Nói chung, ứng dụng email của bạn sẽ cho phép bạn thay đổi màu sắc, phông chữ và các tùy chọn khác của tin nhắn. Nhưng đôi khi, khi bạn trả lời tin nhắn hoặc cố gắng chuyển tiếp nó, khách hàng sẽ không cho phép bạn thay đổi bất kỳ cài đặt phông chữ nào.
Điều này có thể xảy ra nếu bạn đang sử dụng ứng dụng email điều chỉnh định dạng thư trả lời của nó theo tùy chọn của người gửi. Người gửi có thể sử dụng định dạng thư như văn bản thuần túy, không cho phép bất kỳ định dạng nào.
Bài viết này sẽ đi sâu hơn vào các định dạng email và chỉ cho bạn cách thay đổi cài đặt phông chữ theo cách thủ công.
Các loại định dạng email
Để hiểu điều gì xảy ra với cài đặt phông chữ email của bạn khi bạn trả lời ai đó, bạn nên biết rằng có ba loại định dạng email khác nhau. Chúng là Định dạng văn bản có định dạng, HTML và văn bản thuần túy và đây là giải thích ngắn gọn về từng định dạng:
- HTML: Thông thường, đây là định dạng email mặc định. Đây là định dạng tốt nhất để sử dụng nếu bạn muốn thay đổi phông chữ, màu sắc, thêm đạn và đánh số, chèn hình ảnh, v.v.
- Định dạng văn bản có định dạng: Đây là định dạng chính thức của Microsoft và chỉ Microsoft Exchange Client và Microsoft Outlook có thể hỗ trợ nó. Bạn có thể sử dụng nó để gửi tin nhắn cho người dùng sử dụng phần mềm cụ thể này.
- Văn bản thuần túy: Đây là một định dạng phổ quát hoạt động trong tất cả các công cụ email. Điều hấp dẫn với định dạng này là nó không hỗ trợ bất kỳ cài đặt phông chữ nào. Bạn không thể in đậm văn bản hoặc thay đổi màu sắc, kích thước hoặc bất kỳ định dạng nào khác. Bạn cũng không thể chèn hình ảnh bên trong văn bản, mặc dù bạn có thể đính kèm chúng vào email.
Bạn có thể chọn định dạng tin nhắn bạn sẽ sử dụng khi bạn trả lời hoặc chuyển tiếp tin nhắn. Ví dụ: nếu ai đó gửi cho bạn một tin nhắn ở định dạng văn bản thuần túy, bạn có thể trả lời ở Định dạng văn bản có định dạng. Nhưng email sẽ không nhất thiết phải đến định dạng bạn đã sử dụng khi gửi nó. Nói cách khác, nếu bạn gửi tin nhắn HTML, phần mềm email của người nhận có thể chuyển đổi nó thành văn bản thuần túy.
Vấn đề có thể phát sinh nếu bạn điều chỉnh phần mềm email của mình để gửi thư ở định dạng nhận được. Nếu bạn chọn tùy chọn này và sau đó nhận email bằng văn bản thuần túy, cài đặt phông chữ của bạn sẽ bị tắt.
Một số công cụ email tự động đặt định dạng thư trả lời phù hợp với định dạng của email mà bạn đã nhận được. May mắn thay, bạn luôn có thể thay đổi định dạng tin nhắn bằng tay.
Thay đổi định dạng thư trong Gmail, Yahoo và Outlook Web
Hầu hết các công cụ mới hơn, chẳng hạn như Gmail, Yahoo hoặc Outlook, sẽ không gặp khó khăn khi chuyển đổi qua lại giữa văn bản thuần túy và định dạng HTML. Ngay cả khi bạn nhận được tin nhắn bằng văn bản thuần túy, bạn thường có thể trả lời hoặc chuyển tiếp nó trong HTML.
Nếu bạn muốn kích hoạt và vô hiệu hóa định dạng văn bản thuần túy, bạn nên:
- Mở phần mềm email trực tuyến của bạn.
- Nhấp vào nút 'Soạn'.
- Nhấp vào biểu tượng 'Khác' (ba dấu chấm dọc). Nó ở phía dưới bên phải của hộp thư điện tử mới, bên cạnh thanh công cụ.
- Bật hoặc tắt 'Chế độ văn bản thuần túy.'
Quá trình này là giống nhau cho hầu hết các khách hàng email.
Thay đổi định dạng tin nhắn trong Microsoft Outlook
Nếu bạn có phiên bản Microsoft Outlook cũ hơn, chẳng hạn như Outlook 2016, 2013 hoặc 2010, cài đặt phông chữ bị tắt là một vấn đề phổ biến. Điều này là do các phiên bản cũ hơn của Outlook tự động điều chỉnh trả lời theo định dạng của người gửi ban đầu.
Để giải quyết điều này, bạn cần thay đổi định dạng tin nhắn theo cách thủ công cho mỗi tin nhắn. Thực hiện theo các bước sau:
- Mở Outlook.
- Nhấp vào tab 'Tệp' ở phần trên cùng bên trái của màn hình.
- Nhấp vào 'Tùy chọn.'
- Chọn 'Mail' từ danh sách bên trái.
- Tìm phần 'Soạn tin nhắn'.
- Chọn 'HTML' từ menu thả xuống, bên cạnh 'Soạn tin nhắn ở định dạng này.'
Điều này sẽ cho phép định dạng văn bản một lần nữa.
Chuyển sang phiên bản mới hơn của ứng dụng email của bạn
Hầu hết thời gian, sự cố định dạng thư xảy ra với các phiên bản ứng dụng email cũ hơn như Outlook 2010-2016. Bạn luôn có thể thay đổi thủ công, nhưng nếu bạn thay thế các phiên bản cũ hơn của chương trình bằng các phiên bản mới hơn, định dạng tin nhắn sẽ hiếm khi là một vấn đề.
