Google Sheets và Microsoft Excel chia sẻ nhiều tính năng tương tự. Những người quen thuộc hơn với Excel sẽ phát hiện ra rằng mặc dù hầu hết các tính năng đều giống nhau, việc định vị chúng trong Google Sheets có thể trở thành một trở ngại trong khi làm quen với chương trình.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách áp dụng công thức cho toàn bộ cột trong Google Sheets
Khả năng sắp xếp và lọc dữ liệu của bạn, theo bảng chữ cái hoặc số, là một trong những tính năng được sử dụng phổ biến hơn trong Microsoft Excel. Điều tương tự có thể được nói cho Google Sheets. Tuy nhiên, cách để thực hiện nhiệm vụ có thể hơi khác một chút.
Tôi quen thuộc hơn với Excel nhưng ông chủ của tôi muốn chúng tôi sử dụng Google Sheets ngay bây giờ. Tổ chức bảng tính là một phần của công việc. Bạn có thể giúp?"
Phần tuyệt vời về Sheets, giống như Excel, bạn sẽ không phải lo lắng về các chỉnh sửa thủ công khi bạn muốn sắp xếp hoặc lọc dữ liệu của mình. Có một cách để chúng tự động sắp xếp theo cột bằng các hàm được cung cấp trong các tab hoặc thông qua một công thức bạn có thể đặt trực tiếp vào một ô.
Tự động tổ chức Google Sheets theo thứ tự bảng chữ cái
đường dẫn nhanh
- Tự động tổ chức Google Sheets theo thứ tự bảng chữ cái
- Sắp xếp và sử dụng bộ lọc dữ liệu
- Sắp xếp dữ liệu
- Lọc dữ liệu
- Sử dụng bộ lọc bên trong Bảng tính Google
- Tạo Chế độ xem Bộ lọc
- Google Sheets: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trên máy tính để bàn
- Sắp xếp theo thứ tự dữ liệu của bạn tự động bằng cách sử dụng công thức
- Google Sheets: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trên thiết bị di động
- Sắp xếp và sử dụng bộ lọc dữ liệu
Các bước bên dưới sẽ chi tiết cách bạn có thể tự động sắp xếp dữ liệu Google Sheet của mình. Tôi sẽ tập trung vào cách thực hiện theo thứ tự bảng chữ cái nhưng thông tin tương tự cũng có thể được sử dụng nếu bạn muốn tổ chức dữ liệu bằng số.
Tuy nhiên, trước khi chúng tôi tiến hành mục tiêu cuối cùng, tôi muốn tìm hiểu thêm một chút về sự khác biệt giữa sắp xếp và lọc là gì, làm thế nào để sử dụng tùy chọn cho bất kỳ tình huống nào bạn có thể cần chúng, cũng như đi qua chế độ xem bộ lọc.
Nếu bạn đã có một sự hiểu biết đúng đắn về sắp xếp và lọc và muốn truy cập vào bảng chữ cái tự động, bạn có thể bỏ qua bài viết tiếp theo. Đối với những người khác muốn học một cái gì đó, chúng tôi có rất nhiều thứ để trang trải, vì vậy hãy bắt đầu.
Sắp xếp và sử dụng bộ lọc dữ liệu
Khi bạn phân tích và làm việc trong Google Sheets, ngày càng nhiều nội dung sẽ bắt đầu tích lũy. Đây là khi khả năng tổ chức thông tin trở nên quan trọng hơn nhiều. Google Sheets cho phép bạn sắp xếp lại thông tin đó bằng cách sắp xếp và áp dụng các bộ lọc cho thông tin đó. Bạn có thể làm điều này cả theo thứ tự chữ cái và số, sự lựa chọn là tùy thuộc vào bạn. Bạn cũng có thể áp dụng bộ lọc để thu hẹp dữ liệu và thậm chí ẩn các phần được chọn khỏi chế độ xem.
Sắp xếp dữ liệu
Để sắp xếp dữ liệu:
- Từ trình duyệt của bạn (ưu tiên Google Chrome), hãy mở bảng tính trong Google Sheets.
- Đánh dấu ô hoặc các ô bạn muốn sắp xếp.
- Bạn có thể bấm chuột trái vào một ô duy nhất để tô sáng nó. Đối với nhiều ô, bấm chuột trái vào ô bắt đầu. Giữ phím Shift và sau đó nhấp chuột trái vào ô kết thúc.
- Nhiều ô cũng có thể được chọn bằng cách bấm chuột trái vào một ô và nhấn giữ Ctrl và bấm chuột trái vào một ô khác. Điều này giúp nếu các ô bạn muốn được sắp xếp không tuần tự.
- Để chọn toàn bộ trang tính, nhấp vào góc trên cùng bên trái của trang tính hoặc nhấn Ctrl + A đồng thời.
- Tiếp theo, nhấp vào tab Dữ liệu của Nhật Bản và chọn Sắp xếp Phạm vi từ các tùy chọn.
- Trong cửa sổ bật lên, nếu các cột của bạn có tiêu đề, hãy đặt dấu kiểm vào hộp bên cạnh Dữ liệu có hàng tiêu đề .
- Chọn cột mà trước tiên bạn muốn sắp xếp bằng cách thay đổi Sắp xếp theo dòng của Mt thành cột đó. Sau đó chọn thứ tự sắp xếp bằng cách nhấp vào radial AZ để giảm dần hoặc ZA để tăng dần.
- Nếu bạn có một quy tắc sắp xếp bổ sung mà bạn muốn áp dụng, hãy nhấp vào Thêm cột sắp xếp khác . Thứ tự các quy tắc của bạn sẽ xác định cách sắp xếp được thực hiện.
- Bạn có thể nhấp vào biểu tượng Thùng rác ở bên phải của quy tắc để xóa nó.
- Hoàn thành bằng cách nhấp vào nút Sắp xếp và phạm vi của bạn sẽ được sắp xếp theo quy tắc của bạn.
Lọc dữ liệu
Thêm bộ lọc vào dữ liệu của bạn sẽ cho phép bạn ẩn dữ liệu mà bạn không muốn hiển thị. Bạn vẫn có thể xem tất cả dữ liệu của mình sau khi bộ lọc đã được tắt. Cả bộ lọc và chế độ xem bộ lọc đều giúp phân tích các tập dữ liệu trong bảng tính.
Bộ lọc được ưa thích khi:
- Có tất cả những người truy cập vào bảng tính của bạn sẽ xem một bộ lọc cụ thể khi mở.
- Bạn muốn dữ liệu hiển thị vẫn được sắp xếp sau khi bộ lọc được áp dụng.
Trong khi Chế độ xem Bộ lọc hữu ích hơn nếu:
- Bạn muốn đặt tên và lưu nhiều lượt xem.
- Nhiều chế độ xem là cần thiết cho những người khác sử dụng bảng tính. Các bộ lọc được bật bởi từng cá nhân để điều này cho phép họ xem các bộ lọc khác nhau cùng một lúc người khác cũng có thể đang sử dụng bảng tính.
- Chia sẻ các bộ lọc khác nhau với mọi người là quan trọng. Các liên kết xem bộ lọc khác nhau có thể được gửi đến những người khác nhau, cung cấp cho mọi người làm việc trên bảng tính những thông tin phù hợp nhất với từng cá nhân.
Chỉ cần nhớ rằng các bộ lọc có thể được nhập và xuất khi cần trong khi chế độ xem bộ lọc không thể.
Sử dụng bộ lọc bên trong Bảng tính Google
Khi một bộ lọc đã được thêm vào bảng tính, bất kỳ ai khác xem bảng tính đó cũng có thể thấy các bộ lọc. Điều này cũng có nghĩa là bất kỳ ai có quyền chỉnh sửa đều có thể thay đổi bộ lọc. Bộ lọc là một cách tuyệt vời để tạm thời ẩn dữ liệu trong bảng tính.
Để lọc dữ liệu của bạn:
- Từ trình duyệt của bạn (ưu tiên Google Chrome), hãy mở bảng tính trong Google Sheets.
- Chọn phạm vi ô bạn muốn lọc bằng các phương pháp tương tự như chi tiết trong phần Sắp xếp dữ liệu của bài viết.
- Nhấp vào tab Data Data, sau đó chọn Tạo bộ lọc . Điều này sẽ đặt biểu tượng Bộ lọc trong ô đầu tiên của phạm vi bạn đã chọn. Tất cả các ô trong phạm vi bộ lọc sẽ được bọc trong một viền màu xanh lá cây.
- Nhấp vào biểu tượng Bộ lọc để hiển thị các tùy chọn bộ lọc sau:
- Lọc theo điều kiện - Chọn từ danh sách các điều kiện hoặc viết riêng của bạn. Ví dụ: nếu ô trống, nếu dữ liệu nhỏ hơn một số nhất định hoặc nếu văn bản chứa một chữ cái hoặc cụm từ nhất định.
- Lọc theo các giá trị - Bỏ chọn bất kỳ điểm dữ liệu nào bạn muốn ẩn và nhấp vào OK. Nếu bạn muốn chọn tất cả các điểm dữ liệu, bấm Chọn tất cả . Bạn cũng có thể bỏ chọn tất cả các điểm dữ liệu bằng cách nhấp vào Xóa.
- Tìm kiếm - Tìm kiếm các điểm dữ liệu bằng cách nhập vào hộp tìm kiếm. Ví dụ: nhập vào J Jiêu sẽ rút ngắn danh sách của bạn thành chỉ các tên bắt đầu bằng J.
- Để tắt bộ lọc, chỉ cần nhấp lại vào tab Data Data. Sau đó chọn Tắt bộ lọc .
- Dữ liệu có thể được sắp xếp trong khi một bộ lọc được đặt và kích hoạt.
- Chỉ dữ liệu trong phạm vi được lọc sẽ được sắp xếp khi chọn sắp xếp.
Tạo Chế độ xem Bộ lọc
Để tạo, lưu hoặc xóa chế độ xem bộ lọc:
- Từ trình duyệt của bạn (ưu tiên Google Chrome), hãy mở bảng tính trong Google Sheets.
- Nhấp vào tab Dữ liệu trước và sau đó chọn Chế độ xem Bộ lọc theo sau là Tạo chế độ xem bộ lọc mới .
- Chế độ xem bộ lọc được lưu tự động. Bây giờ bạn có thể sắp xếp và lọc bất kỳ dữ liệu nào bạn muốn.
- Đóng chế độ xem bộ lọc của bạn bằng cách nhấp vào 'X' ở góc trên bên phải của bảng tính.
- Nhấp vào biểu tượng Bánh răng ở góc trên bên phải của bảng tính cho một trong các tùy chọn sau:
- Đổi tên - thay đổi tiêu đề của chế độ xem bộ lọc.
- Cập nhật Phạm vi - Điều này không quan trọng bằng bạn có thể thực hiện trực tiếp trên chế độ xem bộ lọc. Nó cho phép bạn thay đổi phạm vi ô được chọn cho chế độ xem bộ lọc.
- Sao y - Tạo một bản sao giống hệt với chế độ xem bộ lọc hiện tại.
- Xóa - Xóa chế độ xem bộ lọc.
Google Sheets: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trên máy tính để bàn
Để sắp xếp một phạm vi ô theo thứ tự bảng chữ cái trên máy tính để bàn của bạn:
- Từ trình duyệt của bạn (ưu tiên Google Chrome), hãy mở bảng tính trong Google Sheets.
- Chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp một cột mỗi lần. Điều này rất quan trọng để không sắp xếp lại các phần khác trong bảng tính của bạn có thể không tương quan với phạm vi mong muốn.
- Làm nổi bật ô trên cùng trong cột dữ liệu của bạn cho đến ô cuối cùng.
- Nhấp vào tab Data Data, sau đó chọn một trong các tùy chọn sau:
- Sắp xếp phạm vi theo cột, A → Z - Điều này sẽ sắp xếp tất cả dữ liệu được chọn trong phạm vi theo thứ tự bảng chữ cái mà không làm gián đoạn các khu vực khác của bảng tính.
- Sắp xếp trang tính theo cột, A → Z - Điều này điều chỉnh tất cả dữ liệu trong bảng tính theo bảng chữ cái tương quan với phạm vi dữ liệu được tô sáng.
- Bây giờ lựa chọn nên sắp xếp lại dữ liệu của bạn theo thứ tự bảng chữ cái.
- Nếu bạn cảm thấy mình đã mắc lỗi, bạn có thể dễ dàng sửa lỗi bằng cách nhấn Ctrl + Z (Windows) hoặc ⌘ Command + Z (Mac) để hoàn tác sắp xếp dữ liệu gần đây nhất.
Sắp xếp theo thứ tự dữ liệu của bạn tự động bằng cách sử dụng công thức
Mặc dù các bước trước có thể được coi là tự động, vẫn có một chút đầu vào thủ công liên quan. Điều này là hoàn toàn chấp nhận được đối với hầu hết người dùng bảng tính không muốn quá kỹ thuật với các công thức và chức năng.
Tuy nhiên, có một số người thích cách tiếp cận tự động hóa toàn bộ hơn nhiều đối với tình huống sắp xếp theo thứ tự dữ liệu. Bạn có thể muốn có dữ liệu được sắp xếp tự động trong một cột. Điều này có nghĩa là bất cứ khi nào thông tin mới được đưa vào cột, dữ liệu sẽ tự động được cập nhật theo thứ tự bảng chữ cái mà không làm gián đoạn phần còn lại của bảng tính.
Để tự động sắp xếp dữ liệu cột theo thứ tự bảng chữ cái:
- Từ trình duyệt của bạn (ưu tiên Google Chrome), hãy mở bảng tính trong Google Sheets.
- Đánh dấu ô sẽ hiển thị kết quả cho dữ liệu bạn muốn tự động xếp theo thứ tự bảng chữ cái.
- Trong ô, nhập công thức sau = sort (A2: B, 1, TRUE) và sau đó nhấn Enter .
- A2: B là phạm vi dữ liệu mong muốn cần được sắp xếp. Điều chỉnh nó theo nhu cầu bảng tính của riêng bạn.
- Số 1 đề cập đến số cột mà dữ liệu được sắp xếp sẽ dựa trên. Một lần nữa, điều chỉnh nó theo nhu cầu của bảng tính.
- Dữ liệu trong công thức được tự động sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Để sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần, thay đổi TRUE thành false .
Bất kỳ dữ liệu mới hoặc chỉnh sửa nào được nhập vào cột sẽ được sắp xếp tự động.
Google Sheets: Sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái trên thiết bị di động
Để sắp xếp một phạm vi ô theo thứ tự abc trên thiết bị di động của bạn:
- Khởi chạy ứng dụng Google Sheets (Android / iOS) và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập của bạn.
- Chọn Trang tính Google để chỉnh sửa bằng cách nhấn vào bảng tính. Bạn có thể cần phải cuộn để tìm nó nếu bạn đã lưu nhiều Trang tính.
- Xác định vị trí cột với dữ liệu mà bạn muốn sắp xếp theo thứ tự chữ cái và nhấn vào chữ cái của cột đó. Nó có thể được tìm thấy ở đầu cột. Điều này sẽ làm nổi bật tất cả dữ liệu của cột.
- Nhấn vào chữ cái một lần nữa để kéo lên một menu nhỏ.
- Trong menu, chạm vào mũi tên của More More cho đến khi bạn tìm thấy tùy chọn Sắp xếp A - Z.
- Nếu sử dụng thiết bị di động Android, bạn sẽ cần nhấn vào biểu tượng trông giống như ba chấm theo chiều dọc (hoặc theo chiều ngang tùy thuộc vào phiên bản). Cuộn xuống cho đến khi bạn tìm thấy tùy chọn Sắp xếp A - Z.
Khi bạn nhấn vào Sắp xếp A - Z, dữ liệu trong cột sẽ được sắp xếp lại theo thứ tự bảng chữ cái.
