Hộp thư thông minh trên máy Mac cho phép bạn xem các email đã nhận và đã gửi theo cách tùy chỉnh hơn. Loại hộp thư này có thể được tạo bên trong ứng dụng Thư trên máy Mac của bạn và sau đó, bạn có thể chỉ định các quy tắc khác nhau cho email của mình.
Các quy tắc này cho Hộp thư thông minh của bạn quyết định xem email của bạn có được chuyển vào đó hay không. Các email sẽ chỉ được đặt trong hộp thư của bạn nếu chúng đáp ứng tất cả các điều kiện của hộp thư cụ thể mà bạn đã tạo.
Tạo Hộp thư thông minh mới trong ứng dụng Apple Mail của bạn khá dễ dàng và nhanh chóng.
Tạo hộp thư thông minh trong thư trên máy Mac
Trước khi bạn tiếp tục và tạo Hộp thư thông minh đầu tiên trên máy Mac, hãy nhớ rằng những thay đổi này sẽ chỉ khả dụng trong ứng dụng Thư trên máy Mac của bạn. Tất cả các email mà bạn gửi và nhận sẽ không được gắn thẻ cho bất kỳ điều gì cũng như bạn sẽ không thấy bất kỳ hộp thư nào như vậy trên web hoặc bất kỳ phiên bản nào khác của tài khoản email của mình.
Tính năng này chỉ có trong ứng dụng Thư để giúp bạn tìm các email cụ thể trong tài khoản email của mình.
- Nhấp vào Launchpad, tìm kiếm Mail, rồi nhấp trên đó khi bạn nhìn thấy nó.
- Khi nó mở ra, hãy tìm tùy chọn có nội dung Mailbox ở trên cùng, nhấp vào tùy chọn đó và chọn Hộp thư thông minh mới tùy chọn. Nó sẽ cho phép bạn tạo một hộp thư hoàn toàn mới cho các email cụ thể của mình.
- Trên màn hình tiếp theo, bạn sẽ cần nhập chi tiết vào các trường khác nhau để tạo Hộp thư thông minh của mình.Tên hộp thư thông minh – nhập tên có liên quan cho hộp thư này.Chứa thư phù hợp – chọn all sẽ đặt tất cả email phù hợp với tất cả các điều kiện trong hộp thư. Chọn any sẽ đặt các email phù hợp với bất kỳ một trong các điều kiện của bạn vào hộp thư.
Sử dụng menu thả xuống để chỉ định các điều kiện của bạn. Đây là những điều kiện mà email của bạn phải phù hợp trước khi chúng được đặt trong Hộp thư thông minh này cho bạn. Bạn có thể thêm nhiều điều kiện và có rất nhiều tùy chọn để lựa chọn. Bạn cũng có tùy chọn bao gồm các email từ cả Thùng rác và Đã gửi, nếu muốn.
- Cuối cùng, nhấp vào OK để hoàn tất thiết lập Hộp thư thông minh của bạn.
- Hộp thư mới tạo của bạn sẽ xuất hiện trong phần Smart Mailboxes trong thanh bên trái của màn hình. Bạn có thể nhấp vào nó để xem các email khớp với quy tắc hộp thư được xác định trước.
Các cách sử dụng hộp thư thông minh khác nhau trong ứng dụng Mac Mail
Tạo Hộp thư thông minh khá dễ dàng trong ứng dụng Thư trên máy Mac, nhưng nó chỉ tốt khi các quy tắc bạn đã định cấu hình cho nó. Nếu bạn đã chỉ định các quy tắc chặt chẽ xác định rất rõ các yêu cầu về email của mình, bạn sẽ chỉ thấy những email bạn muốn trong hộp thư của mình.
Tuy nhiên, mặt khác, nếu quy tắc của bạn quá rộng và chưa được thiết lập đúng cách, bạn sẽ thấy rằng đôi khi ngay cả những email không mong muốn cũng lọt vào Hộp thư thông minh này.
Nếu bạn muốn bắt đầu với tính năng này nhưng không thể nghĩ ra bất kỳ quy tắc hay nào vào lúc này, các ví dụ sử dụng sau đây có thể hữu ích cho bạn.
Tạo hộp thư thông minh cho email từ một người cụ thể
Đây là hộp được sử dụng nhiều nhất và bạn có thể thiết lập Hộp thư thông minh trên máy Mac sẽ chỉ chứa email từ người dùng mà bạn xác định trong bộ quy tắc. Tất cả email từ người nào đó cụ thể sẽ được tập hợp trong một hộp thư duy nhất dành cho bạn.
Chúng tôi cho rằng người dùng có nhiều địa chỉ email và bạn muốn đặt cả hai vào một hộp thư.
- Trong khi trên màn hình tiêu chí Hộp thư, hãy chỉ định các quy tắc như sau:Tên hộp thư thông minh – nhập Email từ và sau đó là tên của người đó.
- Select any từ menu thả xuống.
- Select From, contains và nhập tên người dùng đầu tiên địa chỉ email.
- Nhấp vào dấu + (dấu cộng) và thêm một quy tắc khác giống như trên ngoại trừ việc thay đổi địa chỉ email thành địa chỉ thứ hai của người dùng e-mail.
- Cuối cùng, nhấp vào OK để tạo và lưu Hộp thư thông minh.
Xem email có loại tệp đính kèm nhất định
Nếu bạn thường nhận được email có một số loại tệp đính kèm nhất định, chẳng hạn như PDF, thì bạn có thể lọc những email này khỏi phần còn lại và để chúng sang một bên để bạn xem.
Chúng tôi sẽ tạo một hộp thư tập hợp các email chứa tệp đính kèm PDF.
- Chỉ định các quy tắc như sau trên màn hình Hộp thư thông minh mới.
- Nhập PDF Attachments làm tên.
- Select all từ menu thả xuống.
- Chọn Loại tệp đính kèm rồi chọn PDF từ trình đơn thả xuống bên cạnh no.
- Nhấp vào OK để hoàn tất thiết lập Hộp thư thông minh.
Sử dụng menu thả xuống trên màn hình tiêu chí để tìm ra các cách sử dụng nâng cao hơn cho tính năng này.
Chỉnh sửa Hộp thư Thông minh Trong Ứng dụng Thư
Nếu muốn thay đổi điều gì đó trong Hộp thư thông minh, bạn có thể thực hiện việc đó bằng cách chỉnh sửa hộp thư trong ứng dụng.
- Mở ứng dụng Mail, nhấp chuột phải vào Hộp thư thông minh của bạn và chọn Chỉnh sửa Hộp thư thông minh .
- Chỉnh sửa quy tắc hộp thư trên màn hình sau và nhấp vào OK.
Xóa hộp thư thông minh trong thư
Khi bạn thay đổi công việc, email của sếp thay đổi hoặc bất kỳ điều gì xảy ra khiến Hộp thư thông minh của bạn không còn phù hợp, bạn có thể xóa hộp thư đó khỏi ứng dụng Thư. Việc xóa hộp thư sẽ không xóa email của bạn và chúng sẽ tiếp tục tồn tại trên máy chủ email của bạn.
- Mở ứng dụng Mail, tìm hộp thư của bạn, nhấp chuột phải vào hộp thư đó và chọn Delete Hộp thư.
- Nhấp vào Delete trong lời nhắc xuất hiện trên màn hình của bạn để thoát khỏi hộp thư.
Tạo thư mục hộp thư thông minh trong thư trên máy Mac
Thư mục Hộp thư thông minh là một nhóm Hộp thư thông minh mà bạn đã chọn để giữ ở một nơi duy nhất. Bạn có thể tạo thư mục, thêm các hộp thư đã chọn vào đó, sau đó truy cập tất cả chúng chỉ bằng một cú nhấp chuột.
- Launch Mail và chọn Mailbox theo sau là Thư mục hộp thư thông minh mới.
- Nhập tên cho thư mục và nhấp vào OK.
Kéo Hộp thư thông minh của bạn vào thư mục và chúng sẽ được thêm vào đó để dễ dàng truy cập.
