email từ danh sách hoặc sử dụng một; và nhập địa chỉ email vào hộp. Nếu sử dụng nhiều địa chỉ email, hãy phân tách bằng dấu ';'.
- Đảm bảo tất cả các địa chỉ được liệt kê trong hộp bên cạnh 'Trả lời' ở dưới cùng của cửa sổ. Nhấn Trả lời nếu họ không thêm chúng.
- Chọn OK và Đóng để quay lại email.
- Hộp 'Trả lời trực tiếp' sẽ vẫn có màu xám nếu được thiết lập chính xác.
- Hoàn thành và gửi email như bình thường.
Bạn có thể sử dụng phương pháp này bao nhiêu lần tùy thích và thêm bao nhiêu câu trả lời vào địa chỉ mà bạn muốn. Các quy tắc sử dụng thông thường được áp dụng mặc dù, cố gắng không bao gồm mọi người bạn biết và tạo chuỗi email vô tận. Không ai thích những thứ đó.
Thay đổi trả lời thành địa chỉ vĩnh viễn trong Outlook 2016
Nếu bạn muốn vĩnh viễn gửi tất cả email trả lời đến một hộp thư đến khác, bạn cũng có thể làm điều đó. Ưu điểm là một khi được đặt, bạn không cần chỉ định địa chỉ mỗi khi bạn gửi thư. Nhược điểm là bạn chỉ có thể bao gồm một địa chỉ email chứ không phải nhiều địa chỉ.
Để thay đổi vĩnh viễn địa chỉ trả lời, bạn cần đi sâu vào cài đặt tài khoản Outlook.
- Mở Outlook và chọn Tệp.
- Chọn Cài đặt tài khoản và Cài đặt tài khoản.
- Chọn tab Email và địa chỉ email bạn muốn sửa đổi.
- Chọn Thay đổi từ các tùy chọn và nút Cài đặt khác ở bên phải.
- Thêm địa chỉ email vào ô bên cạnh Trả lời Email và chọn OK.
- Chọn Tiếp theo và đóng cửa sổ Kiểm tra.
- Chọn Kết thúc và Đóng màn hình Tài khoản Email.
Bây giờ khi bạn gửi email, mọi phản hồi sẽ được chuyển vĩnh viễn đến địa chỉ bạn đã chỉ định trong bước 5.
Đặt trả lời ngoài văn phòng trong Outlook 2016
Nếu bạn muốn đi nghỉ mà không lo lắng về email hoặc công việc, có thể dễ dàng hơn để thiết lập một câu trả lời ngoài văn phòng. Đây là phản hồi đóng hộp cho bất kỳ ai gửi email cho bạn nói với họ rằng bạn không ở đó và sẽ quay lại vào một ngày nhất định. Trong công việc hoặc ở trường, đây là phép lịch sự nên được sử dụng bất cứ lúc nào bạn không có mặt để trả lời email.
- Mở Outlook và chọn Tệp.
- Chọn trả lời tự động bên dưới Cài đặt tài khoản.
- Chọn 'Gửi trả lời tự động' và đặt ngày và giờ bắt đầu.
- Chọn ngày và thời gian kết thúc và tạo email hoặc sử dụng mẫu tổ chức.
- Chọn OK
Bây giờ tất cả những gì bạn phải làm là nhớ tắt nó đi khi bạn quay lại. Nó có thể hữu ích để tạo một mục lịch nhắc nhở bạn làm điều đó khi trở về. Nếu bạn là bất cứ ai như tôi, bạn sẽ quên và đó sẽ là một đồng nghiệp nhắc nhở bạn, hoặc tệ hơn, sếp của bạn la mắng bạn để tắt nó đi!
