Thêm một chữ ký vào thông điệp email của bạn mang lại cho nó một sự chuyên nghiệp. Ném vào logo và thông tin liên hệ của bạn cung cấp một quảng cáo thương hiệu cho một sự tương ứng buồn tẻ khác. Nó cấp cho những người muốn liên lạc với bạn bằng cách khác có khả năng để làm như vậy. Tạo và sử dụng chữ ký trong Microsoft Outlook là một nhiệm vụ đủ đơn giản. Bạn thậm chí có thể tạo nhiều chữ ký được cá nhân hóa để chuyển sang một ý thích tùy thuộc vào đối tượng mục tiêu của bạn.
Tuy nhiên, Outlook sẽ chỉ đính kèm chữ ký cho các email mới được gửi hoặc chuyển tiếp. Các email bạn đã gửi trước khi tạo chữ ký sẽ vẫn không có. Để thêm chữ ký vào thư cũ, bạn cần vào cài đặt Outlook và thay đổi một số thứ.
Chữ ký của bạn có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, danh thiếp điện tử, logo hoặc thậm chí là hình ảnh của chữ ký viết tay của bạn. Bạn có thể thiết lập Outlook để chữ ký được tự động thêm vào tất cả các tin nhắn gửi đi hoặc tạo chữ ký của bạn và thêm nó vào tin nhắn trong từng trường hợp cụ thể.
Thêm chữ ký vào thư tương ứng Outlook của bạn
Các bước tạo ra email của bạn bằng chữ ký sẽ phụ thuộc vào phiên bản Outlook bạn đang sử dụng. Có một quy trình cho những người sử dụng các phiên bản phần mềm cũ hơn (2007 - 2010) và một quy trình cho các phiên bản mới hơn (2010+) cũng như người dùng Microsoft Office 365.
Hãy bắt đầu với các phiên bản mới nhất.
Phiên bản Outlook 2010+ Bao gồm Outlook cho 365
Để tạo chữ ký mới cho email Outlook của bạn:
- Nhấn vào đây để tạo một email mới.
- Nhấp vào Chữ ký và sau đó Chữ ký từ tab Tin nhắn trực tuyến.
- Tùy thuộc vào kích thước cửa sổ Outlook của bạn và liệu bạn đang soạn thư email mới hay trả lời hoặc chuyển tiếp, tab Tin nhắn trên mạng và nút Chữ ký có thể ở hai vị trí khác nhau. Tuy nhiên, nút Chữ ký thường đi kèm với Tệp đính kèm và Mục đính kèm bên trong phần Phần mềm Bao gồm trong thư mục.
- Trong tab Chữ ký Email của Email, ngay dưới chữ ký Chọn để chỉnh sửa hộp, hãy chọn Mới và thêm tên cho chữ ký mới của bạn trong hộp thoại Chữ ký mới của Chữ ký.
- Ngay bên dưới chữ ký Chỉnh sửa, hãy soạn chữ ký của bạn trong khu vực được cung cấp.
- Cửa sổ cung cấp cho bạn khả năng thay đổi phông chữ, màu phông chữ và kích thước, cũng như căn chỉnh văn bản.
- Để thêm liên kết và hình ảnh vào chữ ký email của bạn, thay đổi phông chữ và màu sắc và chứng minh văn bản, bạn có thể làm như vậy bằng cách sử dụng thanh định dạng nhỏ trong phần Chỉnh sửa chữ ký.
- Bạn thậm chí có thể tạo chữ ký mạnh mẽ hơn bằng dấu đầu dòng, bảng hoặc viền, sử dụng Microsoft Word để định dạng văn bản của mình. Sau đó chuyển nó qua một bản sao đơn giản ( Ctrl + C ) và dán ( Ctrl + V ) vào chữ ký vào hộp Chữ ký Chỉnh sửa.
- Bạn cũng có thể thêm các biểu tượng và liên kết phương tiện truyền thông xã hội trong chữ ký của mình mà tôi sẽ chạm vào sau.
- Khi chữ ký là cách bạn muốn, trong mục Chọn chữ ký mặc định, hãy đặt các tùy chọn sau:
- Chọn một tài khoản email để liên kết chữ ký của bạn với, bằng cách sử dụng trình đơn thả xuống Tài khoản Email Email. Bạn có thể có các chữ ký khác nhau cho mỗi tài khoản email bạn sử dụng cho Outlook.
- Để chữ ký của bạn được thêm tự động vào tất cả các tin nhắn trong tương lai, hãy nhấp vào thả xuống Tin nhắn mới của Bỉ và chọn chữ ký. Nếu bạn không muốn cài đặt tự động theo mặc định, hãy chọn (không có) . Điều này sẽ làm cho nó để mọi tin nhắn mới bạn gửi không có chữ ký nào kể cả những tin nhắn được chuyển tiếp và trả lời.
- Để một chữ ký xuất hiện trong các tin nhắn của bạn mà bạn trả lời và chuyển tiếp, hãy nhấp vào thả xuống Trả lời / chuyển tiếp xuống và chọn một chữ ký. Điều này sẽ tự động thêm chữ ký đó bất cứ khi nào bạn trả lời hoặc chuyển tiếp email. Để không có bộ này, chọn (không) thay thế.
- Bây giờ đã xong, nhấp vào nút OK để quay lại để lưu chữ ký của bạn và trở lại tin nhắn mới của bạn.
- Điều quan trọng cần lưu ý là thông báo hiện tại bạn đã tạo chữ ký sẽ không có chữ ký. Vì một số lý do, chữ ký sẽ chỉ xuất hiện trong các tin nhắn theo sau. Bạn sẽ cần thêm chữ ký theo cách thủ công nếu bạn đang mong muốn sử dụng chữ ký.
Chèn chữ ký thủ công
Đối với tin nhắn mới mà bạn đã bắt đầu với mục đích tạo chữ ký hoặc những người bạn không muốn đặt chữ ký tự động, bạn vẫn có thể chèn chữ ký theo cách thủ công.
Làm như vậy:
- Khi tin nhắn email của bạn được mở, hãy nhấp vào tab Tin nhắn trực tuyến và chọn Chữ ký .
- Điều này sẽ mở một menu bay ra hiển thị tất cả các chữ ký đã lưu mà bạn đã tạo. Chọn chữ ký bạn muốn sử dụng từ các tùy chọn bằng cách nhấp vào nó. Bây giờ nó sẽ xuất hiện trong tin nhắn hiện tại của bạn.
Thêm Logo hoặc Hình ảnh vào Chữ ký của bạn
Thương hiệu thường yêu cầu logo. Để thêm hình ảnh như logo hoặc biểu tượng phương tiện truyền thông xã hội vào chữ ký của bạn:
- Mở một tin nhắn email mới và nhấp vào tab Tin nhắn trực tuyến.
- Bấm vào Chữ ký và sau đó Chữ ký .
- Chọn chữ ký bạn muốn thêm logo hoặc hình ảnh vào bằng cách chọn nó trong chữ ký Chọn để chỉnh sửa hộp.
- Nhấp vào biểu tượng Thêm hình ảnh, định vị hình ảnh bạn muốn thêm từ các tệp PC của bạn, sau đó chọn Chèn .
- Bạn có thể thay đổi kích thước hình ảnh hoặc logo của mình bằng cách nhấp chuột phải vào hình ảnh và chọn Hình ảnh từ các tùy chọn menu. Nhấp vào tab Kích thước kích thước và sử dụng các tùy chọn được cung cấp để thay đổi kích thước hình ảnh của bạn theo thông số kỹ thuật của bạn.
- Giữ tỷ lệ khung hình của Khóa Khóa Hộp được kiểm tra để duy trì tỷ lệ hình ảnh.
- Khi hình ảnh được thay đổi kích thước và sẵn sàng để đi, bấm OK .
- Theo dõi điều này bằng cách nhấp vào OK một lần nữa để lưu tất cả các thay đổi bạn vừa thực hiện đối với chữ ký của mình.
Phiên bản Microsoft Outlook 2007 - 2010
Để tạo chữ ký mới bằng phiên bản Microsoft Outlook cũ hơn:
- Lựa chọn không để tạo một tin nhắn mới.
- Nhấp chuột vào tab Tin nhắn trên mạng và chọn Chữ ký từ phần Bao gồm trò chơi.
- Nhấp vào Chữ ký khi nó bật lên.
- Từ tab Chữ ký E-mail của E-mail, nhấp vào Mới .
- Nhập tên cho chữ ký của bạn và sau đó nhấp vào nút OK .
- Nhập văn bản bạn muốn đưa vào chữ ký của mình, trong hộp Chữ ký Chỉnh sửa của nhóm.
- Bạn có thể định dạng văn bản của mình bằng cách tô sáng văn bản bạn muốn chỉnh sửa và sau đó sử dụng các nút định dạng và định dạng cho các tùy chọn mong muốn.
- Thêm các yếu tố bổ sung như hình ảnh, siêu liên kết và danh thiếp điện tử, nhấp vào vị trí bạn muốn phần tử xuất hiện và:
- Thẻ kinh doanh điện tử - Nhấp vào nút Danh thiếp và sau đó nhấp vào một trong các địa chỉ liên hệ trong danh sách Filed As As. Nhấp vào nút OK .
- Siêu liên kết - Nhấp vào biểu tượng Siêu liên kết và nhập (hoặc dán) URL mà liên kết của bạn sẽ kết nối văn bản. Nhấp vào nút OK .
- Hình ảnh / Hình ảnh - Nhấp vào biểu tượng Hình ảnh, xác định vị trí hình ảnh bạn muốn tải lên chữ ký của bạn, chọn nó và sau đó nhấp vào nút OK .
- Khi bạn đã hoàn tất các chỉnh sửa, nhấp OK để hoàn tất việc tạo chữ ký của bạn.
- Email bạn hiện đang mở để tạo chữ ký sẽ không tự động thêm chữ ký vào đó. Bạn sẽ cần phải làm như vậy bằng tay.
Thêm chữ ký vào tin nhắn email của bạn
Chữ ký có thể được thêm tự động hoặc thủ công vào tất cả các tin nhắn gửi đi, trả lời và chuyển tiếp. Chỉ một chữ ký có thể được sử dụng cho mỗi email được gửi đi, vì vậy nếu bạn chọn có một bộ tự động, sẽ tốt nhất nếu chữ ký được hướng đến nhiều đối tượng hơn.
Để tự động chèn chữ ký vào thông điệp email của bạn:
- Tạo một email mới.
- Đi qua tab Tin nhắn trên mạng và nhấp vào Chữ ký nằm trong phần Bao gồm.
- Nhấp vào Chữ ký khi nó bật lên.
- Xác định vị trí Chọn chữ ký mặc định, nhấp vào danh sách tài khoản E-mail thả xuống, chọn tài khoản email mà bạn muốn liên kết chữ ký.
- Chọn chữ ký bạn muốn đưa vào bằng cách chọn một chữ ký từ danh sách Tin nhắn mới.
- Để chuyển tiếp và trả lời, để thêm chữ ký, hãy chọn chữ ký từ danh sách thả xuống Trả lời / chuyển tiếp. Nhấp (không có) nếu bạn muốn không có chữ ký đi ra ngoài với thư trả lời và chuyển tiếp email của bạn.
- Nhấn OK để lưu cài đặt chữ ký của bạn.
Để tự thêm chữ ký vào thông điệp email của bạn:
- Tạo một thông điệp email mới.
- Nhấp chuột vào tab Tin nhắn trực tuyến.
- Nhấp vào Chữ ký, được tìm thấy trong phần Bao gồm các dòng.
- Chọn chữ ký bạn muốn chèn bằng cách nhấp vào nó trực tiếp.
Chữ ký sẽ xuất hiện trong tin nhắn gửi đi của bạn. Nếu bạn chọn không chính xác hoặc chỉ muốn xóa chữ ký bạn đã thêm, hãy tô sáng chữ ký trong tin nhắn và nhấp vào Xóa (hoặc Xóa lùi ) trên bàn phím của bạn.
Sử dụng tài khoản Microsoft Office 365 với Outlook.com
Đối với những người sử dụng Outlook trên web bằng tài khoản Microsoft Office 365, bạn sẽ cần tạo chữ ký trong cả hai sản phẩm.
Để tạo và sử dụng chữ ký email trong Outlook trên web:
- Đăng nhập vào tài khoản Outlook.com của bạn và mở Cài đặt của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng Bánh xe Cog ở đầu trang.
- Nhấp vào Mail, sau đó Soạn và trả lời .
- Nhập chữ ký của bạn trong khu vực chữ ký Email.
- Bạn có thể sử dụng các tùy chọn định dạng được cung cấp để thay đổi diện mạo chữ ký của bạn theo ý thích.
- Bạn chỉ có thể có một chữ ký cho mỗi tài khoản.
- Để làm cho chữ ký xuất hiện tự động theo mặc định cho tất cả các tin nhắn trong tương lai, hãy đánh dấu vào hộp Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên các tin nhắn mới tôi soạn hộp Hộp. Điều này làm cho nó để tất cả các email soạn trong tương lai có chữ ký của bạn xuất hiện ở phía dưới.
- Chuyển tiếp và trả lời sẽ cần một dấu kiểm trong Tự động bao gồm chữ ký của tôi trên các tin nhắn tôi chuyển tiếp hoặc trả lời vào hộp.
- Bằng cách không kiểm tra một trong hai tùy chọn này, bạn sẽ cần thêm chữ ký của mình vào mỗi thư email bạn soạn trong tương lai.
- Khi hoàn thành với các chỉnh sửa, nhấp Lưu .
Để thêm chữ ký của bạn theo cách thủ công:
- Trong hộp thư của bạn, chọn Tin nhắn mới.
- Soạn tin nhắn của bạn đầy đủ và nhấp vào biểu tượng ba chấm.
- Từ đây, chọn Chèn chữ ký .
- Khi tin nhắn của bạn đã sẵn sàng để đi ra ngoài, nhấp vào nút Gửi .
