MS Excel là một trong những chương trình mạnh mẽ và linh hoạt nhất trong gói MS Office. Trừ khi bạn làm việc với bảng tính, thậm chí bạn có thể không sử dụng chương trình này, nhưng điều quan trọng là phải nhận ra nó thực sự có thể điều chỉnh và lập trình như thế nào. Chẳng hạn, bạn có thể lập trình boardgame Monopoly bằng cách sử dụng Excel. Mã màu, tuy nhiên, dễ sử dụng hơn nhiều trong chương trình bảng tính tuyệt vời này.
Định dạng có điều kiện cung cấp cho bạn khả năng tự động hóa định dạng ô theo giá trị được chèn trong MS Excel. Loại định dạng có điều kiện phổ biến nhất trong Excel là mã màu tự động.
Điều này rất hữu ích để trình bày và trực quan hóa, nhưng cũng trong trường hợp tạo ra các sắc thái thay đổi dần (tùy thuộc vào giá trị ô) là điều cần thiết trong việc chụp ảnh lớn của bảng tính. Ví dụ tốt nhất về điều này là sắp xếp các giá trị nhiệt độ theo tháng.
Bức tranh lớn
đường dẫn nhanh
- Bức tranh lớn
- Tùy chọn mã màu cơ bản
- Đánh dấu trùng lặp
- Sắp xếp theo màu
- Nổi bật trong Top 10
- Tùy chọn nâng cao
- Hiển thị phương sai với thanh dữ liệu
- Làm nổi bật các giá trị tích cực, trung tính và tiêu cực với các bộ biểu tượng
- Hiển thị phương sai với thang màu
- Nhẹ nhàng và dễ dàng
Nhảy ngay vào mã màu chắc chắn là một khả năng, nhưng, trong thực tế, định dạng có điều kiện cần lập kế hoạch trước bất cứ điều gì khác. Trong quá trình lập kế hoạch, bất cứ khi nào bạn nảy ra ý tưởng mã hóa màu sắc, hãy tự hỏi: Liệu điều này có làm cho cuộc sống của tôi đơn giản hơn hay phức tạp hơn không? Đây không hẳn là một ý tưởng tồi, nhưng nếu bạn cũng có kế hoạch mã màu để thay đổi cường độ bóng khi số lượng tăng lên, nó có thể sẽ gây nhầm lẫn.
Mặt khác, nếu bạn đang tạo bảng tính cho lớp toán, muốn các ô số vô lý của bạn được tô màu đỏ là một ý tưởng hoàn toàn có thể tưởng tượng và khả thi. Vấn đề là, bạn không nên nhảy thẳng vào mã màu mà không thực sự nghĩ về cách bạn sẽ làm cho toàn bộ hình ảnh bảng tính trở thành tốt nhất có thể. Điều này mất thời gian và rất nhiều thử nghiệm và lỗi.
Tùy chọn mã màu cơ bản
Có một số tùy chọn có thể giúp bạn trong công việc mã hóa màu sắc của bạn và biết cách mỗi công việc sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.
Đánh dấu trùng lặp
Đây là một trong những nhiệm vụ mã hóa màu cơ bản nhất mà bạn cung cấp cho Excel. Những gì nó về cơ bản làm, là nó đánh dấu tất cả các tên trùng lặp trong cùng một màu. Điều này có thể giúp bạn xóa tên trùng lặp hoặc có thể hỗ trợ bạn trong phân tích bảng tính tiếp theo. Đây là cách làm nổi bật các bản sao.
- Trước tiên, bạn sẽ cần chọn phạm vi ô mà bạn muốn kiểm tra trùng lặp. Tất nhiên, bằng cách nhấn Ctrl + A, bạn sẽ chọn mọi ô trong bảng.
- Chuyển đến tab Trang chủ và điều hướng đến Định dạng có điều kiện.
- Trong Định dạng có điều kiện, đi tới Đánh dấu các quy tắc ô và sau đó đến các giá trị trùng lặp .
- Cửa sổ bật lên cung cấp cho bạn để chọn định dạng từ hai danh sách thả xuống.
- Danh sách thả xuống đầu tiên cho phép bạn chọn những ô bạn muốn tô màu, các ô trùng lặp hoặc duy nhất
- Danh sách thả xuống thứ hai cung cấp cho bạn một bộ các màu có sẵn.
- Nhấn OK.
Sắp xếp theo màu
Sắp xếp danh sách của bạn theo màu sắc sẽ đưa bạn thêm một bước nữa từ đánh dấu trùng lặp. Nếu bạn đã đánh dấu các bản sao, tùy chọn sắp xếp theo màu sẽ cho phép bạn sắp xếp chúng cùng nhau, hoạt động tuyệt vời với danh sách lớn hơn. Đây là cách thực hiện:
- Chọn phạm vi dữ liệu mong muốn.
- Chuyển đến Dữ liệu -> Sắp xếp & Lọc -> Sắp xếp .
- Chọn cột mong muốn trong phạm vi dữ liệu của bạn.
- Đối với tùy chọn Sắp xếp trên, chọn Màu ô.
- Chọn một màu trong thứ tự
- Chọn Trên cùng trong danh sách thả xuống cuối cùng.
- Nhấn OK.
Điều này sẽ sắp xếp danh sách của bạn và đặt các bản sao ở đầu.
Nổi bật trong Top 10
Cho dù chúng ta đang nói về địa lý, tài chính hoặc nhiệt độ, 10 mục hàng đầu trong danh sách có xu hướng nói lên một phần hay của câu chuyện trong danh sách. Tất nhiên, sử dụng cùng một nguyên tắc dưới đây, bạn có thể làm nổi bật 10 dưới cùng, 10% trên cùng, 10% dưới cùng, trên trung bình, dưới trung bình và nhiều nhóm dữ liệu khác.
- Về nhà
- Nhấp vào Định dạng có điều kiện .
- Chuyển đến Quy tắc trên cùng / dưới cùng .
- Chọn 10 mục hàng đầu .
- Trong cửa sổ bật lên, điều chỉnh số lượng tùy chọn bạn muốn (tất nhiên bạn có thể làm nhiều hơn và ít hơn 10).
- Bây giờ chọn màu tô.
- Nhấn OK.
Tùy chọn nâng cao
Đây là một số tùy chọn mã hóa màu cơ bản mà Excel cung cấp. Bây giờ, hãy đi qua các nhiệm vụ nâng cao hơn. Đừng lo lắng, chúng không phức tạp hơn ba phần trước.
Hiển thị phương sai với thanh dữ liệu
Các thanh dữ liệu về cơ bản vẽ một thanh trong mỗi ô, với độ dài tương ứng với giá trị ô của các ô khác. Đây là một hình ảnh để giải thích nó.
Đây là cách chọn cột / phạm vi mà bạn muốn định dạng.
- Về nhà
- Điều hướng đến Định dạng có điều kiện -> Thanh dữ liệu .
- Chọn màu mong muốn và phong cách điền.
Làm nổi bật các giá trị tích cực, trung tính và tiêu cực với các bộ biểu tượng
Điều này sẽ chỉ cho bạn cách tùy chỉnh đặt các giá trị dương, trung tính và âm bên cạnh các mục. Điều này rất hữu ích cho các doanh thu và doanh thu.
- Chọn cột / phạm vi mà bạn muốn định dạng.
- Về nhà
- Điều hướng đến Định dạng có điều kiện -> Bộ biểu tượng.
- Chọn kiểu biểu tượng mà bạn muốn sử dụng.
- Excel sẽ tự động diễn giải dữ liệu của bạn.
- Nếu bạn muốn thay đổi nó, hãy đi tới Quản lý quy tắc trong Định dạng có điều kiện .
- Chọn quy tắc Đặt biểu tượng và nhấp vào Chỉnh sửa quy tắc .
- Điều chỉnh các quy tắc theo sở thích của bạn.
Hiển thị phương sai với thang màu
Sử dụng Thang màu trong Định dạng có điều kiện hoạt động tương tự như Bộ biểu tượng, chỉ hiển thị kết quả khác nhau và có nhiều độ dốc hơn.
- Chọn phạm vi.
- Tìm thang màu trong định dạng có điều kiện .
- Chọn thang màu.
Nhẹ nhàng và dễ dàng
Định dạng có điều kiện là khá nhiều định dạng cơ bản với một số thiết lập quy tắc. Tuy nhiên, nó rất hữu ích và mang lại bản chất thực sự của Excel - nó không chỉ là một công cụ để định dạng bảng, đây là một chương trình tối ưu để tạo bảng tính.
Bạn có những lời khuyên thú vị nào để chia sẻ về Excel? Những người làm việc với bảng tính có xu hướng có quy trình riêng của họ. Công việc của bạn thế nào Nhấn vào phần bình luận bên dưới với bất kỳ lời khuyên, mẹo và câu hỏi.
