Trong môi trường làm việc, bắt buộc bạn phải giữ một hộp thư có tổ chức để duy trì hiệu quả. Một hộp thư lộn xộn có thể chứng minh một nỗi đau khá lớn, đặc biệt là khi bạn buộc phải cuộn qua hàng núi email cũ mà bạn có thể không còn cần nữa. Tại một thời điểm, những email cũ hơn có thể đã phục vụ một mục đích nhưng từ đó đã biến thành những rào cản bổ sung khi tìm kiếm một email cụ thể.
Xem thêm bài viết của chúng tôi Cách tạo bí danh Gmail
Hộp thư đến của tôi là một thảm họa. Tôi có email từ hơn hai năm trước. Tôi thực sự cần phải có được vị trí này.
Để tránh tiêu tốn nhiều thời gian, tôi không khuyên bạn nên cố gắng xóa tất cả các email cũ hơn bằng tay. Thay vào đó, nhờ có sự trợ giúp của các bộ lọc, bạn sẽ có thể thoát khỏi những email đó nhanh hơn nhiều. Bằng cách tạo bộ lọc, bạn có thể xóa các tin nhắn cũ dựa trên khung thời gian đã chỉ định. Vấn đề duy nhất tôi có thể thấy khi sử dụng các bộ lọc là chúng chỉ áp dụng cho các tin nhắn mới nhận. Bạn có thể áp dụng các bộ lọc trong tương lai để đảm bảo việc chồng chất không xảy ra lần thứ hai nhưng còn những email đó làm đầy hộp thư đến của bạn thì sao?
Tự động xóa những email Gmail cũ hơn
Có một vài điều cần chú ý khi nói về việc loại bỏ những email cũ hơn, không còn cần thiết gây khó chịu cho hộp thư đến Gmail của bạn. Tôi sẽ tìm hiểu cách thiết lập bộ lọc của bạn, áp dụng chúng cho mục đích sử dụng trong tương lai và cách loại bỏ tất cả các email cũ hiện tại bằng tiện ích bổ sung Gmail, Email Studio.
Thiết lập bộ lọc của bạn
Điều đầu tiên, hãy thiết lập Bộ lọc của bạn.
Để bắt đầu:
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn với thông tin đăng nhập cần thiết.
- Xác định vị trí biểu tượng Cog / Gear. Đây là menu Cài đặt Gmail và có thể được tìm thấy ở góc trên bên phải của cửa sổ. Nhấp vào biểu tượng này và sau đó chọn Cài đặt từ menu thả xuống.
- Nhấp chuột vào tab Bộ lọc trên mạng và sau đó nhấp vào Tạo bộ lọc mới .
- Trong hộp thư Có các từ nhập vào, hãy nhập vào phần sau - old_than: x trong đó, x x là khung thời gian của các tin nhắn bạn muốn xóa. Đây sẽ là một số theo sau là một lá thư. Các chữ cái theo sau sẽ liên quan đến khung thời gian. Bạn sẽ phải sử dụng những món ăn diếp cá trong nhiều ngày, trong thời gian dài hàng tuần, và những món ăn trong nhiều tháng. Một ví dụ sẽ là old_than: 3d nếu bạn muốn xóa các email cũ hơn ba ngày.
- Tiếp theo, nhấp vào bộ lọc Tạo với nút tìm kiếm này .
- Điền vào các ô được gắn nhãn Xóa Xóa nó và Phần mềm cũng áp dụng bộ lọc cho nhóm có dấu kiểm bằng cách nhấp vào chúng.
- Cuối cùng, nhấp vào Tạo bộ lọc để chứng kiến tất cả các email cũ của bạn, dựa trên ngày bạn vừa đặt, chuyển từ hộp thư đến vào thư mục thùng rác của bạn.
Khi thư bị xóa trong Gmail, chúng sẽ không biến mất ngay lập tức. Thay vào đó, bạn có thể tìm thấy chúng trong thư mục Thùng rác của bạn. Điều này có nghĩa là những email đó vẫn sẽ được tính vào dung lượng dữ liệu chung của bạn. Để loại bỏ toàn bộ chúng, bạn có thể đợi Gmail tự động xóa chúng sau 30 ngày hoặc tự mình xóa tất cả chúng. Để thực hiện cái sau, nhấp vào thư mục Thùng rác và sau đó nhấp vào liên kết Thùng rác ngay .
Bộ lọc để xóa trong tương lai (áp dụng lại)
Tiêu đề của bài viết này là đối phó với xóa tự động. Thật không may, các bộ lọc không thể được kích hoạt tự động. Bạn sẽ cần quay lại và một lần nữa áp dụng bộ lọc cho hộp thư đến hiện tại của bạn.
Để áp dụng lại bộ lọc:
- Quay trở lại Cài đặt của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng Cog / Gear ở góc trên bên phải của cửa sổ Gmail và chọn Cài đặt từ trình đơn thả xuống.
- Nhấp vào tab Bộ lọc Bộ lọc.
- Vì bạn đã tạo bộ lọc trước đây, bây giờ bạn có thể nhấp vào Chỉnh sửa, nằm bên cạnh bộ lọc đó. Nếu trước đây bạn đã tạo nhiều bộ lọc, bạn có thể dễ dàng tìm thấy bộ lọc mà bạn mong muốn vì tiêu chí cho mỗi bộ lọc sẽ được hiển thị.
- Nhấp vào Tiếp tục trong phần xuất hiện với tiêu chí tìm kiếm của bạn. Nó sẽ là một màn hình tương tự như màn hình xuất hiện khi bạn thiết lập bộ lọc gốc.
- Một lần nữa, áp dụng dấu kiểm vào ô bên cạnh và cũng áp dụng bộ lọc cho.
- Lúc này, để kích hoạt bộ lọc, bấm Cập nhật bộ lọc . Tất cả các email cũ của bạn, được đặt theo khung thời gian đã chỉ định, giờ đây sẽ được chuyển đến thư mục Thùng rác .
Phòng thu email
Email Studio đi kèm với một tính năng tiện lợi sẽ tự động xóa tất cả các email cũ của bạn khỏi một người gửi được chỉ định hoặc những người nằm trong một thư mục cụ thể. Tính năng Auto-Purge tích hợp sẽ giúp giữ hộp thư Gmail của bạn ngăn nắp hơn dẫn đến môi trường làm việc hiệu quả hơn.
Với Email Studio, bạn có thể lưu trữ và áp dụng Mark Mark như Đọc sách cho tất cả các email hiện trong hộp thư đến của bạn đã ở đó hơn ba tháng. Nó cũng cho phép bạn tự động xóa tất cả các email khỏi thư mục Thùng rác và Thư rác sau hai ngày. Là một phần thưởng bổ sung, Auto-Purge bao gồm tính năng hủy đăng ký email có thể giúp bạn dễ dàng xóa địa chỉ email của mình khỏi bất kỳ danh sách gửi thư bản tin phiền phức nào. Ngoài ra còn có rất nhiều tiện ích bổ sung có khả năng nhưng tôi cảm thấy rằng những thứ đã được đề cập làm nổi bật chính xác những gì chúng ta cần cho bài viết này.
Gói cơ bản là miễn phí để sử dụng nhưng để tận dụng tối đa sản phẩm, một phiên bản cao cấp được cung cấp với mức giá $ 29 hàng năm. Việc nâng cấp sẽ cho phép bạn tạo nhiều bộ quy tắc thanh lọc và bao gồm một bộ lập lịch email, chuyển tiếp và tự động trả lời.
Thiết lập và kích hoạt tính năng tự động thanh lọc trong Gmail
Rõ ràng, điều đầu tiên bạn cần làm là tải xuống và cài đặt tiện ích Email Studio. Khi đã đạt được điều đó, bạn sẽ có thể thấy biểu tượng Email Studio tắt sang thanh bên phải khi bạn mở bất kỳ thư email Gmail nào của mình.
Để dùng nó:
- Mở tiện ích Email Studio và đăng nhập bằng tài khoản Gmail của bạn.
- Bạn sẽ thấy một danh sách các tùy chọn. Từ các tùy chọn đó, chọn công cụ Email Email Cleanup.
- Sau đó, nhấp vào Thêm quy tắc mới để thiết lập quy tắc (giống như những gì bạn đã làm với Bộ lọc ).
- Có hai phần để thiết lập quy tắc - bạn sẽ cần chỉ định một điều kiện và sau đó là hành động. Hãy suy nghĩ về nguyên nhân và hiệu quả. Hành động sẽ kích hoạt khi điều kiện được chỉ định được đáp ứng.
- Để đặt điều kiện, bạn sẽ có thể sử dụng các tham số tìm kiếm nâng cao trong Gmail, chẳng hạn như mới_than hoặc có: tệp đính kèm hoặc lớn hơn . Sử dụng những mục này để giúp bạn tìm thấy kết quả khớp chính xác với email Gmail bạn muốn Lưu trữ, gửi đến Thùng rác hoặc chuyển đến thư mục khác.
- Khi một quy tắc đã được tạo, nhấp vào nút Lưu . Email Studio hiện sẽ hoạt động ở chế độ nền, thực hiện kiểm tra chạy mỗi giờ thực hiện hành động được chỉ định khi email đáp ứng các điều kiện liên quan đến nó. Bạn sẽ không cần phải làm bất cứ điều gì bằng tay cả.
