BCCing chính bạn là một điều rất hữu ích để theo dõi email. Nếu bạn muốn có một email mà bạn đã gửi trong hộp thư đến của mình, thường là cho mục đích theo dõi chúng, thêm địa chỉ email của riêng bạn vì BCC là lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, mọi người thường bỏ qua điều này khi gửi một email quan trọng, dẫn đến việc họ quên theo dõi. Điều này có thể dễ dàng dẫn đến các vấn đề xuống dòng.
May mắn thay, có một cách để tự động BCC bất cứ khi nào bạn gửi email, đó là một cách chắc chắn để đảm bảo rằng bạn theo dõi trên mỗi email. Tuy nhiên, việc tự động tự động BCCing không thực sự đơn giản. Nó liên quan đến việc tạo một quy tắc trong Outlook.
Quản lý quy tắc và cảnh báo
Tự động BCC và CC là một điều lớn trong Outlook. Mặc dù bạn sẽ phải tải xuống một tiện ích bổ sung mới cho tài khoản email dựa trên trình duyệt của mình để đạt được điều này, Microsoft Outlook cho phép bạn tạo quy tắc. Tính năng quy tắc được tìm thấy trong tùy chọn trình đơn Quản lý & Cảnh báo ở phần giữa trên của màn hình, trong tab Trang chủ, dưới biểu tượng Quy tắc .
Nhấp vào Quản lý quy tắc & cảnh báo và bạn sẽ thấy một cửa sổ mới cung cấp cho bạn tùy chọn để tạo quy tắc mới. Nhấp vào Quy tắc mới ở góc trên bên trái của cửa sổ này. Bạn sẽ thấy 3 danh mục: Luôn tổ chức, Luôn cập nhật và Bắt đầu từ một quy tắc trống . Chọn Áp dụng quy tắc cho thư tôi gửi trong phần Bắt đầu từ danh mục quy tắc trống .
Điều kiện
Trong cửa sổ Trình hướng dẫn quy tắc, bạn có thể chọn email nào sẽ được gửi cho bạn dưới dạng BCC. Chẳng hạn, bằng cách kiểm tra các từ cụ thể trong tùy chọn chủ đề, bạn đang tạo quy tắc BCC tự động cho các email có một số từ nhất định mà bạn đề cập.
Là bạn là người gửi email, bạn có thể sử dụng tùy chọn thông minh này để tự động sắp xếp email của mình. Bạn có thể thêm từ Vượt theo dõi vào danh sách các từ cụ thể và đánh dấu các email cần theo dõi với từ đó.
Ngoài ra còn có nhiều điều kiện thú vị khác mà bạn có thể đặt cho email của mình. Nếu bạn muốn tất cả các thư bạn gửi sẽ được lưu trong hộp thư đến của bạn dưới dạng BCC, chỉ cần nhấp vào Tiếp theo mà không cần chọn bất kỳ hộp nào được liệt kê.
Ngoại lệ
Các ngoại lệ về cơ bản là trái ngược với Điều kiện ở đây. Như bạn có thể đoán, đây là nơi bạn phác thảo các tình huống mà bạn không muốn đưa mình vào làm BCC. Bạn có thể làm theo ví dụ tương tự từ phía trên và sử dụng ngoại trừ nếu chủ đề chứa tùy chọn từ cụ thể để thêm ngoại lệ. Trong ví dụ này, bạn có thể sử dụng lệnh không theo dõi trên mạng, nhưng điều này có thể tạo ra sự lộn xộn và thậm chí là một lỗi, vì các từ tiếp theo đã là một phần trong các điều kiện của bạn.
Có lẽ bạn tốt hơn với ngoại trừ nếu được gửi cho mọi người hoặc nhóm chung hoặc ngoại trừ nếu được chỉ định cho bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào.
Hành động
Đây là nơi bạn có chương trình, các hành động mà quy tắc này áp dụng. Điều đó có nghĩa là, đây là nơi bạn chọn những gì xảy ra với các email mà bạn đã đặt điều kiện. Bạn muốn đảm bảo rằng một email được gửi bởi chính bạn kết thúc trong hộp thư đến của bạn, nhưng thật không may, tự động hóa lệnh BCC trực tiếp không tồn tại ở đây. Điều này không có nghĩa là bạn không thể bắt chước BCC.
Trước hết, chọn Cc tin nhắn cho mọi người hoặc nhóm chung trong bước Hành động của Trình hướng dẫn quy tắc. Bây giờ, nhấp vào người hoặc nhóm công khai và nhập địa chỉ email của bạn. Đây là cách bạn đảm bảo rằng email bạn gửi đáp ứng các điều kiện đã đặt sẽ kết thúc trong hộp thư đến của bạn. Nếu bạn không muốn địa chỉ email của mình xuất hiện công khai trong các email bạn gửi, hãy kiểm tra tùy chọn Di chuyển bản sao đến thư mục được chỉ định trong bước đầu tiên, nhấp vào liên kết Thư mục được chỉ định và chọn hộp thư đến của bạn.
BCC trong Hộp thư đến của bạn
Tinh chỉnh thư của riêng bạn để phù hợp với nhu cầu của bạn sẽ cho bạn một lợi thế rất lớn trong công việc. Nó sẽ đảm bảo rằng hộp thư đến của bạn được sắp xếp hợp lý và tổ chức tốt là điều cần thiết trong bất kỳ công việc nào. Tất nhiên, Trình hướng dẫn quy tắc của Outlook có nhiều trường hợp sử dụng hơn là chỉ thiết lập BCC tự động. Tuy nhiên, cẩn thận lên kế hoạch cho mọi thứ và đảm bảo rằng các ngoại lệ và điều kiện không trùng lặp và chúng bao gồm đúng loại email là điều cần thiết.
Các quy tắc BCC tự động được làm tốt có thể giúp bạn rất nhiều trong việc sắp xếp hộp thư đến của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn làm điều đó kém, bạn có thể làm ngập hộp thư đến của mình, tạo ra và một vấn đề thậm chí còn lớn hơn vấn đề bạn đặt ra để giải quyết.
Bạn có sử dụng BCC tự động trong Outlook không? Làm thế nào bạn thiết lập nó? Những trường hợp ngoại lệ và điều kiện nào bạn sử dụng và những quy tắc khác bạn đã tạo ra?
