Ý nghĩa của hai thuật ngữ này có thể rõ ràng đối với mọi người khi chúng tôi lần đầu tiên bắt đầu sử dụng email, nhưng chúng khá cổ xưa ngày nay. Cả CC và BCC đều là cách gửi các bản sao của cùng một email đến nhiều người nhận. CC là viết tắt của cụm từ Carbon Carbon Copy và BCC là viết tắt của cụm từ Blind Blind Copy. Sự khác biệt giữa hai là mọi người nhận có thể thấy các địa chỉ mà bạn thêm vào trường CC, trong khi những địa chỉ trong trường BCC không hiển thị.
Cũng xem bài viết của chúng tôi Các nhà cung cấp dịch vụ email miễn phí tốt nhất
Ba lĩnh vực người nhận
Thật dễ dàng để thêm địa chỉ email của mọi người vào một trong các trường này. Nhưng bạn nên luôn luôn xem xét những người cần nhận một email cụ thể và làm thế nào. Điều này phụ thuộc vào những thứ như mối quan hệ của bạn, tổ chức bạn làm việc, văn hóa và địa điểm.
Mọi người thường sử dụng các lĩnh vực không phù hợp. Điều này làm cho mục đích của một email ít toàn diện hơn đối với những người nhận nó. Nhưng nếu bạn sử dụng chúng một cách chính xác, nó có thể giúp người nhận của bạn biết liệu việc đọc email của bạn có nên nằm trong số các ưu tiên của họ hay không.
Bạn có thể nhập địa chỉ vào ba trường sau:
Tới - Người nhận trong lĩnh vực này là đối tượng chính của tin nhắn.
CC - Những người nhận này sẽ nhận được một bản sao của tin nhắn, vì vậy nó gần giống như thêm người vào trường Đến.
BCC - Người gửi có thể thông báo một cách riêng biệt các thông tin liên lạc khác diễn ra. Không ai khác có liên quan sẽ thấy địa chỉ của họ.
Mọi người cũng sử dụng BCC khi họ không muốn nhầm lẫn người khác với một danh sách dài các địa chỉ. Hơn nữa, đó là một lựa chọn tốt khi người nhận không nhất thiết phải biết nhau. Cũng cần lưu ý rằng cả những người trong CC và BCC đều không thấy bất kỳ câu trả lời nào của người nhận khác.
Cách sử dụng trường
Nếu bạn muốn tiếp cận tám người, bạn có thể đặt một địa chỉ vào trường Đến và bảy địa chỉ còn lại trong trường CC. Nhưng bạn cũng có thể đặt tất cả tám trong số chúng vào trường To. Nó không tạo ra nhiều sự khác biệt vì tất cả họ sẽ nhận được cùng một email. Họ cũng sẽ có thể nhìn thấy phần còn lại của người nhận.
Tuy nhiên, mọi thứ sẽ khác một chút nếu bạn thực hành nghi thức email thích hợp. Nếu đó là trường hợp bạn chỉ nên thêm người nhận bị ảnh hưởng trực tiếp bởi tin nhắn của bạn. Vì vậy, nếu bạn muốn yêu cầu một số cá nhân thực hiện một số hành động, hãy đặt họ vào trường To. Tên của bất cứ ai địa chỉ bạn đặt ở đó nên được bao gồm ở đầu email. Một cái gì đó đơn giản như là Kính gửi Andrea, Samantha và John Thay là đủ.
Nói tóm lại, hãy sử dụng trường To để nhắm mục tiêu đến những người bạn muốn thúc giục hành động.
Cách sử dụng Trường CC
Khi bạn đặt địa chỉ trong trường CC, danh sách bạn tạo sẽ hiển thị cho tất cả người nhận. Chức năng chính của trường CC là để cho những người nhận khác biết rằng giao tiếp cụ thể này đang diễn ra. Bao gồm một địa chỉ, lĩnh vực này giống như chỉ nói về thông tin. Trong trường hợp này, bạn chỉ nên mong đợi một phản hồi tốt để biết phản hồi của người nhận từ người nhận.
Ngoài ra, mọi người cũng đề cập đến CC như là một Bản sao lịch sự của J.
Cách sử dụng Trường BCC
Bất cứ địa chỉ nào bạn đặt trong trường BCC sẽ không được nhìn thấy bởi bất kỳ người nhận nào trong các trường Đến và CC. Nếu bạn muốn ai đó xem nội dung của email nhưng không hành động, hãy thêm địa chỉ của họ vào BCC. Đây cũng là một lựa chọn tốt để sử dụng khi bạn muốn chia sẻ cùng một thông tin với một nhóm người nhưng không muốn bất kỳ ai trong số họ xem ai khác đang nhận thông tin đó.
Trường BCC cũng rất hữu ích trong các tình huống hoặc đối số nhạy cảm. Đó là một cách bí mật để cho người khác lắng nghe mà không cần người nhận biết về nó. Ví dụ: bạn có thể thêm địa chỉ người quản lý của mình vào trường BCC khi khách hàng yêu cầu hoàn lại tiền.
Cách sử dụng nút trả lời tất cả
Nếu bạn là người nhận email và muốn trả lời người gửi email, bạn có hai tùy chọn - Trả lời và Trả lời Tất cả. Nút Trả lời cho phép bạn trả lời trực tiếp cho người gửi để không người nhận nào khác có thể thấy tin nhắn của bạn. Ngoài ra còn có nút Trả lời Tất cả, sẽ tự động gửi phản hồi của bạn tới tất cả người nhận có địa chỉ trong trường Đến và CC.
Mặc dù thuận tiện, nút Trả lời Tất cả không phải lúc nào cũng là một lựa chọn tốt. Bạn chỉ nên sử dụng nó khi tất cả người nhận nhận được tin nhắn của bạn đều quan trọng.
Hầu hết người dùng nhấp hoặc chạm vào nút này mà không nhận ra. Điều đó có thể khá khó chịu cho những người nhận không quan tâm đến câu trả lời của bạn. Việc vô tình bấm vào nút này cũng có thể rất khó xử, đặc biệt nếu bạn đang chia sẻ thông tin cá nhân với người gửi và không muốn những người tham gia khác đọc nó. Do đó, hãy chú ý đến cách bạn sử dụng chức năng này có thể tiết kiệm rất nhiều sự thất vọng cho mọi người liên quan.
Chỉ sử dụng nút Trả lời Tất cả khi thật sự cần thiết rằng tác giả gốc và mọi người khác trong danh sách người nhận thấy phản hồi của bạn. Thảo luận nhóm về các dự án làm việc là một ví dụ tốt về điều này.
Không sử dụng tùy chọn Trả lời Tất cả khi:
- Có ít nhất một người nhận không cần xem phản hồi của bạn
- Thông điệp của bạn là một cái gì đó rất đơn giản như là Tất cả các quyền, hay Cảm ơn bạn!
Những điều cần lưu ý
Hãy nhớ luôn theo dõi xem bạn đang gửi email đến ai và tại sao. Sử dụng các trường To, CC và BCC một cách cẩn thận và nghi thức email của bạn sẽ cải thiện đáng kể.
Bạn cũng nên theo dõi xem bạn là người nhận (To) hay bạn đã nhận được bản sao (CC) chưa. Bằng cách đó, bạn có thể quyết định xem email có yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn hay không.
Khi trả lời email, tốt nhất là luôn gửi trả lời tiêu chuẩn và thêm bất kỳ người nhận bổ sung nào theo cách thủ công. Bạn cũng có thể sao chép địa chỉ của họ từ email gốc để dễ dàng hơn. Nhưng trong mọi trường hợp, hãy đảm bảo kiểm tra kỹ danh sách người nhận trước khi bạn nhấn vào Send Send.
