Khi bạn quản lý tài khoản email của mình từ nhiều khách hàng và thiết bị, mọi thứ sẽ không diễn ra suôn sẻ.
Nếu bạn nhận thấy email của mình biến mất khỏi máy chủ ngay cả khi bạn chưa xóa chúng, đừng lo lắng. Có khả năng giao thức internet của bạn sẽ tự xóa tất cả các email sau khi tải xuống.
Bài viết này sẽ giải thích lý do tại sao email của bạn biến mất và làm thế nào để ngăn chặn điều này xảy ra trong tương lai.
Tại sao email của tôi biến mất?
Có nhiều cách khác nhau để bạn có thể truy cập email của mình. Bạn có thể đăng nhập vào tài khoản email của mình thông qua trình duyệt web, sử dụng ứng dụng trên thiết bị hoặc sử dụng ứng dụng trên máy tính để bàn. Tùy thuộc vào cài đặt dịch vụ email của bạn, bạn có thể truy cập thư của mình theo hai cách.
- POP3 (Giao thức bưu điện 3): Điều này có nghĩa là bạn đang tải email xuống thiết bị của mình để sử dụng cục bộ và ngoại tuyến.
- IMAP (Giao thức truy cập thư Internet): Cài đặt chung đồng bộ hóa tài khoản email của bạn với tất cả các thiết bị của bạn.
Nếu cài đặt email của bạn được đặt thành POP3, có thể email của bạn sẽ biến mất khỏi máy chủ.
POP3 là gì?
POP3 là một giao thức dịch vụ email mà khách hàng sử dụng thường xuyên trong quá khứ. Tuy nhiên, nó không phổ biến như ngày nay.
Với POP3 bạn kết nối với internet, lấy email của bạn từ máy chủ và lưu nó vào ổ cứng của bạn. Khi bạn tải email về máy tính của mình, POP 3 sẽ xóa nó khỏi máy chủ.
Loại giao thức email này thuận tiện trở lại khi bạn không có quyền truy cập internet mọi lúc. Bạn có thể tải xuống email của mình và sử dụng ngoại tuyến với tất cả các tệp đính kèm.
Làm thế nào để email biến mất với POP3?
Giả sử bạn có tài khoản Gmail liên kết qua POP3 với ứng dụng máy tính để bàn Outlook của bạn. Đây là những gì sẽ xảy ra.
- Outlook kiểm tra máy chủ (Gmail) để xem có email mới nào không.
- Nó tải tất cả các email mới vào ổ cứng máy tính của bạn.
- Sau khi hoàn tất tải xuống, nó sẽ xóa các email đã tải xuống khỏi máy chủ.
- Nếu bạn mở hộp thư đến Gmail của mình từ bất kỳ thiết bị nào khác và thấy rằng nó trống.
Điều này thường xảy ra nếu bạn đã có Gmail trong một thời gian dài vì trong quá khứ POP3 là giao thức email duy nhất.
Bạn có thể tiếp tục với POP3, nhưng thay đổi cài đặt để nó không xóa email khỏi máy chủ.
Nó có thể hữu ích nếu bạn có gói dữ liệu hạn chế hoặc không có kết nối không dây. Với nó, tất cả các email của bạn sẽ có thể truy cập ngoại tuyến. Ngoài ra, nếu bạn muốn giữ tất cả các email của mình nhưng máy chủ của bạn có dung lượng lưu trữ giới hạn với POP3, bạn có thể lưu trữ mọi thứ vào ổ đĩa cá nhân của mình.
Cách đặt POP3 để giữ email
Nếu bạn đang sử dụng Yahoo, AOL, Gmail hoặc bất kỳ dịch vụ email trực tuyến nào khác, có khả năng nó được thiết lập thành POP3.
Để kiểm tra xem POP3 của bạn có đang xóa email khỏi hộp thư đến của bạn không, hãy làm theo các bước đơn giản sau. Quá trình này gần như giống nhau cho dù bạn sử dụng dịch vụ email nào. Chúng tôi sẽ sử dụng Gmail làm ví dụ.
- Đăng nhập vào tài khoản Gmail của bạn.
- Nhấp vào biểu tượng Cài đặt trên mạng ở góc trên bên phải màn hình (biểu tượng bánh răng).
- Chọn cài đặt".
- Chọn 'Chuyển tiếp và POP / IMAP' bằng cách nhấn vào tab.
- Tìm phần 'Tải xuống POP'.
- Đặt trạng thái thành '2.Khi tin nhắn được truy cập bằng POP' thành 'giữ bản sao trong Hộp thư đến'.
Bằng cách này, POP3 sẽ không xóa các tin nhắn khỏi máy chủ khi nó tải chúng xuống ổ đĩa của bạn.
Bạn cũng có thể làm theo các bước 1-5 và vô hiệu hóaPOP3 trên tài khoản Gmail của mình. Hãy nhớ rằng bạn vẫn sẽ phải sử dụng IMAP để đồng bộ hóa dịch vụ email của mình với các khách hàng khác.
IMAP là gì?
IMAP là giao thức email mặc định ngày nay. Khi bạn thiết lập ứng dụng email, nó thường sẽ tự động được đặt thành IMAP. Không giống như POP, khi bạn tải xuống một tin nhắn vào ổ đĩa của mình, nó sẽ không xóa nó khỏi máy chủ.
Vì IMAP đồng bộ hóa tất cả các ứng dụng email của bạn, tất cả các thay đổi trên máy chủ email của bạn sẽ tự động xảy ra trên tất cả các máy khách khác. Nếu bạn đánh dấu một tin nhắn là đã đọc trong máy khách, nó cũng sẽ được đánh dấu là đã đọc trên máy chủ. Ngoài ra, nếu bạn tạo hoặc sửa đổi một thư mục trong máy khách, nó cũng sẽ thay đổi trên máy chủ.
Điều này cũng có nghĩa là nếu bạn xóa một email khỏi máy khách của mình, nó cũng sẽ biến mất khỏi máy chủ.
Giữ máy chủ của bạn nguyên vẹn
Mặc dù POP3 có lợi ích của nó, nhưng sử dụng IMAP thường tốt hơn. Với IMAP, bạn nhận được tất cả các đặc quyền của POP3 trong khi cũng có thể đồng bộ hóa nhiều ứng dụng khách với một máy chủ email.
Với POP3, luôn có nguy cơ tin nhắn của bạn sẽ biến mất khỏi máy chủ khi bạn tải chúng xuống ổ đĩa. Vì vậy, hãy chắc chắn rằng bạn có các cài đặt chính xác và email của bạn sẽ không bao giờ biến mất.
