Ứng dụng Automator là một viên ngọc ẩn trong macOS mà không quá nhiều người dùng Mac biết đến. Công cụ này cho phép bạn tạo các phím tắt tùy chỉnh (Tác vụ nhanh, Quy trình làm việc và Ứng dụng) giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và tẻ nhạt.
Chúng tôi sẽ khám phá ngắn gọn một số chức năng của ứng dụng Automator và chỉ cho bạn cách tạo tự động hóa cho các tác vụ đơn giản hàng ngày.
1. Chụp ảnh màn hình
macOS có nhiều phím tắt để chụp ảnh màn hình và ghi âm. Tuy nhiên, tạo một ứng dụng Ảnh chụp màn hình độc lập bằng ứng dụng Automator là một cách thú vị khác để chụp màn hình màn hình máy Mac của bạn.
- Đi tới Finder > Applications và chọn Automator.
- Nhấp đúp chuột Application khi được yêu cầu chọn loại tài liệu. Bạn cũng có thể chọn Applications và chọn Choose.
- Trong tab Actions, chọn Library, cuộn tới ở dưới cùng của danh sách tác vụ và bấm đúp vào Chụp ảnh màn hình.
Tốt hơn hết, hãy nhập ảnh chụp màn hình vào hộp tìm kiếm và nhấp đúp vào Chụp ảnh màn hình.
Bạn cũng có thể kéo và thả hành động Take Screenshot vào phần trống của cửa sổ Automator.
- Trong cửa sổ “Chụp ảnh màn hình”, chọn Full Screen nếu bạn muốn chụp toàn bộ màn hình hoặc Interactive để chụp một phần nhất định.
- Chọn hộp kiểm Timed nếu bạn muốn chụp ảnh màn hình vài giây sau khi chạy tự động hóa. Chỉ định khoảng thời gian trễ trong hộp thoại “độ trễ thứ hai”.
Bỏ chọn tùy chọn Main Monitor Only nếu bạn có một màn hình khác được nối với máy Mac và bạn muốn chụp tất cả các màn hình được kết nối. Việc bỏ chọn tùy chọn này sẽ chỉ chụp màn hình chính/điều khiển chính của bạn khi bạn chạy quy trình làm việc của Automator.
- Tiếp theo, chọn nơi bạn muốn lưu ảnh chụp màn hình. Theo mặc định, Automator lưu ảnh chụp màn hình vào khay nhớ tạm. Để lưu nó ở nơi khác trên máy Mac của bạn, hãy mở rộng tùy chọn thả xuống Save To và chọn đích lưu trữ.
- Chọn Run ở góc trên cùng bên phải để thử tự động hóa.
- Sau đó, nhấn Command + S để lưu tự động hóa . Ngoài ra, hãy chọn File trên thanh menu và chọn Save.
Đảm bảo bạn lưu quy trình công việc bằng tên mô tả cho phép bạn nhớ chức năng của nó, đặc biệt nếu bạn có nhiều quy trình công việc Automator.
- Chuyển đến thư mục bạn đã lưu quy trình làm việc của Automator và nhấp đúp vào ứng dụng để khởi chạy quy trình chụp ảnh màn hình.
Điều đó sẽ ngay lập tức chụp toàn bộ màn hình của bạn và lưu nó vào vị trí đã đặt. Nếu chọn ảnh chụp màn hình tương tác, bạn sẽ được nhắc chọn cửa sổ/ứng dụng hoặc một phần màn hình mà bạn muốn chụp.
Chúng tôi khuyên bạn nên ghim ứng dụng Automator vào Dock để dễ dàng truy cập. Giờ đây, bạn có thể tiếp tục chụp ảnh màn hình chỉ bằng một bàn di chuột hoặc nhấp chuột.
2. Thoát Tất cả Ứng dụng
Bạn cũng có thể tạo lối tắt ứng dụng Automator để đóng tất cả ứng dụng (hoặc ứng dụng đã chọn) chỉ bằng một nút bấm. Điều này tốt hơn và nhanh hơn nhiều so với việc đóng nhiều ứng dụng theo cách thủ công khi bạn cần tắt máy Mac hoặc giải phóng bộ nhớ.
- Mở ứng dụng Automator và chọn Quick Action làm loại tài liệu.
- Trong tab “Actions', mở rộng thư mục Library, chọn Utilities và bấm đúp vào Quit All Applications trong danh mục phụ.
- Di chuyển cửa sổ Thoát khỏi tất cả ứng dụng để định cấu hình quy trình làm việc. Đảm bảo bạn đã chọn hộp Ask to save changes để không bị mất dữ liệu chưa lưu.
Điều đó sẽ nhắc Automator hiển thị cửa sổ bật lên xác nhận yêu cầu bạn lưu tất cả thay đổi khi bạn chạy tác vụ nhanh.
- Nếu có một ứng dụng mà bạn muốn tiếp tục mở khi chạy tác vụ nhanh, hãy chọn nút Add để thêm ứng dụng vào Miễn trừ “Không bỏ cuộc”.
Bạn có thể chọn nút Thêm ứng dụng hiện tại để thêm tất cả các ứng dụng hiện đang hoạt động vào danh sách miễn trừ.
- Nhấn Command + S để lưu tác vụ nhanh. Hoặc, chọn File trên thanh menu và chọn Save.
- Đặt tên mô tả cho tác vụ nhanh, chọn vị trí/thư mục lưu trữ, chọn Ứng dụng làm “Định dạng tệp” và chọn Save .
Máy Mac của bạn sẽ tự động đóng tất cả các ứng dụng đang hoạt động khi bạn mở phím tắt. Đối với những ứng dụng có công việc hoặc dữ liệu chưa được lưu, bạn sẽ nhận được thông báo lưu tệp của mình trước khi đóng ứng dụng.
3. Đặt và Áp dụng Âm lượng Máy tính Cố định
(Hầu như) mọi người đều có “mức âm lượng hoàn hảo” khi âm thanh đầu ra (hoặc đầu vào) không quá thấp cũng không quá cao. Tùy thuộc vào thời gian trong ngày, của tôi là từ 50-60%. Nếu bạn chia sẻ máy Mac của mình với người khác và họ luôn gây rối với cài đặt âm thanh của bạn, thì bạn có thể đặt lại âm lượng đầu ra và đầu vào theo tùy chọn của mình chỉ bằng một lần bấm nút.
Đó là một giải pháp thay thế tốt hơn là vào Tùy chọn hệ thống mỗi khi bạn cần thay đổi cài đặt âm lượng.
- Mở Automator và chọn Application làm loại Tài liệu.
- Trong tab “Actions”, chọn Utilities trong thư mục “Library” và chọn Đặt Âm lượng Máy tính.
- Các công cụ sẽ chụp và hiển thị cài đặt âm lượng hiện tại của bạn trong cửa sổ dưới cùng. Điều chỉnh thanh trượt theo tùy chọn của bạn và nhấn Command + S để lưu các thay đổi.
- Khởi chạy ứng dụng bạn đã tạo bất cứ khi nào bạn cần đặt lại cài đặt âm lượng của máy Mac về mức ưa thích.
4. Đặt âm lượng nhạc
Bạn cũng có thể tạo ứng dụng Automator để đặt âm lượng riêng cho ứng dụng Nhạc. Vì vậy, nếu bạn có âm lượng ưa thích để nghe nhạc vào buổi sáng, thì đây là cách tạo lối tắt hoàn nguyên âm lượng phát lại nhạc trong ứng dụng Nhạc.
- Launch Automator, chọn Applications làm loại tài liệu, chọn tab Actions, nhập âm lượng nhạc trong thanh tìm kiếm và chọn Đặt Âm lượng Nhạc.
- Điều chỉnh thanh trượt tới mức âm lượng ưa thích của bạn. Hoặc, chọn Khối lượng iTunes hiện tại để áp dụng mức đầu ra âm lượng hiện tại trong ứng dụng Nhạc.
- Nhấn Command + S để lưu phím tắt ứng dụng Automator . Đảm bảo bạn đặt tên mô tả cho ứng dụng và lưu nó ở vị trí mà bạn có thể dễ dàng truy cập hoặc ghi nhớ. Chọn Save để tiếp tục.
Đó là nó; macOS sẽ điều chỉnh âm lượng của ứng dụng Nhạc bất cứ khi nào bạn khởi chạy ứng dụng “Đặt âm lượng nhạc”. Khi bạn mở ứng dụng lần đầu tiên, bạn sẽ nhận được lời nhắc cấp quyền truy cập phím tắt Automator cho “Âm nhạc”. Chọn OK để tiếp tục.
5. Kết hợp các tệp PDF
macOS có một số công cụ tích hợp sẵn để hợp nhất các tài liệu PDF thành một tệp duy nhất. Tuy nhiên, ứng dụng Automator khá nhanh, đồng thời cung cấp nhiều tùy chọn và kiểu hơn để hợp nhất tài liệu PDF.
- Mở Automator và chọn Quick Actions làm loại tài liệu.
- Type pdf trong thanh tìm kiếm và chọn Combine PDF Pages .
- Chọn cách bạn muốn kết hợp các trang PDF. Appending pages sẽ thêm tất cả các trang của tài liệu PDF phụ vào cuối tài liệu PDF chính mà không cần sắp xếp lại thứ tự trang. Giả sử Tài liệu 1 có 5 trang trong khi Tài liệu 2 có 7.Tài liệu PDF thu được sẽ có 12 trang-5 trang đầu tiên từ Tài liệu 1 và trang 6-12 từ Tài liệu 2.
Xáo trộn trang, mặt khác, sẽ tạo một tệp mới với các trang từ mỗi tài liệu theo thứ tự xen kẽ. Đó là; trang 1 từ Tài liệu 1, trang 2 từ Tài liệu 2, trang 3 từ Tài liệu 1, trang 4 từ Tài liệu 2, v.v. Bạn sẽ bị trôi.
- Tiếp theo, mở rộng thư mục “Library” trên thanh bên, chọn Files & Folders và nhấp đúp vào Move Finder Items.
- Trong phần thả xuống “Tới”, chọn nơi bạn muốn lưu tệp PDF kết quả.
- Nhấn Command + S, nhập tên mô tả vào hộp thoại và chọn Save.
Để sử dụng Tác vụ nhanh để kết hợp hoặc hợp nhất nhiều tệp PDF, hãy chọn và giữ control khi bấm vào tệp, chọn Quick Actions, rồi chọn chọn tác vụ Automator mà bạn đã tạo.
Automator sẽ kết hợp các tệp dựa trên phương pháp kết hợp mà bạn đã chọn (ở bước 3) và lưu tài liệu PDF thu được vào vị trí đã chỉ định.
Sửa đổi ứng dụng máy tự động hoặc tác vụ nhanh
Bạn luôn có thể chỉnh sửa quy trình công việc/hướng dẫn được gán cho Tác vụ nhanh hoặc Ứng dụng được tạo qua Automator.
Chỉnh sửa Tác vụ Nhanh và Ứng dụng Máy tự động
- Open Automator và chọn Open an Existing Document.
- Điều hướng đến thư mục chứa mục và chọn Tác vụ nhanh hoặc Ứng dụng bạn muốn chỉnh sửa. Chọn Open để tiếp tục.
Thực hiện các điều chỉnh đối với Tác vụ nhanh hoặc Ứng dụng và nhấn Command + Sđể lưu các thay đổi.
Nếu bạn không thể tìm thấy vị trí của Tác vụ nhanh, hãy truy cập System Preferences > Tiện ích mở rộng và kiểm tra các danh mục Finder hoặc Touch Bar trên thanh bên. Giữ Control khi bấm vào Tác vụ nhanh và chọn Show in Finder
Nhấp đúp vào hành động bạn muốn chỉnh sửa và thay đổi cấu hình trong ứng dụng Automator.
<img trong Safari và hơn thế nữa. Tham quan ứng dụng Automator, khám phá các tùy chọn/loại tự động hóa và kiểm tra các tác vụ hàng ngày mà bạn có thể tự động hóa.Nhân tiện, chúng tôi đã tạo và thử nghiệm các tùy chọn tự động hóa trong hướng dẫn này trên MacBook Pro chạy macOS Monterey. Nếu bạn không tìm thấy bất kỳ Tác vụ nhanh hoặc Ứng dụng nào được đề cập ở trên trong ứng dụng Automator, hãy cập nhật máy Mac của bạn và kiểm tra lại.
