Theo dõi số hóa đơn của bạn có thể rất quan trọng. Tất cả các số hóa đơn là liên tiếp, vì vậy cố gắng nhập chúng bằng tay có khả năng xảy ra lỗi của con người, cung cấp ít hơn kết quả tối ưu. Không phải lúc nào cũng dễ nhớ số tiếp theo trong chuỗi, đặc biệt là khi các số bắt đầu tăng. Bằng cách quên số trước đó, bạn có thể kết thúc với một chút trùng lặp trên bảng tính Excel của mình, điều này có thể tạo ra sự tàn phá sâu hơn nữa.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách xóa tất cả các cột trống trong Microsoft Excel
Đã đủ khó để nhớ nơi bạn để chìa khóa hoặc lấy thứ gì đó ra khỏi tủ đông cho bữa tối, bạn không cần nhấn đủ bộ nhớ. Thay vào đó, tốt nhất là để Excel tự động tạo số hóa đơn cho bạn.
Điều đó sẽ vô cùng hữu ích. Vậy tôi cần làm gì?
Theo tôi biết, có hai phương pháp trong đó bạn có thể có số hóa đơn được tạo tự động trong Excel. Bài viết này sẽ giải thích cả hai để đảm bảo rằng bạn có thể tránh chồng chéo hóa đơn và không còn phải lo lắng về số tiếp theo.
Tạo hóa đơn tự động cho Excel
Như đã đề cập, có hai cách để tự động thêm số hóa đơn vào bảng tính hoặc bảng tính Excel. Đầu tiên là bằng cách sử dụng một công thức trong VBA (Visual Basic for Application) để tạo số hóa đơn cho một sổ làm việc. Cách thứ hai là sử dụng tính năng Chèn số thứ tự của Kutools cho Excel. Tùy chọn này sẽ cho phép bạn tạo số hóa đơn trên nhiều bảng tính và sổ làm việc.
Phương pháp 1: Trình tạo số hóa đơn tự động bằng Visual Basic cho các ứng dụng
Để bắt đầu:
Bạn có thể tạo một sổ làm việc mới hoặc mở một sổ làm việc hiện có mà bạn muốn sử dụng để tạo số hóa đơn tự động.
Xác định vị trí và tô sáng một ô trống (bấm chuột trái vào nó) và nhập số đầu tiên sẽ được sử dụng làm số bắt đầu cho tất cả các số hóa đơn của bạn trong tương lai. Bạn có thể chọn một cái gì đó như 00000 hoặc 10000 làm điểm bắt đầu của bạn. Ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng 00000 và nó sẽ được đặt trong ô C3.
Nhấn Alt + F11 để mở hộp thoại Microsoft Visual Basic for Application. Mở rộng sổ làm việc hiện tại của bạn (VBAProject, có thể hiển thị là Sách 1 nếu mới) và nhấp đúp vào ThisWorkbook.
Bạn có thể nhập mã sau đây hoặc chỉ cần sao chép và dán (tô sáng mã và nhấn Ctrl + C, sau đó nhấp chuột trái vào cửa sổ và nhấn Ctrl + V ) mã vào cửa sổ mở.
VBA: Trình tạo số giọng nói
| 1 2 3 | Sổ làm việc phụ riêng_Open () Phạm vi (định nghĩa của C3 C3). Giá trị = Phạm vi (Di3 C3). Giá trị + 1 Kết thúc phụ |
Số phận C3 C3 sẽ là ô mà bạn đã nhập số hóa đơn đầu tiên của mình. Hãy chắc chắn để thay đổi nó trong mã trước khi dán nó vào cửa sổ.
Các công thức sau đây sẽ cho phép bạn xác minh số hóa đơn của mình. Chúng có thể hơi khó nhớ một cách thủ công nhưng bạn luôn có thể lưu chúng dưới dạng mục nhập Tự động nếu bạn cần sử dụng lại chúng bất cứ lúc nào.
| Không. | Công thức | Số hóa đơn |
| 1 | = Công ty TNHH Tên & VĂN BẢN (HÔM NAY (), ngay lập tức | Tên công ty14120910000 |
| 2 | = Hạng công ty Tên & văn bản (TODAY (), số 0 ″) & C3 | Tên công ty4198210000 |
| 3 | = Công ty TNHH Tên & Văn bản (NOW (), 'MM MMHHMSMSS') & C3 | Tên công ty120909581910000 |
| 4 | = Công ty TNHH Tên & Văn bản (NOW (), '0 ″) & C3 | Tên công ty4198210000 |
| 5 | = Công ty có tên là trực tuyến & RANDBETweEN (100000, 999999) & C3 | Tên công ty44868510000 |
Hãy nhớ rằng C3 trong công thức là ô mà bạn đã đặt số hóa đơn đầu tiên. Các tên công ty trực tuyến được dành riêng cho văn bản bạn muốn được hiển thị trong số hóa đơn của bạn. Thay đổi nó thành bất cứ điều gì phù hợp với bạn.
Bạn sẽ muốn đặt công thức vào một ô để tạo hóa đơn tự động. Đây không phải là cùng một ô bạn có số hóa đơn bắt đầu mà là ô được chỉ định cho kết quả. Khi công thức đã được chỉnh sửa để phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn có thể sao chép và dán nó vào ô và nhấn enter để nhận số hóa đơn.
Khi bạn đã hoàn tất, hãy đảm bảo Lưu sổ làm việc hiện tại. Để làm như vậy, bấm vào Tệp và sau đó Lưu (hoặc Lưu dưới dạng nếu nộp mới hoặc dưới một tên khác). Nhập tên của sổ làm việc và đảm bảo hộp Lưu dưới dạng được đặt thành Sổ làm việc được bật Macro của Excel (* .xlsm). Chọn nơi nó sẽ được lưu và sau đó chỉ cần nhấn nút Lưu .
Mỗi lần bạn mở sổ làm việc Trình tạo số hóa đơn, số hóa đơn sẽ lớn hơn một lần so với lần trước. Chỉ cần chắc chắn lưu sổ làm việc trước khi đóng nó mỗi lần nếu không công việc sẽ bị mất.
Phương pháp 2: Thêm số hóa đơn bằng Kutools cho Excel
Những người bạn cần một cách để tạo số hóa đơn cho nhiều sổ làm việc sẽ tìm thấy những nhu cầu đó được đáp ứng khi sử dụng Kutools. Phương pháp đầu tiên được đề cập chỉ được thiết kế cho một bảng tính hoặc sổ làm việc và có khả năng trùng lặp đáng tiếc khi bạn quên lưu. Kutools cho Excel cung cấp bản sửa lỗi cho cả hai vấn đề này và hơn thế nữa.
Để bắt đầu:
Giống như trước đây, tô sáng và chọn ô cho số hóa đơn của bạn. Sau đó, bạn sẽ cần phải nhấp vào Kutools, tiếp theo là Chèn và cuối cùng là Chèn Số thứ tự .
Khi hộp thoại Chèn số thứ tự xuất hiện, bấm vào nút Mới . Điều này sẽ đưa ra một cửa sổ chỉnh sửa Số thứ tự:
- Nhập tên vào hộp Tên trình tự để đặt tiêu đề cho chuỗi số hóa đơn mới của bạn.
- Trong hộp Tăng, đặt 1 .
- Nhập tên công ty của bạn hoặc văn bản khác mà bạn muốn xem ở đầu kết quả số hóa đơn của bạn, vào hộp Tiền tố (tùy chọn) .
- Số bắt đầu cho tất cả các số hóa đơn trong tương lai của bạn có thể được nhập vào hộp Số bắt đầu. Số có thể là bất cứ điều gì bạn muốn nhưng tốt nhất là giữ cho nó đơn giản. 00000 hoặc 10000 sẽ đủ. Nếu bạn muốn giữ các số nhỏ hơn, bạn chỉ có thể sử dụng một chữ số như 0 hoặc 1 thay thế.
- Bạn có thể chỉ định số chữ số mà số hóa đơn của bạn sẽ có bằng cách nhập số vào ô Số chữ số. Bạn không thể sai với 5 hoặc 6.
- Hoàn tất quy trình bằng cách nhấp vào nút Thêm .
Trong khi Trình tự mới được tạo vẫn được chọn, nhấp vào Điền phạm vi và sau đó nhấn nút Đóng để thoát. Bây giờ, bất kể bạn sử dụng tính năng Chèn số thứ tự nào, số hóa đơn sẽ được tạo tự động với mỗi số lớn hơn số trước.
