Nếu bạn làm việc với dữ liệu nhiều, bạn có thể sẽ dành nhiều thời gian để làm cho bảng tính của bạn trông đẹp và có ý nghĩa như bạn sẽ tạo trang tính ở vị trí đầu tiên. Bạn có thể tự động hóa rất nhiều thứ với định dạng có điều kiện. Cùng với một số công thức tùy chỉnh, bạn có thể tạo bảng tính trông tuyệt vời trong một nửa thời gian. Đây là cách.
Đồng thời xem bài viết của chúng tôi Cách thêm biểu đồ và chỉnh sửa chú giải trong Google Sheets
Định dạng có điều kiện cho bảng tính biết rằng nếu một ô chứa X thực hiện Y. Vì vậy, nếu một ô chứa một thành phần dữ liệu cụ thể, thì nó sẽ định dạng nó theo một cách nhất định và nếu nó không chứa dữ liệu đó, hãy định dạng nó theo một cách khác đường. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định các điểm dữ liệu cụ thể và khiến hệ thống thực hiện một số công việc thay vì bạn thực hiện thủ công.
Đường cong học tập không quá dốc như bạn nghĩ, điều này rất lý tưởng đối với tôi vì tôi không thực sự là một bậc thầy tại Google Sheets. Tuy nhiên, tôi sử dụng định dạng có điều kiện rất nhiều khi trình bày dữ liệu.
Định dạng có điều kiện trong Google Sheets
Tôi sẽ sử dụng một bảng tính giả của một cuộc thi ăn bánh. Nó giống với cái tôi đã sử dụng trong 'Cách xây dựng biểu đồ trong Google Sheets', vì vậy nếu bạn đọc nó, nó sẽ được nhận ra. Sẽ không có vấn đề gì nếu bạn chưa từng thấy nó trước đây vì nó không thực sự khó nắm bắt.
Để làm cho định dạng có điều kiện hoạt động, tôi đã thêm một cột thêm với một mục Có hoặc Không đơn giản. Đây là cột mà tôi sẽ định dạng. Rõ ràng là không cần phải đơn giản như vậy nhưng với mục đích của hướng dẫn này hoạt động đủ tốt.
- Mở trang tính của bạn và chọn phạm vi dữ liệu bạn muốn sử dụng.
- Nhấp chuột phải và chọn Định dạng có điều kiện.
- Chọn định dạng ô nếu tinh trong hộp mới xuất hiện bên phải.
- Chọn một điểm dữ liệu để định dạng và định dạng bạn muốn áp dụng.
- Chọn Xong.
Bạn có một loạt các điều kiện bạn có thể áp dụng cho định dạng có điều kiện bao gồm các ô trống, các ô chứa một ký tự cụ thể, bắt đầu bằng, kết thúc bằng, ngày là, ngày trước, dữ liệu nhỏ hơn, bằng hoặc lớn hơn và nhiều hơn nữa. Có tất cả các điều kiện có thể hiểu được ở đây vì vậy một cái gì đó phải phù hợp với nhu cầu của bạn.
Thêm điều kiện
Khi bạn đã đặt một định dạng có điều kiện, bạn có thể thấy một định dạng không đủ. May mắn thay, bạn có thể thêm bao nhiêu tùy thích vào Google Sheets.
- Mở trang tính của bạn và chọn phạm vi dữ liệu bạn vừa sửa đổi.
- Nhấp chuột phải và chọn Định dạng có điều kiện.
- Chọn Thêm quy tắc khác ở dưới cùng của cửa sổ mới.
- Chọn định dạng ô nếu tinh trong hộp mới xuất hiện bên phải.
- Chọn một điểm dữ liệu để định dạng và định dạng bạn muốn áp dụng.
- Chọn Xong.
Bạn có thể rửa sạch và lặp lại điều này bao nhiêu lần tùy thích. Trong ví dụ, định dạng đầu tiên tôi áp dụng là tô màu đỏ cho điều kiện Y trong 'túi bệnh được sử dụng'. Điều kiện bổ sung tôi thêm vào là tô màu xanh lục N dưới cùng một cột.
Bạn có thể đi xa hơn là chỉ tô màu các tế bào. Bằng cách sử dụng công thức tùy chỉnh, bạn có thể thêm nhiều tùy chỉnh hơn nữa vào Google Sheets.
Sử dụng công thức tùy chỉnh để đưa định dạng có điều kiện hơn nữa
Trong ví dụ trên, tôi đã sử dụng định dạng có điều kiện cho các ô màu để làm nổi bật dữ liệu. Còn nếu bạn muốn tô màu một hàng chứa nhiều dữ liệu khác nhau thì sao? Đó là nơi mà các công thức tùy chỉnh xuất hiện.
- Chọn tất cả dữ liệu bạn muốn đưa vào công thức.
- Nhấp chuột phải và chọn Định dạng có điều kiện.
- Chọn Công thức tùy chỉnh nằm trong hộp mới xuất hiện bên phải.
- Nhập '= $ d2 <10' vào ô trống và chọn kiểu định dạng.
- Chọn Xong.
Bạn sẽ thấy từ hình ảnh, chỉ có hàng với thí sinh ăn ít hơn 10 chiếc bánh được tô màu đỏ. Chỉ có một hàng không thành công điều kiện nên chỉ có một hàng được định dạng theo công thức đó.
Công thức bạn nhập sẽ khác nhau tùy thuộc vào trang tính của bạn. Thêm '= $' cho Sheets tôi đang thêm một công thức. Thêm 'd2' cho nó biết cột và hàng nào sẽ sử dụng. Sử dụng '<10' đặt điều kiện ở mức dưới 10. Bạn có thể sử dụng các khối xây dựng này để xây dựng công thức tùy chỉnh của riêng mình để đặt định dạng có điều kiện khi bạn cần.
Giống như với định dạng có điều kiện, bạn có thể thêm bao nhiêu công thức tùy chỉnh mà bạn cần để cung cấp định dạng mà Trang tính của bạn yêu cầu. Nó là một công cụ rất mạnh và tôi chỉ mới tìm hiểu về tiềm năng của nó ở đây.
