Nhờ những thay đổi được giới thiệu trong Microsoft Office trong những năm gần đây, nhiều người dùng không còn chủ động quản lý tài liệu của họ. Các dịch vụ như trình quản lý tệp tích hợp của OneDrive và Office 2013 cho phép người dùng nhanh chóng tạo, lưu và sau đó mở lại các tệp Word, PowerPoint và Excel mà không cần nhìn thấy tài liệu đã lưu trên ổ cứng. Nhưng trong một số trường hợp, người dùng có thể cần biết vị trí cụ thể của tài liệu Office đang mở: Nó có được lưu vào thư mục tài liệu OneDrive của tôi không? Thư mục tài liệu cục bộ của PC của tôi? Máy tính để bàn của tôi?
Bạn luôn có thể sử dụng chức năng Lưu Lưu Như As để xem tài liệu hiện tại được đặt ở đâu, nhưng cách nhanh hơn là thêm tiện ích Vị trí Tài liệu vào Thanh công cụ truy cập nhanh của Office. Chúng tôi đang sử dụng Word 2013 trong ví dụ của chúng tôi, nhưng các hướng dẫn này gần như giống hệt với các ứng dụng Office khác như Excel và PowerPoint.
Mở ứng dụng Office bạn chọn và mở tài liệu hiện có hoặc tạo tài liệu mới. Sau đó chọn Tệp> Tùy chọn để mở cửa sổ Tùy chọn và chọn Thanh công cụ truy cập nhanh từ danh sách bên trái.
Microsoft cung cấp cho người dùng bố cục Thanh công cụ truy cập nhanh tiêu chuẩn theo mặc định, nhưng có hàng trăm tùy chọn và lệnh bổ sung có thể được thêm vào để tạo trải nghiệm tùy chỉnh. Một trong những tùy chọn này là khả năng hiển thị vị trí của tài liệu hiện tại.
Ở nửa bên phải của cửa sổ, mở các lệnh Chọn Chọn từ menu thả xuống và chọn Tất cả các lệnh . Sau đó điều hướng qua danh sách để tìm một Vị trí Tài liệu có nhãn ( gợi ý: menu Tất cả các lệnh là một danh sách dài, do đó bạn có thể nhấn phím Diết trên bàn phím để nhảy trực tiếp đến điểm đó trong danh sách theo thứ tự bảng chữ cái ).
Khi bạn đã tìm thấy Tất cả Tài liệu, nhấp vào nó một lần để chọn nó. Sau đó, hãy đảm bảo rằng menu thả xuống ở bên phải được đặt thành Trực tiếp cho tất cả các tài liệu (mặc định). Điều này đảm bảo rằng thay đổi của bạn sẽ áp dụng cho tất cả các tài liệu trong ứng dụng Office cụ thể của bạn - trong trường hợp của chúng tôi có nghĩa là Word - và không chỉ đến một tài liệu cụ thể. Tuy nhiên, lưu ý rằng nếu bạn muốn chỉ hiển thị Vị trí tài liệu cho một tài liệu cụ thể, bạn sẽ thay đổi menu thả xuống ở bên phải để chỉ chọn tài liệu bạn muốn (phải mở tại thời điểm thay đổi) .
Với Vị trí tài liệu được chọn, nhấn nút Thêm ở giữa hai cột để di chuyển lệnh đến thiết lập Thanh công cụ tùy chỉnh của bạn. Sau khi thêm, bạn có thể thay đổi thứ tự xuất hiện các lệnh trong Thanh công cụ bằng cách tô sáng lệnh trong cột bên phải và sử dụng mũi tên lên và xuống để đặt lại vị trí của nó so với các lệnh khác. Lệnh ở đầu danh sách này sẽ được định vị đầu tiên trong Thanh công cụ truy cập nhanh (từ bên trái), trong khi lệnh ở cuối danh sách tương đương với cuối (phải) của Thanh công cụ. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi muốn hộp Vị trí tài liệu ở cuối Thanh công cụ truy cập nhanh, vì vậy chúng tôi sẽ để nó ở vị trí cũ.
Nhấn OK để lưu các thay đổi của bạn và quay lại tài liệu Office của bạn. Bây giờ bạn sẽ thấy một hộp mới trên Thanh công cụ truy cập nhanh hiển thị vị trí tệp của tài liệu hiện tại. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi thấy rằng tệp của chúng tôi được lưu vào Bàn làm việc.
Nếu đường dẫn tệp tài liệu của bạn quá dài đối với hộp Vị trí tài liệu, bạn có thể nhấp vào bên trong hộp và sử dụng các phím mũi tên chuột hoặc bàn phím để cuộn qua toàn bộ đường dẫn. Kích thước mặc định của hộp phải đủ để đáp ứng nhu cầu của hầu hết người dùng, nhưng thật không may, dường như không có cách nào để làm cho hộp lớn hơn để phù hợp với đường dẫn tệp dài hơn.
Thật đáng để thử nghiệm với các lệnh có sẵn khác cho Thanh công cụ truy cập nhanh. Nếu bạn muốn xóa hộp Vị trí tài liệu hoặc bất kỳ tùy chọn nào khác khỏi Thanh công cụ, chỉ cần quay lại cửa sổ Tùy chọn được tham chiếu. Bạn có thể xóa thủ công các lệnh bằng cách chọn chúng từ danh sách bên phải và nhấp vào Xóa hoặc bạn có thể đặt lại Thanh công cụ về các lệnh mặc định bằng cách chọn nút Đặt lại ở dưới cùng của cửa sổ và chọn Chỉ đặt lại Thanh công cụ truy cập nhanh ( chọn Đặt lại Tất cả Tùy chỉnh sẽ đặt lại các yếu tố khác, chẳng hạn như Dải băng về bố cục mặc định của chúng, có thể bạn không muốn tìm kiếm ).
